Gestire task e progetti con Organize

di Marco Mattioli

scritto il

Software versatile e multipiattaforma per organizzare task e progetti, gestire attività professionali e incrementare la produttività.

Strumento avanzato per gestire attività a livello professionale e incrementare la produttività, Organize consente di generare elenchi di task con priorità da pianificare e tracciare progetti con diagrammi di Gantt (scarica il software).

Disponibilità per sistemi operativi Desktop e Mobile – Windows, Mac e iOS – si scarica anche in edizione USB. Si caratterizza per velocità e semplicità di input, flessibilità operativa e di sincronizzazione dati, interfaccia amichevole.

Il layout in stile MS Office 2010 dell’interfaccia – arricchito da 7 temi – offre immediatezza d’uso in ogni contesto. La libreria degli elementi è composta da 4 sezioni: focus, progetti, contesti e archivi.

Esempio di interfaccia versione Windows

La parte destra ospita elenco task e barre degli strumenti. La barra di accesso veloce in alto nella finestra principale contiene i collegamenti ai comandi annulla/ripristina, stampa, invio email e sincronizzazione degli elenchi generati.

Una semplice procedura in 3 passaggi si presta ad esempio per generare un task con un template specifico, elaborarlo e completarlo, tenendo conto di revisioni, file, collegamenti e note ad esso inerenti.

Le attività sono organizzabili per data, progetto e contesto, potendo contare anche su un cruscotto nel quale vengono raccolte le opzioni principali.

Sono suddivisibili anche in categorie e sottoprogetti con livelli illimitati per ottenere una struttura dati più articolata, caratterizzabile anche da eventi ricorrenti per evitare di dimenticare promemoria importanti.

Esempio di inserimento attività versione iPad


 

Con la funzione “drag and drop” si associano rapidamente file, documenti, immagini, audio e link web da accompagnare ai task. Tali file allegati sono inoltre visualizzabili in anteprima e uno strumento di ricerca avanzata agevola il recupero di ogni informazione. La “Scope Bar” filtra velocemente i task per progetto o contesto.

La dashboard dei progetti permette di visualizzare lo stato di avanzamento di ciascuna attività e mostrarle per data di scadenza, progetto o contesto in funzione di ubicazioni o persone.

Una tabella di colori permette di visualizzare in verde i processi in tempo/budget, in giallo quelli a rischio ritardo/budget e in rosso quelli fuori tempo massimo o budget.

I task da completare sono assegnabili secondo diversi livelli di competenza e responsabilità per rispettare le gerarchie aziendali, filtrandoli poi per azione, informazione e decisione.

Organize comprende una funzionalità avanzata di sincronizzazione, via Wi-Fi o cloud per mantenere costantemente allineati i dati fra ambienti Mac, Windows, iPad e iPhone.

Impostare la sincronizzazione cloud nel Mac


 

La protezione tramite password dei task rappresenta un elemento di tranquillità nel caso si debbano gestire dati sensibili e si possono inoltre fissare livelli di autorizzazione differenziati. Gli elenchi di attività sono stampabili con tipi di stile variegati, oltre a poterli esportare come tabelle HTML.

Il manuale online costituisce una valida risorsa per chi voglia approfondire la conoscenza di caratteristiche e funzionalità dell’applicativo.