Tempo perso tra la posta elettronica

di Francesca Vinciarelli

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La posta elettronica che fa perdere tempo, ecco come organizzarla al meglio.

L’email fanno parte della quotidianità dei lavoratori, ma sono anche una grande fonte di distrazione.

Distrazioni killer

La cura di questo tipo di comunicazione è però sempre necessaria sia per quanto riguarda l’invio e sia l’organizzazione dell’email stesse. Il controllo ed anche la lettura dell’email è un’azione spesso automatica inutile e poco produttiva, soprattutto se fatta con velocità e in tempi non precisi. Per quanto riguarda l’organizzazione bisogna in primis leggere l’e-mail in ordine cronologico, questo serve per evitare di perdere il filo della discussione, rispondere in tempo e non mettere da parte email importanti. Spesso l’email hanno bisogno di risposta metterle da parte per rispondere successivamente è un errore molto frequente, ma questa abitudine oltre a rallentare la lettura delle successive e-mail, rischia di lasciare l’e-mail, spesso importanti, senza risposta. Regola valida per l’email meno complesse e maggiormente basilari, se l’email ricevuta richiede più tempo e attenzione, si può e si deve aspettare e rispondere in seguito quando si ha il tempo giusto a disposizione. Infine bisogna eliminare e archiviare. Non bisogna poi dimenticare di eliminare tutte l’e-mail che non sono inerenti al lavoro, notifiche di facebook, e-mail comiche, catene di sant’Antonio e così via, questo serve per avere la posta elettronica libera da tante e-mail inutili. Nel secondo caso bisogna archiviare e-mail che possono servire in futuro per averle sempre pronte quando serviranno. 

Fonte: Shutterstock

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