Trasferte aziendali: Soldo digitalizza la gestione spese di viaggio

di Redazione PMI.it

Trasferte aziendali: un aiuto per la gestione delle spese di viaggio arriva da Soldo, piattaforma digitale per ottimizzare e automatizzare tutte le fasi.

Dopo la drastica riduzione dei viaggi di lavoro durante la pandemia, le trasferte aziendali tornano a registrare una crescita.

La conferma dell’incremento nel 2022 arriva anche dallo studio EY Future Travel Behaviours, basato su un sondaggio che ha coinvolto oltre 1.000 soggetti tra privati e imprese: in particolare, è interessante notare come il 34% delle aziende sia intenzionato a tornare alle abitudini pre-Covid.

Nell’attuale scenario, tuttavia, le imprese devono affrontare numerose sfide, soprattutto in termini di ottimizzazione dei costi, per far fronte ai rincari dei prezzi del carburante: aumenti che si riflettono su tutti i mezzi di trasporto utilizzati – auto, treno, aereo – e sui servizi correlati, come pedaggi autostradali, ristoro, manutenzione dei veicoli.

Per fronteggiare al meglio queste problematiche, oggi le imprese possono investire nell’automazione, avvalendosi di risorse come la piattaforma Soldo, che permette di ottimizzare, semplificare e digitalizzare la gestione delle spese aziendali, comprese quelle relative alle trasferte di lavoro.

I problemi di gestione spese nelle trasferte di lavoro

Molte aziende non dispongono ancora di sistemi ottimali per la gestione delle spese di viaggio, affidandosi a soluzioni che aumentano il rischio di sprechi di risorse aziendali.

Al contempo, un approccio inefficiente rischia di compromettere il rapporto con i dipendenti, rende difficile tracciare le spese dei collaboratori in trasferta e comporta un carico di lavoro eccessivo per i reparti amministrativi.

I processi tradizionali di gestione delle spese di trasferta prevedono innanzitutto l’anticipo dei pagamenti da parte dei dipendenti. Questa prassi, comune tra le PMI, può danneggiare le relazioni tra i dipendenti e l’azienda, soprattutto laddove i rimborsi non vengano gestiti tempestivamente, oppure in assenza di policy aziendali chiare sul tipo di spese autorizzate e il loro ammontare.

Anche gli strumenti di pagamento adottati spesso sono poco efficienti, considerando che specialmente nelle piccole imprese è ancora molto diffuso l’uso del contante: un approccio che aumenta il rischio di appropriazione indebita dei fondi aziendali. Anche con le carte di credito aziendali le criticità sono molteplici, da una maggiore vulnerabilità alle frodi alla difficoltà a individuare rapidamente le spese non conformi alle policy aziendali.

Lo stesso succede con le richieste di rimborso spese per le trasferte aziendali. I moduli cartacei, infatti, fanno perdere tempo ai dipendenti e caricano eccessivamente i reparti amministrativi, che devono associare ogni spesa alla relativa ricevuta, verificarne l’idoneità rispetto alle policy aziendali e infine approvare ogni singolo rimborso. In caso di errori o problemi questo processo può diventare critico.

Controllo spese di viaggio grazie al digitale

Per gestire in modo efficiente i fondi aziendali, riducendo il rischio di frodi e aumentando la trasparenza sulle spese aziendali per i viaggi di lavoro, è possibile puntare sulla digitalizzazione. Nonostante il gap con il resto d’Europa, le PMI italiane hanno accelerato il processo di trasformazione digitale durante la pandemia, ottenendo vantaggi considerevoli in termini di efficienza e sostenibilità del business.

Secondo l’ultimo rapporto sulla competitività dei settori produttivi dell’ISTAT, la pandemia ha accelerato gli investimenti nella digitalizzazione, ma è rimastalimitata l’adozione di soluzioni per i pagamenti elettronici, online e cashless, tecnologie ancora poco diffuse tra le imprese italiane. Se appare evidente, dunque, l’importanza della digitalizzazione per uscire dalla crisi e costruire un business più resiliente, questo valore aggiunto non è percepito in tutti gli ambiti.

Al contrario, l’utilizzo di soluzioni digitali per la gestione delle spese e dei pagamenti dei dipendenti ha un impatto considerevole sulla sostenibilità economica del business. Digitalizzare le spese significa ottenere il controllo delle finanze aziendali, per monitorare le uscite in tempo reale, adottare processi decisionali basati sui dati e ridurre il rischio di frodi.

Con Soldo è possibile usufruire di carte di pagamento aziendali individuali, sia fisiche che virtuali e compatibili con i wallet digitali Google Pay e Apple Pay per i pagamenti contactless, con funzionalità e limiti di spesa personalizzati per ogni dipendente. In questo modo, ad esempio, è possibile definire se abilitare la carta al prelievo negli ATM, oppure l’area geografica o le categorie merceologiche in cui il dipendente può spendere.

Le carte Soldo semplificano la rendicontazione e i rimborsi delle spese: il dipendente, infatti, può scattare una foto della ricevuta con lo smartphone e inviarla tramite app alla piattaforma. Ciò facilita il lavoro dei reparti amministrativi, velocizza i rimborsi e le autorizzazioni delle spese in trasferta, con il pieno controllo dei fondi aziendali, grazie a un tracciamento in tempo reale tramite una dashboard semplice e intuitiva.

Risparmiare sul costo di rifornimento con carte carburante universali

Nonostante la ripresa delle trasferte aziendali, le imprese devono fare i conti con un aumento significativo dei costi, soprattutto per il caro carburante. Per capire l’impatto dell’incremento di benzina e diesel, basti pensare che le misure di aiuto a famiglie e imprese, intraprese dallo Stato italiano nel solo 2022, hanno previsto lo stanziamento di oltre 9 miliardi di euro, soltanto per alleggerire gli effetti dei rincari sui carburanti.

D’altronde, secondo i dati sull’andamento dei prezzi dei carburanti del Ministero della Transizione Ecologica, il costo del gasolio auto è quasi raddoppiato negli ultimi 20 anni, mentre il prezzo della benzina è salito di oltre l’80%. Un tale incremento ha avuto un impatto importante sui costi sostenuti dalle imprese per i viaggi di lavoro, una situazione aggravata dalla crescita elevata dell’inflazione nel post-Covid, con le proiezioni ISTAT che stimano un incremento del 12,6% per il 2022.

In questo contesto è fondamentale risparmiare sui costi del rifornimento, non solo utilizzando mezzi di trasporto più ecologici e convenienti, ma anche scegliendo con attenzione le stazioni di servizio più economiche dove fare rifornimento alle auto aziendali usate per la mobilità dei dipendenti e le trasferte di lavoro.

Con le carte carburante Soldo è possibile gestire in modo efficiente le spese per il rifornimento e di mobilità, grazie alla possibilità di usarle presso qualsiasi distributore. In questo modo è possibile preferire i punti più convenienti, facendo rifornimento alle pompe bianche per ridurre i costi aziendali legati agli spostamenti e ai viaggi di lavoro.

Inoltre, è possibile pagare in modo smart anche i costi accessori, come i pedaggi autostradali e i parcheggi, producendo report dettagliati e usando l’app mobile per registrare facilmente le ricevute.