Lettere commerciali in Word 2007

Come creare lettere professionali utilizzando stili e formattazione dell'editor di testo, trasformandole in modelli standard multiuso

Nel lavoro d’azienda, scrivere e inviare lettere commerciali è all’ordine del giorno. Contattare clienti, ordinare merce, inviare comunicati: sono compiti che richiedono la stesura di lettere. Utilizzando gli strumenti di Word 2007 possiamo crearne di personalizzate per la nostra azienda.

Inoltre, dopo averne creata una possiamo convertirla in un modello da usare ogni volta che è necessario, compilando di volta in volta solo alcune sezioni del modello base. Prendiamo in considerazione un esempio pratico.


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Immaginiamo di dover inviare una lettera a un nostro fornitore allo scopo di effettuare l’ordine di una serie di prodotti terminati in magazzino. Prima di scrivere la lettera, specifichiamo che tipo di informazioni vadano generalmente inserite: indirizzo destinatario; proprio indirizzo; data di composizione; oggetto; testo;firma del mittente.

Una volta stabilito il contenuto possiamo pensare all’aspetto estetico, fondamentale dal momento che costituisce una presentazione formale dell’azienda. Non possiamo scrivere una lettera disordinata o inadeguata. Per questa ragione ci affidiamo agli stili di Word per curare formattazione e impaginazione, ponendo attenzione a font, grandezza del carattere, spazi e disposizione degli oggetti nella pagina.

Testo della lettera

La prima cosa da fare è inserire il contenuto, quindi il testo che compone la lettera. Per il momento pensiamo solo ad inserirlo tralasciando la formattazione e la sua disposizione ordinata nella pagina. Limitiamoci a riempire il foglio.

Apriamo un nuovo documento in Word 2007. Digitiamo in ordine i seguenti elementi base: dati della nostra azienda (nome, indirizzo, numero di telefono ed eventuali altri dati che definiscono l’impresa come la partita IVA); dati del soggetto destinatario, che nel nostro esempio è un fornitore (nome e indirizzo); data in cui stiamo scrivendo; oggetto, che in questo caso potrebbe essere ordine merce; testo, che nel nostro esempio è la richiesta di espletamento di un ordine (specificando di quale tipo di prodotti necessitiamo, la quantità e stabiliamo i tempi di consegna); ruolo e nome del firmatario.

Alcuni suggerimenti: distanziamo i paragrafi tra loro lasciando qualche riga mentre tra una riga e l’altra dello stesso paragrafo non lasciamo troppo spazio: ogni volta che dobbiamo andare a capo, premiamo SHIFT+INVIO. Dopo aver inserito il testo, ricordiamo di salvare il file.