Bilancio XBRL con Excel: il piano dei conti

di LavoroImpresa

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Redigere in maniera automatica il bilancio d'esercizio in XBRL con il software gratuito di Infocamere integrato ed Excel. Prima parte: il piano dei conti

La maggior parte delle società di capitali è chiamata a depositare il bilancio d’esercizio 2009 nel nuovo linguaggio di comunicazione economico-finanziario. Secondo il DPCM del 10 dicembre 2008 e successiva nota del Ministero dello Sviluppo Economico, l’obbligo del deposito del bilancio in formato XBRL è in vigore dal 2009 per le società che chiudono l’esercizio dopo il 16 febbraio.

I soggetti interessati sono quelli su devono depositare il bilancio d’esercizio presso il Registro delle Imprese. Restano escluse società che applicano i principi contabili internazionali, banche, intermediari finanziari vigilati dalla Banca d’Italia e società di assicurazione individuate nel decreto legislativo n. 38 del 28 febbraio 2005.

Letteralmente eXtensible Business Reporting Language, l’XBRL è un linguaggio informatico derivato dall’XML che ha il compito di codificare i dati economico-finanziari in modo che siano elaborati immediatamente e con facilità da qualsiasi piattaforma hardware e software, in modo da renderli disponibili a tutte le categorie di utenti interessati alla loro elaborazione.

Detta così sembra un’operazione complessa ma, in parole povere, vuol dire semplicemente presentare Stato Patrimoniale e Conto Economico in formato XBRL piuttosto che PDF. I più recenti software gestionali sono ormai in grado di elaborare i file XBRL ma in alternativa si potrà utilizzare l’applicazione gratuita di Infocamere, scaricabile dal portale WebTelemaco.


scarica l’esempio

I software a disposizione permettono di codificare, validare e visualizzare i bilanci d’esercizio secondo il nuovo formato elettronico. Nello specifico sarà possibile scaricare:

  • un foglio elettronico destinato alla codifica che, attraverso l ‘ applicazione di macro opportunamente predisposte, è in grado di generare il file in formato XBRL. L’inserimento dei dati nel foglio di calcolo dovrà avvenire manualmente oppure tramite l ‘ esportazione da un software gestionale;
  • Tebe, il servizio online per la validazione dell’istanza XBRL e la sua visualizzazione in formato HTML o PDF;
  • la documentazione necessaria per la predisposizione della pratica per il deposito.

Questa procedura presenta una gravosa difficoltà: la ridigitazione dei dati all’interno del foglio elettronico per la generazione dell’istanza XBRL. Per questo, vi proponiamo un tutorial con il quale realizzare un file Excel in grado di dialogare con il foglio elettronico fornito da Infocamere.

L’impresa potrà in questo modo registrare le operazioni in prima nota e, quindi, trasferire automaticamente i valori di bilancio al foglio elettronico fornito da Infocamere per la generazione dell’istanza. Poiché la stessa istanza mette a confronto due esercizi il file che andremo a realizzare permetterà la registrazione della prima nota distinta per i vari esercizi.

Accediamo al sito Webtelemaco e, dopo avere completato la procedura di registrazione, entriamo nella sezione “Bilanci”, quindi “XBRL” e infine “Strumenti”. Per la produzione del Prospetto Contabile in formato XBRL secondo la tassonomia di riferimento si può procedere alla compilazione di un foglio di calcolo disponibile sia in Excel che in OpenOffice.

Procediamo con il download del file Excel necessario a predisporre il prospetto. Il file appena scaricato contiene, fra gli altri, una cartella Excel chiamata “IstanzaXBRL”. Per permetterne il corretto funzionamento è necessario disporre di Microsoft Office 2003 (o in caso di OpenOffice la versione 3.0). Inoltre,è fondamentale che le macro siano correttamente attivate.

Il file IstanzaXBRL.xls si presenta come un contenitore di dati contabili riferiti ad un periodo specifico e relativi ad una determinata società. Al termine della compilazione del foglio verrà prodotta automaticamente l’istanza XBRL.

Ovviamente, esiste una stretta relazione tra istanza e tassonomia. Per questo riteniamo di non dover modificare il file ma piuttosto realizzarne uno nuovo che, parallelamente a questo, registri la prima nota e sviluppi i valori da inviare all’istanza XBRL.

Per prima cosa, quindi, creiamo un nuovo file Excel che chiameremo Contabilità. Il Foglio1 dovrà essere rinominato Piano_dei_Conti e contenere la struttura dello Stato Patrimoniale, dei Conti d’Ordine e del Conto Economico indicati rispettivamente nei fogli SP, CO e CE nel file IstanzaXBRL.

Tuttavia, ciò che andremo a copiare nel foglio Piano_dei_Conti sono soltanto i conti di dettaglio, ossia quelli indicati da un numero ovvero da una lettera minuscola (nel caso del Patrimonio netto sono indicati con un numero romano). Tali conti sono individuabili dalla presenza di una cella di colore bianco che consente l’inserimento manuale dei valori (colonne G e I).

L’elenco di tali conti dovrà essere inserito nel foglio Piano_dei_Conti della cartella Contabilità a partire dalla colonna A, rigo 2 (nel primo rigo inseriremo la descrizione delle colonne). Nella colonna B è necessario inserire un codice univoco che contraddistingua il conto inserito nel piano dei conti. Per facilitare l’interpretazione dei conti il codice sarà formato dai seguenti caratteri:

  • ASP se il conto è ascrivibile nello Stato Patrimoniale;
  • BCO se il conto è ascrivibile nei Conti d’Ordine;
  • CCE se il conto è ascrivibile nel Conto Economico;

seguito da un valore numerico incrementale composto da tre cifre.

Infine occorre inserire una colonna chiamata Indice di conversione. La necessità di dover tenere conto di un indice di conversione è maturata dalla considerazione che l’istanza XBRL, come giustamente indicato dal codice civile, non prevede le colonne del are e quelle dell’Avere (che per il nostro scopo sarebbero di fondamentale importanza vista la scelta di dover partire dalla gestione della prima nota) ma piuttosto una colonna unica chiamata Input.

In questa colonna, tuttavia, i valori di bilancio devono essere inseriti con segno positivo indipendentemente se si fa riferimento a un conto di costo o di ricavo o piuttosto di un credito o un debito.

Il codice di conversione, invece, servirà a permettere alla cartella Excel di riconoscere il saldo ascrivibile nel Dare dal saldo ascrivibile nell’Avere. Tutto ciò indicando nella colonna “Indice di conversione” il valore 1 se si tratta di una Attività, un Credito o un Costo; -1 se si tratta di una Passività, un Debito o un Ricavo.

Per permettere l’inserimento opzionale dei valori 1 e -1 nella colonna C del foglio Piano_dei_Conti, occorre selezionare le celle da C2 a C500 (per non appesantire troppo il file si è scelto di limitare l’inserimento dei conti a 500 record e delle scritture in prima nota a 5000 record) e, tramite il menu Dati, accedere al comando Convalida. Consentire l’opzione Elenco e, nel campo Origine, digitare 1;-1. Confermare con Ok.

Da questo momento qualunque tentativo di inserire un dato diverso da 1 e -1 sarà intercettato dal foglio elettronico e bloccato con un messaggio di errore.

Infine selezioniamo l’intervallo di cella A2:A500 e digitiamo nella Casella del Nome la parola piano_dei_conti.

L’istanza

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