Tre regole d’oro per le email

di Roberto Rais

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Stacey Hanke ci fornisce una serie di consigli per scrivere delle email efficaci e stimolanti per i nostri collaboratori. Abbiamo fatto buon uso delle sue considerazioni, individuando le tre "regole d'oro" da rispettare per la formulazione di un messaggio che induca il lettore ad agire

Alzi la mano chi di voi invia più di dieci email al giorno. Bene, ora abbassatela, perché siete troppi e non riusciamo a contarvi tutti. Ma se vi chiedessimo quanto siete soddisfatti dei risultati generati dalle vostre comunicazioni verso dipendenti e/o collaboratori, sicuramente il numero di “mani alzate” sarebbe nettamente inferiore. Incongruenze, incomprensioni e dimenticanze sono all’ordine del giorno, con la conseguenza di rendere spesso inutile (o dannoso) il messaggio inviato attraverso un’email.

Per fortuna ogni tanto qualcuno viene in nostro soccorso, mettendo a fuoco dei punti da tenere bene in considerazione in parte del nostro lavoro comunicativo quotidiano. E questa volta a pensarci è stato Stacey Hanke, che ci ha fornito alcuni consigli su come rendere l’email efficace e in grado di generare una spinta motivazionale nel lettore.

Abbiamo riassunto i suoi consigli in tre macroelementi sui quali vorremmo che vi confrontaste:

  1. L’oggetto deve catturare l’attenzione. Evitare perciò messaggi generici (“importante”, “urgente”, ecc.) ma preferite invece linee di testo brevi, chiare e dirette.
  2. Il messaggio deve essere sintetico e chiaro. L’email dovrebbe pertanto comunicare immediatamente lo scopo della comunicazione, senza eccessive introduzioni o giri di parole. Consigliabile è anche l’uso di brevi frasi e paragrafi non troppo estesi, adoperando (ma senza esagerare) sottolineature e altre formattazioni del carattere per enfatizzare i passaggi-chiave.
  3. Rivolgersi direttamente al destinatario, evitando di inviare messaggi troppo generici e standardizzati. Con questi termini, l’email dovrebbe essere una sorta di vestito, da ritagliare a seconda della tipologia del lettore.

Hanke ci consiglia di focalizzare l’attenzione per qualche minuto sull’applicazione degli elementi “K.N.O.W.”:

  • K (know): cosa conosce il lettore di quanto gli stiamo comunicando?
  • N (need): di cosa ha bisogno il lettore?
  • O (opinion): quale è la sua opinione sul messaggio comunicato?
  • W (who): chi è il lettore del messaggio?

Cosa ne pensate?