Preventivi al volo con Ready Free

di Rosa Audia

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Come usare il software gestionale Ready Free per gestire i propri contatti e realizzare preventivi in modo facile ed efficace.

Un buon software aziendale per creare velocemente preventivi, gratuito e in lingua italiana? Ready Free. Facile da utilizzare e con interfaccia chiara e intuitiva, consente un ampio utilizzo anche a chi non ha dimestichezza con gli strumenti gestionali.

Il software presenta una gestione delle anagrafiche molto dettagliata: nelle schede possono essere inseriti e memorizzati tutti i dati commercialmente necessari relativi a clienti, fornitori e contatti vari. Inoltre, per ogni scheda Cliente si può visualizzare anagrafica, ragione sociale, Partita IVA, lista delle operazioni effettuate, metodi di pagamento, listino prezzi personalizzato e tanto altro ancora.

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Grazie al report editor è possibile personalizzare i documenti con i campi che riteniamo più opportuni secondo le diverse necessità, aggiungendo ad esempio logo o intestazione. In generale, con Ready Free tutto è più in ordine e facile da cercare, dai contatti in rubrica ai preventivi realizzati, che possono essere semplicemente archiviati, stampati o generati in formato PDF.

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Creazione archivio

Per usarlo gratuitamente basta effettuare il download (ultima versione Ready free 9.8.20). Per la versione più completa, invece, si deve acquistare la licenza può essere acquistata sul sito ufficiale del prodotto (=> Vai al sito ReadyPro.it).

Una volta scaricato e installato l’applicativo, avviamo Ready Free cliccando sull’apposita icona creatasi sul desktop: scegliamo la lingua e accettiamo le condizioni generali di contratto.

Inizialmente è necessario creare un nuovo archivio dal pulsante omonimo, e aggiungere rispettivamente nel campo “cartella archivio” la collocazione del file e nel campo “nome archivio” il nome (in questo caso Archivio_Rosso); confermiamo su Avanti.

A questo punto è visualizzata una nuova scheda che consente di inserire i dati aziendali: ragione sociale, nazione di appartenenza e partita IVA. Per creare un nuovo archivio è necessario inserire almeno un’azienda base.

Per aggiungere un’altra azienda, in seguito si può fare clic su Tab/Aziende.

In un’ulteriore scheda sono visualizzate due opzioni, di cui la prima è spuntata per default e riguarda la creazione automatica dei moduli di stampa: lasciamo tutto così com’è impostato e proseguiamo sino all’apertura vera e propria del programma.

Inserimento clienti e anagrafica

Illustriamo brevemente come inserire i dati di un nuovo cliente. Clic sul pulsante Nuovo in basso a sinistra, per aprire la finestra di selezione anagrafiche. In quest’ultima sono visualizzate tutte le diverse anagrafiche presenti in archivio e selezioniamo Clienti.

Nell’anagrafica cliente vi sono una serie di schede da riempire a seconda della necessità. In dati cliente è possibile inserire tutti i dati anagrafici relativi all’azienda e definire categoria e tipologia di attività di appartenenza, con un clic sull’icona a forma di cartella gialla affianco ai campi.

 Scheda Telefono/note

Nella scheda Telefono/note se facciamo doppio clic sul campo telefono ad esempio è visualizzata una finestra che permette l’inserimento del numero telefonico. Allo stesso modo succede per riempire gli altri campi. In questo form si possono inserire più referenze.

Scheda Amministrazione

Anche in questa scheda possono essere definite una serie di opzioni, dalle modalità di pagamento, con tutte le informazioni necessarie (banca, IBAM, aliquota IVA da applicare…).

Altre schede

Nella scheda Consegne è possibile specificare le modalità di consegna merci e gestire anche destinazioni alternative a quella scelta. In Commerciale possiamo associare al cliente un listino personalizzato e modificare le condizioni speciali, inoltre da Movimenti controllare tutte le operazioni per data.

Configurazioni

Dalla barra dei menu facciamo clic sulla voce Util, in tal modo si ha accesso alla configurazione dei documenti, all’impostazione dei dati aziendali, alle modalità di visualizzazione anche dei report.

Azienda

Da Util selezioniamo la voce “impostazioni azienda” che apre una serie di schede nelle quali indicare le opzioni che più si addicono al nostro caso. In Report Editor è possibile inserire i parametri di stampa, dalle impostazioni della stampante al formato e posizionamento del logo aziendale.

Documenti

Selezionando “impostazioni documenti” possiamo impostare le opzioni che successivamente ci saranno utili per la creazione dei preventivi. Facendo clic su Nuovo si può aggiungere la descrizione della causale, che in qualsiasi momento può essere modificata, inoltre possiamo aggiungere dei collegamenti e attivare automatismi.

Visualizzazioni/Stampe

Impostazioni Visualizzazioni/Stampe permette di gestire e personalizzare i preventivi. Eventualmente si può optare nella scelta di un modello predefinito o importarlo da file oltre che aggiungere tutti i campi utili al nostro caso.

Report Editor

Sempre da Util possiamo selezionare la voce Report Editor che consente di scegliere la procedura che ci serve tra quelle disponibili e collegarvi il modello per la stampa.

Quest’ultimo può essere predefinito o possiamo importarlo.

Configuratore Toolbox

Per personalizzare l’interfaccia grafica così da essere resa più accessibile e pratica nell’utilizzo è possibile inserire nuovi pulsanti. Sempre dal menu Util clic su configuratore toolbox, selezionare e fare doppio clic su un’area vuota.

Nuovo pulsante

A questo punto si apre la finestra selezionare la procedura che contiene una serie di voci da cui scegliere quella che più ci interessa. Nel nostro caso abbiamo optato per la voce Pagamenti, naturalmente per completare l’operazione facciamo clic su Ok. Il pulsante Pagamenti apparirà così nell’interfaccia principale.

Creare un preventivo

Con la versione Ready Free è possibile creare velocemente dei preventivi. Facciamo clic sul pulsante Preventivi e successivamente su Nuovo. Dalla finestra visualizzata selezioniamo l’anagrafica di riferimento e confermiamo su Ok.

Lista clienti

Adesso abbiamo aperto la finestra lista clienti dalla quale selezionare per l’appunto il cliente a cui destinare il preventivo. Facendo clic sul pulsante Seleziona e contestualmente alla finestra lista preventivi è visualizzata anche quella di selezione causale. Qui selezioniamo la voce d’interesse e poi clic su OK.

Inserimento dati

Ora passiamo ad inserire tutti i dati necessari alla compilazione del nostro preventivo, ad esempio possiamo immettere la descrizione facendo clic su Aggiungi altro e scegliendo la voce Linea Libera, in tal modo ci verranno chiesti uno per uno la descrizione del prodotto/servizio, la quantità e l’importo. L’immissione dei dati dovrà essere confermata di volta in volta con il tasto OK.

Stampa

Per terminare l’operazione, possiamo mandare in stampa il preventivo e verificare che il tutto sia stato compilato a dovere. In modo alternativo, possiamo comunque salvare il documento agendo sul pulsante Salva in modo da poterlo modificare e stampare in un secondo momento.

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