A partire dal 2025, le novità introdotte dal decreto-legge 17 giugno 2025 n. 84 sanciscono nuove regole per i professionisti e i lavoratori autonomi, in particolare riguardo alle modalità di pagamento delle spese di lavoro e di trasferta ai fini della loro piena deducibilità o del rimborso.
L’obbligo di tracciabilità interessa diverse categorie di spesa con regole differenziate: di seguito gli adempimenti per la deduzione fiscale delle spese di viaggio, vitto, alloggio e rappresentanza.
Tracciabilità spese, le novità per professionisti e autonomi
L’obbligo di tracciabilità riguarda i pagamenti per spese di vitto, trasporto e alloggio, oltre alle spese di rappresentanza. L’utilizzo del contante esclude la deducibilità della spesa, e la documentazione dell’acquisto non è sufficiente a recuperarla.
Per le spese di trasferta sostenute all’estero il costo è deducibile a prescindere dal metodo di pagamento. La regola non vale per le spese di rappresentanza: la Circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 dell’Agenzia delle Entrate chiarisce che sull’art. 108, comma 2, del TUIR non è prevista alcuna limitazione territoriale, quindi la tracciabilità è richiesta anche fuori dall’Italia. La tracciabilità delle spese di trasfertaper imprese e lavoratori dipendenti seguono un binario differente ma parallelo.
La tracciabilità dei pagamenti è obbligatoria per chi svolge attività professionale o di lavoro autonomo. Perché una spesa sia deducibile o rimborsabile il pagamento deve avvenire con bonifico bancario o postale o con gli altri sistemi previsti dall’art. 23 del D.Lgs. 9 luglio 1997 n. 241, quindi carte di credito, di debito e prepagate.
Le disposizioni riguardano tre categorie di spesa con regole proprie: le spese riaddebitate al committente, le spese di rappresentanza e le spese sostenute direttamente dal professionista.
Spese riaddebitate al committente
Le spese riaddebitate al cliente devono essere pagate con strumenti tracciabili per essere rimborsabili e deducibili dal reddito. Se il pagamento non è tracciabile il rimborso concorre a formare reddito imponibile in capo al professionista.
Spese di rappresentanza
Le spese di rappresentanza sono deducibili nel limite dell’1% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta e solo se pagate con mezzi tracciabili. Eventi, pranzi e viaggi che rientrano in questa categoria pagati in contanti non danno diritto ad alcuna deduzione, anche quando sono regolarmente documentati.
Spese sostenute direttamente dal professionista
Anche le spese sostenute direttamente dal professionista, come quelle per strumenti di lavoro o materiali, devono essere pagate con modalità tracciabili per essere dedotte ai fini fiscali.
Spese tracciabili e non tracciabili, il quadro di sintesi
La tabella riassume l’obbligo per categoria di spesa e i casi particolari da tenere presenti.
| Tipo di spesa | Regola applicabile |
|---|---|
| Vitto e alloggio | tracciabilità obbligatoria per le spese sostenute nel territorio dello Stato, il pagamento in contanti rende il costo indeducibile |
| Viaggio e trasporto | tracciabilità obbligatoria per taxi e noleggio con conducente, esclusi i mezzi pubblici di linea |
| Spese di rappresentanza | tracciabilità obbligatoria anche per le spese sostenute all’estero, deduzione nel limite dell’1% dei compensi percepiti |
| Spese riaddebitate al committente | tracciabilità obbligatoria per le spese sostenute in Italia, senza la quale il rimborso concorre a formare reddito |
