Creare un batabase per i progetti con Access 2007

di Agnese Bascià

scritto il

Avere tutti i propri progetti sotto mano e senza dover passare ore a cercare tra le cartelle

Catalogare i progetti in modo che siano facilmente reperibili può risultare molto utile, sia per per avere sott’occhio il flusso di lavoro, sia per il calcolo dei costi sostenuti e dei ricavi. Talvolta inoltre i progetti vengono variati per essere venduti nuovamente ad altri clienti, generando una mole di dati che deve essere sempre a portata di mano.

Pertanto, ipotizzando che il materiale venga prodotto digitalmente e tenuto su hard disk destinati al backup, è bene anche archiviare tutto quanto in un database, dandosi delle regole per la codifica del materiale (ottimizzandone così il reperimento).

In questo tutorial creeremo un database dei progetti con Access 2007: daremo qualche regola per l’archiviazione dei file.

Supponiamo che ogni progetto sia stato commissionato da un cliente e che ogni file di progetto sia archiviato in un’apposita cartella. Creiamo dunque la tabella dei clienti, che chiameremo TabClienti.

  • TabClienti
  • CampoDescrizione
  • IdCliente è un contatore intero lungo e indicizzato (“Duplicati non ammessi”) nonché chiave primaria
  • NomeCliente è un campo testo con 255 caratteri
  • Indirizzo è un campo testo come il precedente
  • PartitaIVA è un campo testo con 30 caratteri
  • CAP è un campo numerico intero lungo, con decimali 0
  • Città è un campo testo con lunghezza 100
  • Altri dati è un campo memo, nel quale memorizzare il numero di telefono, fax o e-mail

Ora possiamo creare la tabella principale, quella dei progetti da archiviare, che chiameremo TabProgetti.

  • TabProgetti
  • CampoDescrizione
  • IdProgetto è un contatore intero lungo e indicizzato (“Duplicati non ammessi”) nonché chiave primaria
  • IdCliente è un campo numerico intero lungo e con posizioni decimali 0
  • CapoProgetto è un campo testo con lunghezza 255
  • Personale è un campo testo come il precedente, ma destinato a contenere il personale che ha lavorato sul progetto
  • CartellaArchivio è un campo collegamento ipertestuale, che servirà ad indicare il percorso in cui si trova la cartella che raccoglie i file del progetto
  • Immagine è un campo oggetto OLE, in cui verrà inserita un’immagine del progetto, ove disponibile, utile per un’immediata identificazione della commessa stessa (ad esempio l’immagine di una home page di un sito realizzato per un cliente)
  • DataInizio è un campo data
  • DataFine come il precedente
  • ImportoVendita è un campo valuta, in formato Euro e con posizioni decimali 2
  • Memo è un campo memo destinato a raccogliere informazioni aggiuntive sul progetto

Andiamo in Strumenti database e clicchiamo su Relazioni. Nel pannello delle relazioni aggiungiamo entrambe le tabelle create e creiamo una relazione fra gli omonimi campi IdCliente di entrambe le tabelle. Salviamo e chiudiamo.

Generiamo ora la maschera dei clienti: selezioniamo la TabClienti, andiamo nel menu Crea, clicchiamo su Altre maschere > Creazione guidata maschera. Nella finestra del wizard, trasferiamo tutti i campi della tabella da sinistra a destra cliccando sul pulsante >>, poi clicchiamo su Avanti, scegliamo il layout a colonne, il colore che desideriamo per la nostra maschera e nell’ultima videata modifichiamo il nome in MClienti.

Ripetiamo gli stessi passaggi per generare la maschera MProgetto, ma alla fine del procedimento apriamola in modalità struttura per modificare il campo IdCliente: trasformiamolo in casella combinata da tasto destro del mouse Cambia in casella combinata.

Nelle proprietà del campo, impostiamo nel modo seguente questi campi nella tab Tutte:

Proprietà campi
ProprietàValore
Origine rigaTabClienti;
Numero di colonne2;
Larghezza colonne0; 6

Per migliorare l’usabilità della maschera di inserimento dei progetti, inseriamo due controlli data, che visualizzino su un calendario la data di apertura e quella di chiusura del progetto.

