Questionari con Access 2007

di Caterina Martino

scritto il

Tabelle, maschere e grafici: tutto quel che serve per svolgere localmente sondaggi e questionari utilizzando il database di Office

Quante volte avremmo voluto effettuare piccoli sondaggi in azienda ma l’impreparazione tecnica ce lo ha impedito? Eppure, la soluzione è più semplice di quanto si possa pensare ed esula dall’utilizzo di programmi specifici. Possiamo usare Microsoft Access 2007.


scarica l’esempio

Per la sua fama di archivio, è difficile immaginare Access in un ruolo così dinamico. Per capire meglio come realizzare un questionario in questa modalità, illustreremo un esempio concreto. Immaginiamo che un’azienda voglia valutare un servizio interno alla propria sede interpellando i dipendenti. Per realizzare il questionario, dobbiamo effettuare tre operazioni fondamentali:

  1. costruire una tabella, dove saranno inseriti gli elementi del questionario (la scheda sottoposta ai soggetti);
  2. realizzare una maschera (l’interfaccia da far compilare);
  3. elaborare un grafico, per mettere in evidenza un determinato valore e incrociare le risposte per ottenere risposte esaurienti dal sondaggio.

Costruire la tabella

La prima cosa da fare è costruire la tabella che contiene i principali dati del questionario, ossia le domande: volte a definire l’identità del soggetto interpellato; che si riferiscono all’oggetto del questionario.

La tabella va costruita attentamente, scegliendo con cura quali campi inserire e il relativo tipo di dati. Questa operazione è importante perché risponde ad una finalità ben precisa: a seconda del tipo di dati scelto, definiamo automaticamente anche il tipo di risposta (aperta, a scelta multipla e così via). Ma vediamo nel dettaglio come funziona.

Apriamo un nuovo file in Access 2007 e salviamolo. Selezioniamo la scheda Crea e facciamo clic sul comando Struttura tabella.

Prima di tutto, inseriamo la chiave primaria. Posizioniamo il cursore nel primo campo della colonna Nome campo e digitiamo ad esempio IDQuestionario; mentre nel campo laterale della colonna Tipo Dati scegliamo la voce Contatore. Segnaliamo il campo come chiave primaria usando l’apposito strumento che si trova nella scheda Progettazione o nel menu del tasto destro.

Nella colonna denominata Nome campo inseriamo gli elementi che costituiranno il questionario. Prima digitiamo i dati che identificano i soggetti, ad esempio dati anagrafici e relativi alla posizione lavorativa (come Nome, Cognome, Età, Codice reparto, Piano). Di seguito, inseriamo nei campi sottostanti le domande che vogliamo porre (ad esempio Quanto volte alla settimana usufruisce del servizio?, Si ritiene soddisfatto del servizio?).

*Seconda parte

La maschera

La maschera raccoglie gli elementi per presentarli in una forma visiva ordinata. Costituisce dunque l’interfaccia con cui si ritrova ad interagire il soggetto che è sottoposto al questionario.

Per questa ragione, costruire la maschera implica due diverse operazioni: associare ad essa i dati della tabella e occuparsi anche dell’aspetto estetico e dello stile della scheda.

Selezioniamo la scheda Crea. Nell’area Maschere, facciamo clic sul comando Altre maschere e nell’elenco scegliamo la voce Creazione guidata maschere.

Seguiamo la procedura guidata per creare la maschera.

Nella prima schermata scegliamo la tabella fonte di dati (cioè Tabella questionario) e segnaliamola nel campo Tabelle/Query. Poi, trasferiamo tutti i campi presenti (tranne la chiave primaria) da Campi disponibili a Campi selezionati. Facciamo clic su Avanti.

Nelle schermate successive scegliamo prima la struttura della scheda (ad esempio A colonne) e poi uno stile (ad esempio Northwind).

Infine, scegliamo un nome da assegnare (come Maschera questionario) e lasciamo selezionata la voce Aprire la maschera per visualizzare o inserire informazioni. Facciamo clic su Fine.

Per poter modificare la maschera così creata dobbiamo cambiare il tipo di visualizzazione. Facciamo clic col tasto destro sul nome e scegliamo le due modalità in cui modificare la maschera e cioè la Visualizzazione Struttura e la Visualizzazione Layout (nella quale possiamo come in questo caso sistemare i campi se non si leggono correttamente).

Ora che la scheda del questionario è pronta, passiamo alla fase operativa. Ogni record della maschera corrisponde a una scheda che può essere sottoposta a un soggetto. Effettuiamo le domande e riportiamo le risposte nei vari campi. Per aprire una nuova scheda facciamo clic sulla freccia Record successivo.

