La produttività professionale passa quasi inevitabilmente per la gestione di documenti realizzati con Microsoft Office, di fatto standard internazionale. È quindi essenziale poter contare su strumenti che consentano di soddisfare tale esigenza anche su device mobili come smartphone e palmari, indipendentemente dalla piattaforma di appartenenza.
Documents To Go è tra le suite storiche per terminali mobili e spicca per l’ampia disponibilità di funzionalità. Inizialmente proposta per Palm OS, si è via via evoluta negli anni, rendendosi compatibile con i sistemi operativi più diffusi: Windows Mobile, Symbian, BlackBerry, iPhone, Android e, prossimamente, anche Palm WebOS. Una delle sue specifiche principali è la compatibilità con Office 2007, un aspetto da tenere presente nel caso si debba lavorare soprattutto con la versione più recente del pacchetto di casa Microsoft.
Conservando la massima compatibilità con la formattazione originaria dei contenuti, Documents To Go consente la modifica e la creazione di file Word, Excel e PowerPoint, oltre alla visualizzazione di documenti nel formato PDF, grazie ai moduli Word To Go, Sheet To Go, Slideshow To Go e PDF To Go. Ciò significa riuscire a gestire con tranquillità anche i file che giungono in allegato via email, integrandosi pienamente con i gestori predefiniti o con soluzioni wireless dedicate, come ActiveSync, BlackBerry Enterprise Server ed Internet Service.
Fiore all’occhiello di questa suite è la tecnologia InTact, concepita proprio per non perdersi alcun dettaglio informativo. Per proporre un esempio, si ha la possibilità di creare inizialmente sul PC un documento in Word contenente testo, dati ed elementi grafici. Successivamente lo stesso è consultabile su palmare o smartphone, visualizzando solo i dati essenziali e tralasciando le parti non indispensabili, come intestazioni e piè di pagina, pur memorizzandoli.
L’editing da device mobile si riflette sul layout del documento, come ad esempio l’eliminazione di un’immagine e l’inserimento di una tabella. Infine, quando si esporta il file e lo si apre nuovamente con Word si ottiene il merge tra i cambiamenti apportati e i dati salvati, mantenendo intatta la formattazione originaria, che include perciò anche piè di pagina ed intestazioni.
La possibilità di gestire anche i file protetti da password permette inoltre di non tralasciare gli ambiti legati a privacy e sicurezza, inibendo l’accesso non autorizzato anche in caso di furto o smarrimento del proprio terminale. Ulteriori caratteristiche di rilievo, che possono in parte variare tra le piattaforme supportate, sono:
- Supporto di visualizzazione di file in sola lettura;
- Schermata iniziale che include i documenti usati di recente;
- Esplora risorse per navigare tra le cartelle;
- Aiuto in linea per le funzionalità principali;
- Applicazione di politiche di sicurezza di gruppo per la gestione dei file;
- Supporto di funzioni taglia, copia e incolla;
- Correttore ortografico integrato;
- Supporto di vari tipi di carattere, stili, dimensioni e colori;
- Supporto di tabelle (anche annidate), elenchi puntati e paragrafi;
- Visualizzazione, inserimento e modifica di collegamenti ipertestuali e bookmark;
- Gestione di commenti, note a piè di pagina e caselle di testo;
- Disponibilità di comandi undo/redo;
- Gestione immagini nei formati più diffusi, come JPG, PNG, BMP;
- Supporto di grafici e diagrammi nei fogli di lavoro;
- Inserimento, copia e cancellazione di diapositive nelle presentazioni;
- Visualizzazione a schermo pieno;
- Disponibilità di varie formule e funzioni di calcolo;
- Livelli multipli di zoom;
- Funzioni di ricerca e sostituzione avanzata di testo;
- Apertura di file PDF criptati con algoritmo AES a 128 bit;
- Supporto multilingue;
- Sincronizzazione di file.
Documents To Go rappresenta dunque una delle soluzioni più avanzate e versatili in questo campo, per merito anche di semplicità ed immediatezza d’utilizzo.
Quickoffice è un’altra suite storica, anch’essa inizialmente disponibile per Palm OS e attualmente rilasciata anche per Symbian, iPhone e BlackBerry. Vi è anche in questo caso la possibilità di visualizzare ed editare file Word, Excel e PowerPoint appartenenti alla versione 2007 di MS Office, mediante i moduli Quicword, Quicksheet e Quickpoint.
L’intuitività d’uso e il rispetto del layout originale costituiscono nuovamente due delle caratteristiche più significative. Vi è una gestione avanzata di file e cartelle, con supporto di diversi formati di testo, elenchi, tabelle, stili, grafici e formule, con correzione ortografica in diverse lingue. Sono inoltre inseribili immagini in Word e PowerPoint e vi è una piena integrazione con Mail for Exchange. Il supporto dei file ZIP conferisce ulteriore flessibilità a questo software, unitamente alla visualizzazione di file protetti con password. Altre funzionalità di rilievo sono:
- Funzionalità avanzata di ingrandimento;
- Visualizzazione dei documenti in modalità WYSIWYG;
- Shortcut da tastiera per l’esecuzione rapida di comandi;
- Visualizzazione di intestazioni e piè di pagina;
- Disponibilità di oltre 120 funzioni e formule avanzate per lo spreadsheet;
- Gestione di fogli di lavoro multipli;
- Supporto ed inserimento di diversi tipi di immagini, tra cui PNG;
- Modifica del testo all’interno di slide;
- Visualizzazione delle note del relatore;
- Inserimento e modifica di caselle di testo.
Sono disponibili anche suite sviluppate per singole piattaforme.
ThinkFree Mobile è un pacchetto rivolto ad Android, costituito da 4 singoli moduli scaricabili presso l’apposito Market.
