Modelli di lettere con suggerimento

di Corrado Del Buono

scritto il

Come sfruttare il Glossario e gli strumenti di formattazione di Word per ottenere modelli di lettere semplici da compilare.

Il Glossario è una particolare procedura di Microsoft Word che consente di inserire nel documento un testo predefinito attraverso la sua selezione da un apposito elenco a discesa,  disponibile all’interno della barra degli strumenti “Glossario” o dal menu Inserisci > Glossario.

In questo tutorial analizziamo le procedure e gli accorgimenti da adottare per la creazione di semplici voci di Glossario e le procedure che consentono di creare degli elenchi a discesa contenenti tali voci direttamente nel documento di Word.

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Se si scorre il menu “Tutte le voci” disponibile nella barra degli strumenti “Glossario”, si intuisce come questa procedura non è molto apprezzata dagli utenti di Word in quanto, almeno a prima vista, sembra essere poco efficiente (non si può dar torto a coloro che sostengono che si fa prima a scrivere Gentile Signore, piuttosto che selezionarlo dall’elenco a discesa!).

In realtà, le voci riproposte in automatico da Word sono solo “indicative” in quanto il Glossario consente di inserire frasi molto più complesse, di assegnare una formattazione predefinita al testo e, persino, di “memorizzare” altri elementi quali, ad esempio, immagini o codici di campo al suo interno.

Figura 1. Menu “Glossario”

Menu "Glossario"

Se si sfruttano queste “potenzialità”, possiamo allora ritenere che la procedura Glossario debba essere considerata molto efficiente in quanto consente la trascrizione in tempo reale di parti di documento “preconfezionate”, anche molto complesse.

Quali voci di Glossario creare

All’interno del Glossario, generalmente, si inseriscono tutte quelle parti di testo che vengono utilizzate con una certa frequenza nella stesura di documenti. Limitando la nostra analisi ai documenti aziendali, possiamo pensare di creare delle voci che ci consentano di inserire il tipo di documento (descrizione, numero, data di revisione, etc.), la data corrente, l’oggetto, le formule di apertura e di chiusura di una lettera commerciale, le diverse firme (amministratore delegato, responsabile acquisti, responsabile vendite, etc.); inoltre, se si hanno rapporti con soggetti economici esteri, si potrebbe pensare di creare delle voci per ciascuna delle frasi “tipiche” nelle principali lingue straniere.

Come creare una voce di glossario

Per creare una voce di glossario è sufficiente selezionare un testo, magari dopo averlo digitato e cliccare sul pulsante Nuovo…, presente sulla barra degli strumenti “Glossario”. In alternativa possiamo utilizzare la omonima voce del sotto-menu Glossario del menu Inserisci, e inserire un nome da assegnare alla voce di glossario all’interno della finestra di dialogo che appare a video.

Supponiamo, ad esempio, di voler creare delle voci di glossario per l’oggetto della lettera commerciale: è sufficiente scrivere l’oggetto delle diverse tipologie di lettera e creare delle voci di glossario per ognuno.

=> Come gestire le immagini in un testo Word

Figura 2. Creare una nuova voce nel glossario

Creare una nuova voce nel glossario

Come utilizzare o rimuovere una voce di glossario

La procedura appena esaminata colloca le voci di glossario all’interno del sottomenu Normale del menu contenenti le voci di glossario; per inserire il contenuto di una voce di glossario nel documento è sufficiente, quindi, selezionare quest’ultima dall’apposito menu.

Figura 3. Richiamare una voce dal glossario

Richiamare una voce dal glossario

Diversamente, per eliminare una voce di glossario è sufficiente richiamare la finestra “Correzione automatica” attraverso il pulsante o il comando Glossario, selezionare la voce interessata nella scheda Glossario e confermare con un clic sul pulsante “Elimina”.

Figura 4. Eliminare una voce dal glossario

Eliminare una voce dal glossario

 

Organizzare le voci di glossario

È buona regola organizzare le voci in sottomenu, specie quando ne abbiamo parecchie, aggiungendo dei sottolivelli all’interno dell’elenco “Tutte le voci” della barra degli strumenti Glossario. Questo accorgimento è molto potente perché ci consente di utilizzare elenchi a discesa per la selezione delle singole voci direttamente nel documento di Word.

Per classificare le voci di glossario è necessario ricorrere agli stili automatici di formattazione di Microsoft Word: le voci di glossario create nell’esempio confluiscono all’interno dello stile “Normale” in quanto non è stato applicato uno stile di formattazione specifico.

La creazione, la gestione e l’utilizzo degli stili automatici di Word richiede, visto la complessità dell’argomento, una trattazione separata; pertanto, ci limitiamo, in questo editoriale, ad analizzare soltanto alcune procedure aiutandoci con un esempio pratico.