Apriamo la MProgetto in modalità struttura e clicchiamo su Controlli ActiveX della scheda Struttura del Ribbon. Selezioniamo dall’elenco la voce Controllo Calendario 12.0 e vedremo apparire un calendario sulla maschera; posizioniamolo e andiamo nelle sue proprietà nella tab Dati: come Origine del controllo scegliamo per il primo calendario DataInizio.

Per inserire il secondo calendario, selezioniamo il precedente, digitiamo CTRL-C per copiarlo e CTRL-V per incollarlo, poi impostiamo come origine del controllo DataFine nella tab Dati delle proprietà.

Salviamo la maschera e visualizziamola in modalità inserimento. I due calendari possono essere utilizzati per inserire le date nei relativi campi DataInizio e DataFine o inserendo i dati direttamente nei campi, questi verranno visualizzati anche sul calendario corrispondente.

Da ultimo, inseriamo i pulsanti di spostamento fra record e facciamo una prova di inserimento dati. Per creare i pulsanti con il wizard, visualizziamo la maschera in modalità struttura, selezioniamo Pulsante nel menu Struttura del Ribbon e disegniamolo sulla maschera tenendo premuto il tasto sinistro del mouse; al rilascio del tasto si avvierà il wizard.

Nella prima videata selezioniamo Operazioni su record nelle Categorie e Aggiungi nuovo record nelle Azioni, poi clicchiamo su Avanti per scegliere un’immagine o il testo sul pulsante. Con un clic su Avanti, modifichiamo l’etichetta del pulsante come AggiungiRecord e concludiamo cliccando su Fine.

Ripetiamo la procedura di creazione del pulsante per inserirne uno che vada al record precedente ed uno che vada al record successivo.

In totale avremo tre pulsanti; selezioniamoli tutti e premiamo il tasto destro del mouse per accedere al menu contestuale. Selezioniamo prima Allinea > A sinistra, poi passiamo alla voce Dimensione > Al più largo e nuovamente Dimensione > Al più alto così da avere tre pulsanti uguali.

Figura 1. La maschera finita

La maschera finita

Proviamo ora ad inserire record nella MProgetto. Per indicare il cliente basta selezionarlo dalla casella a discesa fra quelli già inseriti nella MClienti; per inserire il collegamento ipertestuale ad un sito o ad una cartella in locale, clicchiamo con il tasto destro del mouse nel campo CartellaArchivio e selezioniamo la voce Collegamento ipertestuale > Modifica collegamento e inseriamo un indirizzo Web (ad esempio “http://www.pmi.it”) per linkare un sito o scegliamo la cartella dal tasto Sfoglia per file in corrispondenza del rigo Cerca in:.

Per inserire un’immagine, clicchiamo col tasto destro del mouse nel campo Immagine e dal menu scegliamo Inserisci oggetto. Nella finestra passiamo alla tab Crea da file e selezioniamo l’immagine da Sfoglia, Ok per confermare.

Una nota: in un campo immagine, questa viene visualizzata solo se in formato BMP, altrimenti risulterà solo il nome e l’estensione del file inserito.

Figura 2. La maschera compilata

La maschera compilata

A questo punto, possiamo pensare di organizzare i nostri file associando a ciascuno l’id del progetto come prefisso. Ad esempio, il progetto in figura progetto può essere salvato anteponendo nel nome 001 per indicare la posizione nel database e consentirne la rapida identificazione.

Conclusioni

Naturalmente quello proposto non è il miglior modo per reperire i progetti, piuttosto sarà utile inserire delle meschere di ricerca più efficienti. Inoltre sarà interessante elaborare query per vedere quali progetti sono conclusi, quali hanno lo stesso capo-commessa, quanto abbiamo incassato con i progetti, quanto abbiamo speso associando un costo per unità di personale e così via.

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