GroupCamp Project per progetti online

di Marco Mattioli

scritto il

Software per la creazione e gestione di progetti web pensato per facilitare la collaborazione tra dipendenti e l’interazione con la clientela.

GroupCamp Project è un applicativo di project management semplice e funzionale, pensato per la gestione di progetti nelle piccole e medie imprese, disponibile nel Cloud in modalità SaaS e per soddisfare le singole richieste dell’utenza.

E’ possibile testare il software in prova con tutte le sue funzioni per 30 giorni e senza alcun vincolo: basta una registrazione online. La sottoscrizione di un abbonamento è mensile e si può recedere dal contratto in qualsiasi momento. Vengono proposti 4 profili: Start, Plus, Best e Max.

Start è il profilo base da 19 euro al mese per massimo di 15 progetti, 4 GB di spazio online e utenti/clienti illimitati. Max è il profilo più esteso 139 euro mensili per un massimo di 200 progetti e 50 GB di spazio.

È disponibile anche un piano gratuito senza limiti di durata e numero di utenti, dedicato all’accesso di piccole associazioni, istituti didattici e nuove realtà imprenditoriali: consente la definizione di un unico progetto e fornisce uno spazio massimo di 300 MB.

GroupCamp Project consente l’ideazione e gestione di progetti organizzando agende, task, presenze, obiettivi e documenti. Prevede inoltre funzioni di condivisione e collaborazione per la produttività di gruppo.

Per sfruttare al meglio GroupCamp Project ci si può rivolgere anche a rivenditori dislocati sul territorio, in grado di proporre servizi personalizzati, corsi di formazione e assistenza tecnica.

Il sistema si integra pienamente con prodotti specifici quali Microsoft Office, Google Docs, Apple, Linux ed altri appartenenti al mondo open source. Non viene inoltre meno la sincronizzazione con calendari e client di posta elettronica come MS Outlook, Google Gmail, Apple iCal e Lotus Notes.

Oltre all’accesso online con l’ausilio di un semplice browser, gli utenti hanno l’opportunità di utilizzare strumenti di collaborazione anche in mobilità attraverso smartphone (iPhone e Android di ultima generazione). Contestualmente alla creazione di un account viene aperto uno spazio web “nomeazienda.groupcamp.com”.

Al primo accesso una finestra di benvenuto comunica all’utente di essere entrato nell’area di amministrazione e alcuni link hanno il compito di facilitare la creazione di un progetto, l’inserimento di nuovi utenti e la gestione delle informazioni relative al proprio account. L’ideazione di un progetto richiede per prima cosa l’inserimento di un nome di riferimento e anche in questo caso viene aperta una finestra di supporto la quale propone alcune tappe da prendere eventualmente in considerazione.

Fra queste vi sono la creazione di milestone, il caricamento di file, la creazione di una discussione o di un annuncio e l’aggiunta di nuovi utenti/invitati.

  • L’applicazione “milestones” consente in particolare di pianificare e condividere le date più rilevanti del progetto comprendenti gli elenchi delle attività da svolgere e gli aspetti più significativi delle discussioni.
  • L’applicazione “documenti” ha il compito di agevolare la condivisione di file, potendo ordinarli mediante tag, gestire nuove versioni e scambiare informazioni con gli altri membri del progetto stesso.
  • L’applicazione “tasks” permette la creazione di attività con priorità diversificate raggruppabili in liste per essere gestibili con maggiore immediatezza.
  • L’applicazione “discussioni” fa organizzare le discussioni in topic e abilita l’accesso anche a persone esterne, le quali possono ricevere commenti ed inviare email.

A ciascuna di queste applicazioni viene in pratica riservata una scheda nell’interfaccia della finestra principale, la quale si presenta così in modo ordinato e intuitivo.

La scheda “sintesi” torna utile per ottenere un riepilogo sullo stato di un progetto fornendo informazioni su membri, calendario e attività inerenti le stesse applicazioni.

La condivisione di documenti risulta piuttosto semplice, a cominciare dalla selezione di un file da risorse locali o di rete (di dimensioni non superiori a 50 MB), al quale sono associabili dei tag per individuarli più facilmente. Sono quindi selezionabili determinati membri ai quali far pervenire un’email di notifica nel momento in cui viene caricato un file.

Gli ultimi file inseriti appaiono nella parte superiore dell’elenco, così da rendere ancora più comoda la loro visualizzazione. Ai file condivisi sono associabili dei commenti (ad esempio, per richiedere una revisione di un documento), inviabili a certi membri sempre con un messaggio di posta elettronica.

I task sono anch’essi assegnabili a membri specifici, indicando una presunta data di completamento, e la comunicazione può avvenire nuovamente mediante una semplice email. Resta valido il meccanismo dei commenti e quando un task viene concluso lo si può eliminare dall’elenco di appartenenza, riuscendo tra l’altro a monitorare anche eventuali ritardi.

Ciascun membro ha inoltre la possibilità di determinare il periodo effettivamente dedicato allo svolgimento di una certa attività ricorrendo anche all’ausilio della scheda “tempo”, riuscendo ad ottenere dei riscontri dettagliabili tramite report esportabili in MS Excel o CSV.Anche ai milestone sono associabili delle date concernenti il raggiungimento di determinati obiettivi e vi è inoltre la possibilità di correlarli ad elenchi di attività.

A completamento delle specifiche vi è la scheda “wiki”, pensata per la classificazione e la condivisione online di informazioni di vario genere organizzate in pagine di facile consultazione alle quali possono contribuire diversi gruppi di utenti.

GroupCamp Project è dunque un valido strumento per gestire progetti di vario genere e gli aspetti ad essi collegati, come la condivisione di documenti, l’assegnazione e il monitoraggio di task, l’integrazione con applicazioni esterne e la creazione di discussioni per favorire lo svolgimento delle attività di collaborazione.

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