=> Microsoft Word, convertire testo in tabella e viceversa

Esempio

Supponiamo di voler far confluire le due voci di glossario riportate come esempio in precedenza, nel sottomenu Oggetto presente all’interno dell’elenco Tutti gli stili della barra degli strumenti Glossario.

Visto che non è disponibile tra gli stili predefiniti di Word lo stile Oggetto (è stata sicuramente una dimenticanza considerato il suo utilizzo nel Glossario!) dobbiamo innanzitutto crearlo. Per farlo si utilizza il comando “Stili e formattazione” presente all’interno del menu “Formato” o il pulsante omonimo presente sulla barra degli strumenti “Formattazione”, si utilizza il pulsante “Nuovo stile” disponibile nel Riquadro delle attività “Stili e formattazione” e si interviene nella finestra omonima che appare a video.

Figura 5. Applicare uno stile

Applicare uno stile

Nel campo Nome scriviamo “Oggetto” e confermiamo sul pulsante OK. Attraverso questa finestra è possibile assegnare allo stile creato tutti gli elementi di formattazione disponibili in Word. Successivamente, dobbiamo applicare lo stile alle singole frasi trascritte in precedenza (Oggetto: Invio listino prezzi, etc.): per farlo è sufficiente selezionare queste ultime ed assegnare lo stile Oggetto attraverso la Casella Stile disponibile sulla barra degli strumenti Formattazione.

Figura 6. Richiamare uno stile dalla barra “Formattazione”

Richiamare uno stile dalla barra "Formattazione"

Non ci resta che ripetere la procedura di creazione della voce di glossario (per il nome da assegnare alle singole voci possiamo evitare di trascrivere la parola Oggetto. Al termine delle operazioni, aprendo il menu “Tutte le voci” della barra degli strumenti Glossario si osserverà come le nuove voci di glossario create dopo l’assegnazione dello stile Oggetto saranno disponibili nel sottomenu omonimo.

=> Quattro trucchi per Microsoft Word

Figura 7. Richiamare le voci di glossario create

Richiamare le voci di glossario create

Utilizzando la procedura appena descritta è possibile, ovviamente, creare anche nuovi stili automatici da utilizzare come menu per le voci di glossario (ad esempio, possiamo organizzare frasi commerciali in lingua straniera attraverso dei menu appropriati). Vediamo come richiamare le voci di glossario in elenchi a discesa direttamente nel documento di Word. Abbiamo accennato in precedenza come attraverso la classificazione delle voci di glossario in menu (o meglio in stili) è possibile richiamare queste ultime in elenchi a discesa direttamente nel documento di Word. Per eseguire questa operazione è necessario creare un particolare tipo di campo ed associare ad esso uno dei sottomenu del Glossario. L’utilizzo degli elenchi a discesa nel documento, in alternativa alla selezione dal menu “Tutte le voci” della barra degli strumenti Glossario, può essere un utile accorgimento per ridurre al minimo i tempi per la stesura di documenti standardizzati. È possibile, ad esempio, creare delle lettere tipo aggiungendo diversi campi (uno per l’oggetto, uno per la frase di apertura, uno per la firma, uno per le sigle o per gli allegati, etc.) in maniera tale che, durante la stesura della lettera, è sufficiente selezionare con il mouse le voci di glossario dagli elenchi a discesa. Il campo che permette di richiamare in un menu rapido le voci di glossario è il campo “AutoTextList”; per crearlo si utilizza il comando del menu Inserisci>Campo e si interviene nella finestra omonima che appare a video.

Supponiamo, per proseguire con l’esempio, di voler creare un elenco per la selezione dell’oggetto della lettera commerciale.

Figura 8. Inserire un “Campo”

Inserire un "Campo"

Dall’elenco a discesa “Categorie” della finestra “Campo” si seleziona “Collegamenti e riferimenti”, mentre nell’elenco “Nomi dei campi” si seleziona “AutoTextList”; nella casella “Nuovo valore” si digita ciò che deve comparire in corrispondenza del campo (nell’esempio abbiamo semplicemente trascritto “Selezionare l’oggetto”).

Nella casella Contesto per il campo si digita il menu del Glossario (nel nostro caso Oggetto); infine, ciò che viene trascritto nella casella di testo Suggerimento è ciò che apparirà al soffermarsi del puntatore del mouse sul campo (nell’esempio abbiamo trascritto “fare clic sul pulsante destro del mouse”).

Dopo l’inserimento del campo nel documento di Word è sufficiente fare clic con il mouse su di esso e, dal menu di scelta rapida che appare in prossimità del campo, selezionare una delle voci che appartengono al sottomenu Oggetto.

Figura 9. Ottenere il menu di suggerimento

Ottenere il menu di suggerimento

Word modificherà automaticamente il valore del campo (nell’esempio “Selezionare l’oggetto”) con la voce del glossario selezionata.

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