ThinkFree Write è un visualizzatore di file Word appartenenti alle versioni 97/2000/XP/2003/2007 e compatibile con i formati DOC, DOCX, RTF, TXT e WordML. ThinkFree Calc è un visualizzatore di file di tipo XLS, XLSX e CSV. ThinkFree Show consente la visualizzazione di presentazioni PowerPoint nei formati PPT e PPTX. ThinkFree Power Tool è infine un utile strumento per la gestione di file, che si integra anche online con Google Docs per la condivisione remota di documenti tra colleghi e collaboratori.
eOffice è una suite rivolta ai device BlackBerry che presenta caratteristiche di rilievo. L’interfaccia utente ben curata si presta per accedere alle principali funzionalità con semplicità ed immediatezza d’uso ed offre la possibilità di scaricare e gestire gli allegati di posta elettronica direttamente sul proprio terminale.
Vi è inoltre l’opportunità di visualizzare non solo file Office (incluso PowerPoint), ma anche PDF ed immagini di vario tipo, senza perdere alcun dettaglio mediante l’utilizzo di un’efficace funzione di zoom.
I file sono inviabili anche tramite fax, selezionandoli dalla lista contatti, e stampabili via Bluetooth. eWord è il modulo di elaborazione testi che permette un accesso completo ai documenti MS Word, sia in fase di creazione che di modifica.
Sono stati inclusi utili comandi per copiare, tagliare ed incollare blocchi di testo, oltre che per la ricerca avanzata di stringhe. Buono il rispetto della struttura originaria dei documenti per evitare di dover intervenire frequentemente sulla formattazione del testo, grazie anche ad un convertitore desktop. eCell consente di lavorare con file MS Excel, anche di una certa complessità.
Comoda la barra degli strumenti disposta nella parte superiore dello schermo, che fa accedere in modo rapido alle principali funzioni. Vi è il supporto di formule matematiche, scientifiche e grafici per valutare con ulteriore dettaglio insiemi di dati.
eSpell è un correttore ortografico pratico ed intuitivo, che si integra con eWord e con i messaggi di posta elettronica.
Di rilievo il servizio per l’accesso remoto al proprio PC, previa installazione di un modulo dedicato. Si riescono così a richiamare file e documenti in tutta libertà, sgravando al tempo stesso la memoria dello smartphone. Viene reso disponibile anche uno spazio gratuito online che si propone come preziosa alternativa in termini di memorizzazione, reperibilità e condivisione dei dati.
L’accesso avviene con profili protetti da password, user ID e criptazione. Infine, il supporto di Google Docs amplia ulteriormente le specifiche di eOffice, rendendolo un prodotto davvero versatile.
Office Suite si propone anch’essa come soluzione completa, rivolta in particolare alla piattaforma Symbian S60 quinta edizione. La versione 5 è stata migliorata per rendersi compatibile con Microsoft Office 2007, estendendo la possibilità di lavorare con file appartenenti ai formati DOCX e XLSX.
L’obiettivo è nuovamente quello di cercare di mantenere la formattazione originaria dei documenti dopo averli modificati sul device mobile, evitando di dovere intervenire sul layout quando si torna ad aprirli sul PC.
In fase di editing si apprezzano il supporto dei font TrueType e Unicode, la funzionalità di completamento automatico e la sottolineatura delle parole non riconosciute dal correttore ortografico.
Vi è inoltre il supporto di tabelle, grafici, immagini e collegamenti ipertestuali. Lo zoom multilivello migliora la visualizzazione dei documenti per evitare che possano sfuggire parti significative.
Il supporto della protezione nativa dei file con password consente di operare con maggiore tranquillità e praticità d’uso, aspetto di cui tenere conto in fase di scelta.
La compatibilità con file di PowerPoint nei formati nativi PPT e PPS rende questo prodotto flessibile. Le presentazioni sono visualizzabili in modalità verticale, orizzontale od a pieno schermo. Un file Explorer agevola la gestione e l’organizzazione dei file, che sono inviabili direttamente anche via email.
SoftMaker Office 2008 è un pacchetto ideato per Windows Mobile che cerca di estendere la compatibilità nativa delle versioni mobili di Word, Excel e PowerPoint.
Viene dichiarata piena compatibilità con Office 2003, mentre non vi sono riferimenti ai nuovi formati di Office 2007 (DOCX, XLSX e PPTX).
TextMaker è un potente elaboratore di testi in grado di gestire pienamente paragrafi, tabelle annidate, oggetti grafici, intestazioni, segnalibri e layout di pagina di documenti realizzati con la versione desktop di Word. Oltre alla funzionalità di stampa è presente anche l’opzione di esportazione di documenti nei formati PDF e HTML.
PlanMaker è uno spreadsheet che rende disponibili oltre 330 funzioni di calcolo, mantenendo una buona compatibilità con Excel. Si riescono a trattare a anche i file dotati di password e l’esportazione in formato HTML risulta utile per un trasferimento diretto sul Web. Si può inoltre scegliere tra un ampio insieme di grafici ai quali è possibile associare diversi tipi di immagine.
La modalità a schermo intero fa visualizzare meglio i fogli costituiti da un numero elevato di celle e si possono creare campi di input, checkbox ed elenchi a tendina. Presentations si occupa infine di presentazioni multimediali. Consente di operare anche con transizioni ed animazioni da accompagnare alle diapositive e gestisce sia le note che i commenti. Si caratterizza inoltre per non dover eseguire alcuna conversione di file e per l’assenza di perdita di qualità.
L’offerta di suite office appare dunque variegata, lasciando ampia scelta agli utenti per individuare la soluzione più confacente alle proprie esigenze.
