Diventare padroni del proprio tempo è il primo passo per dare il meglio di sé sul lavoro senza compromettere produttività e obiettivi da raggiungere. Secondo gli esperti, ad esempio, l’80% dei risultati che si ottengono in un giorno sono prodotti solo dal 20% delle attività svolte effettivamente, con uno spreco di risorse notevole.
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Programmare e organizzare nei dettagli la giornata, tuttavia, non è sufficiente per garantire il rispetto delle scadenze e tenere lontano lo stress: sono molteplici, infatti, le variabili che entrano in gioco e che potrebbero far rinviare decisioni e progetti importanti.
Ci sono tre modi per trascorrere il tempo, qualsiasi sia l’attività professionale che si svolge, precisamente dedicandosi ai pensieri, alle conversazioni e infine alle azioni. Ecco otto strategie “salva-tempo” basate su questo principio fondamentale, consigli validi per gestire e alternare al meglio queste tre fasi che compongono la quotidianità di chi lavora.
1. Registrare le proprie attività quotidiane: prima di studiare un metodo efficace per ottimizzare il tempo è bene realizzare un piano settimanale riportando tutte le attività svolte nell’arco della giornata per una settimana, in modo da stilare un bilancio tra le ore effettivamente produttive e quelle, invece, totalmente improduttive.
2. Stabilire il tempo da dedicare ai pensieri: anche i minuti o le ore impiegate a pensare e riflettere in solitudine devono essere programmati, per evitare dispersioni e rendere il tempo più produttivo.
3. Programmare il tempo per le interruzioni: sono inevitabili, quindi è preferibile decidere a priori come e quando interrompere il proprio lavoro.
4. Spendere i primi 30 minuti in ufficio per pianificare la giornata: questo lasso di tempo è il momento più importante di tutto il giorno.
5. Usare il telefono solo con obiettivi specifici: far precedere e far seguire una telefonata di lavoro da pochi minuti di riflessione per capire quali sono i risultati che si vogliono ottenere, e per verificare se l’obiettivo è stato conseguito.
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6. Impedire interruzioni quando è assolutamente necessario mantenere elevato il livello di concentrazione.
7. Limitare l’uso di messaggistica istantanea e programmare il tempo da dedicare al controllo delle email, evitando di dedicare tempo a questioni poco rilevanti rimandandone altre decisive.
8. Limitare o bloccare del tutto Facebook e altri social network, a meno che non vengano utilizzati per lavoro.
