A partire dal 2025, le novità introdotte dal Decreto-Legge n. 84/2025 sanciscono nuove regole per i professionisti e i lavoratori autonomi, in particolare riguardo alle modalità di pagamento delle spese di lavoro e di trasferta ai fini della loro piena deducibilità o del rimborso.
L’obbligo di tracciabilità, che interessa varie categorie di spesa, con regole diversificate a seconda dei casi, Ecco di seguito, dunque, una guida completa agli adempimenti per la deduzione fiscale delle spese di viaggio, vitto, alloggio e rappresentanza.
Tracciabilità spese: le novità per professionisti e autonomi
L’introduzione dell’obbligo di tracciabilità riguarda principalmente i pagamenti per spese di vitto, trasporto, alloggio, ma anche le spese di rappresentanza. Secondo la nuova normativa, l’utilizzo del contante non sarà più considerato valido ai fini della deducibilità delle spese. Per quelle sostenute all’estero, tuttavia, il costo rimane invece deducibile indipendentemente dal metodo di pagamento.
La tracciabilità dei pagamenti dal 2025 è obbligatoria per tutti coloro che svolgono attività professionale o di lavoro autonomo e devono documentare in modo adeguato le spese sostenute. Per considerare una spesa deducibile o rimborsabile, il pagamento deve avvenire attraverso sistemi tracciabili, come bonifici bancari o altre modalità previste dall’articolo 23 del Decreto Legislativo n. 241/1997.
Le nuove disposizioni riguardano diverse categorie di spesa, tra cui le spese di rappresentanza, le spese riaddebitate e le spese sostenute direttamente dal professionista. In tutti questi casi, la tracciabilità diventa il requisito fondamentale per garantire che tali spese possano essere considerate deducibili.
Spese riaddebitate al committente
Se le spese sono riaddebitate al cliente, queste dovranno essere pagate tramite strumenti tracciabili per poter essere considerate rimborsabili e deducibili dal reddito. Se il pagamento non è tracciabile, il rimborso verrà escluso dal reddito fiscale.
Spese di rappresentanza
Le spese di rappresentanza, che sono generalmente deducibili nel limite dell’1% dei compensi percepiti, sono ammesse solo se effettuate tramite mezzi di pagamento tracciabili. Questo implica che le spese per eventi, pranzi o viaggi aziendali che rientrano sotto questa categoria non siano più valide se pagate in contante.
Spese sostenute direttamente dal professionista
Anche le spese sostenute direttamente dal professionista, come quelle per strumenti di lavoro o materiali, dovranno essere documentate con modalità di pagamento tracciabili, altrimenti non potranno essere dedotte ai fini fiscali.
Spese tracciabili vs. non tracciabili
| Tipo di spesa | Pagamento tracciato | Pagamento non tracciato |
|---|---|---|
| Vitto e alloggio | Deducibile | Non deducibile |
| Spese di rappresentanza | Parzialmente deducibile | Non deducibile |
| Spese riaddebitate al committente | Rimborsabile e deducibile | Non rimborsabile |
| Tipo di spesa | Obbligo di tracciabilità | Regole e casi particolari |
|---|---|---|
| Vitto e alloggio | Sì | Solo se sostenuti nel territorio dello Stato italiano. |
| Viaggio e trasporto | Sì | Include taxi, noleggio con conducente (NCC), ma non mezzi pubblici di linea. |
| Spese di rappresentanza | Sì | Deduzione ammessa nel limite dell’1% dei compensi percepiti. |
| Spese riaddebitate al committente | Sì | Solo se pagate con mezzi tracciabili e relative al territorio italiano. |