Una volta compilate tutte le schede, salviamo la maschera. Ora tutti i dati sono stati raccolti. Per visualizzare i risultati del questionario, è preferibile visualizzarli all’interno di un grafico che possa rappresentare visivamente l’andamento del sondaggio.

Costruire il grafico

Abbiamo le risposte, organizziamole ed elaboriamole in modo da vedere i risultati del questionario rappresentati graficamente. Possiamo anche incrociare i dati e realizzare delle statistiche. A tale scopo, usiamo il grafico pivot che possiede una forte interattività e ci consente di valutare i dati incrociandoli tra loro allo scopo di mettere in evidenza un determinato tipo di valore.

L’obiettivo del questionario è valutare l’opinione degli impiegati sul servizio: Piace? Non piace? E allora, dobbiamo mettere in risalto nel grafico le risposte relative a questo tema.

I dati che vogliamo incrociare sono il Codice Reparto e la domanda Il prodotto è di suo gradimento?. In questo modo, scopriremo quale settore dell’azienda apprezza di più la qualità del servizio.

Entriamo nella scheda Crea e nell’area Maschere scegliamo il comando Grafico Pivot. Si apre una nuova area di lavoro che corrisponde alla cosiddetta Visualizzazione Grafico Pivot e automaticamente appare la scheda Progettazione.

Notiamo la presenza di due assi, su cui i dati per incrociarli. Quello verticale è l’asse dei valori, quello orizzontale delle categorie. Dobbiamo trascinare su di essi i dati che vogliamo sottoporre a valutazione.

Nella scheda Progettazione, facciamo clic sul comando Elenco campi dell’area Mostra/Nascondi. In questo modo, si apre la piccola finestra di dialogo Elenco campi del grafico nella quale possiamo scegliere un campo e trascinarlo su uno degli assi.

Selezioniamo il campo Codice reparto e, servendoci del mouse, trasciniamolo sulla scritta Rilasciare qui altri campi categoria. Il campo appare subito sull’asse.

Allo stesso modo, selezioniamo la domanda Il prodotto è di suo gradimento? e trasciniamola sulla scritta Rilasciare qui altri campi dati. Una volta inserito il secondo tipo di dati, non solo il campo sarà immediatamente visibile nel relativo asse, ma possiamo già vedere il grafico.

Nell’area Progettazione possiamo apportare alcune modifiche, ad esempio cambiare l’ordine (crescente o decrescente). Questo ci consente una visualizzazione più ordinata del risultato e cioè (nel nostro esempio) che è il secondo reparto quello che più apprezza il servizio mensa.

Salviamo il grafico e assegniamogli un nome (ad esempio Grafico questionario).

Se necessario, possiamo aggiungere e compilare ulteriori schede. Il risultato non è compromesso perché abbiamo la possibilità di modificare il grafico semplicemente usando il comando Aggiorna pivot che si trova nell’area Dati della scheda Progettazione.

Dalla stessa scheda, possiamo anche personalizzare il grafico scegliendo un diverso tipo, attivando la legenda, gestendo le aree di rilascio, modificando altre caratteristiche come il bordo e la rotazione e altro ancora.

Ora passiamo alla colonna Tipo dati. Associamo ad ogni campo una specifica tipologia di dati scegliendola tra quelle presenti nell ‘ elenco. Associamo il tipo Numerico per campi come Età e Codice reparto. Alla domanda Si ritiene soddisfatto del servizio? associamo il tipo Sì/No. Per il resto lasciamo il tipo Testo.

Se vogliamo costruire le risposte con maggior precisione, per alcune domande possiamo usare il tipo Ricerca guidata. Dopo averlo selezionato nell ‘ elenco, ha avvio una procedura guidata.

Nella prima schermata della finestra Ricerca guidata selezioniamo la voce Immissione personalizzata per inserire manualmente le risposte possibili. Facciamo clic su Avanti. Nella seconda schermata digitiamo in sequenza le risposte che vogliamo inserire (in questo caso Decisamente sì, Più sì che no, Più no che sì, Decisamente no). Facciamo clic su Avanti. Lasciamo la domanda come etichetta e facciamo clic su Fine.

Per ogni singolo campo possiamo specificare ulteriori caratteristiche nella scheda in basso denominata Generale. In particolare, soprattutto per quanto riguarda la tipologia di dati Testo, possiamo decidere di limitare (qualora fosse necessario) la lunghezza della risposta diminuendo il numero dei caratteri nel campo Dimensione campo.

Salviamo la tabella. Facciamo clic con il tasto destro sull’intestazione e nell’elenco scegliamo il comando Salva. Nella piccola finestra Salva con nome digitiamo un nome da associare (ad esempio Tabella questionario) e facciamo clic su OK.

(*Fine prima parte)