Creare un modello di documento per le scritture legali

di Corrado Del Buono

scritto il

Un tutorial per replicare su Word il modello per le scritture legali secondo le regole di impaginazione più consuete.

Fino a qualche anno fa, le scritture legali dovevano sottostare alle precise regole di impaginazione della carta “uso bollo”, mentre oggi è possibile utilizzare anche fogli formato A4 e una formattazione differente. Tuttavia è piuttosto consolidata la consuetudine di rispettare ancora quelle regole anche in assenza dell’obbligo (in special modo quelli redatti in studi notarili, studi di avvocati, cancellerie dei tribunali, etc.), vediamo dunque come replicare il modello classico con Word. Il modello proposto consente di elaborare, modificare e stampare correttamente una scrittura legale sia su carta uso bollo che su fogli formato A4 rispettando le regole di formattazione tipiche di tali documenti.

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Come costruire il modello proposto

Esaminiamo le regole e le procedure da utilizzare per creare un modello di documento “uso bollo”. Cominciamo con i margini del foglio; quello superiore deve essere di 2,7cm, quello inferiore di 1,17cm, quello sinistro di 2,8cm ed, infine, quello destro di 5,2cm (la maggiore ampiezza di quest’ultimo permette l’apposizione di marche e/o timbri dei vari uffici sul documento senza sovrapposizione sul contenuto dell’atto). Per assegnare tali margini è sufficiente utilizzare il comando “Imposta pagina” presente all’interno del menu FILE e modificare i valori predefiniti nei rispettivi campi della scheda Margini. Sempre in questa scheda è necessario impostare l’opzione “Pagine affiancate” in maniera tale che i margini laterali si alternino tra le facciate dispari e quelle pari (aprendo il foglio uso bollo, le pagine interne avranno i due margini esterni uguali).
Figura 1. Impostare la pagina
Impostare la pagina

Passiamo ora all’impostazione delle interlinee. Il foglio uso bollo è costituito da 25 righe (normalmente, l’imposta di bollo si applica su 100 righe e quindi una sola volta sul foglio uso bollo costituito da 4 facciate) dell’altezza di 28,35pt. Per assegnare tale valore è sufficiente utilizzare il comando “Paragrafo” disponibile all’interno del menu FORMATO e, nella scheda “Rientri e spaziatura” della finestra che appare a video (finestra Paragrafo, appunto), assegnare “Esatta” alla voce “Interlinea” e digitare 28,35pt nella casella “Valore”. Se si preferisce giustificare il contenuto dell’atto (non è una regola legale quanto piuttosto una regola estetica di impaginazione!), è possibile assegnare il valore “Giustificato” alla casella “Allineamento” presente nella parte alta della scheda.

Figura 2. Impostazioni sui paragrafi

Impostazioni sui paragrafi

Rimane un ultimo problema da risolvere: normalmente, per impostazione predefinita degli editor di testo, viene impedito che l’ultima riga di un paragrafo (“riga vedova”) venga scritta da sola all’inizio di un nuovo foglio oppure che la prima riga di un paragrafo (“riga orfana”) venga scritta da sola in fondo alla pagina. Poiché in una scrittura legale non devono essere lasciate righe vuote (la ragione risiede nel fatto che, in questo modo, si evita la possibilità di aggiungere successivamente nuovo contenuto al documento originario), è necessario disattivare tale impostazione predefinita in maniera tale che ogni pagina del documento sia realmente composta da 25 righe: per farlo, è sufficiente eliminare la spunta dall’opzione “Controlla righe isolate” presente nella scheda “Distribuzione testo” della finestra Paragrafo. Passiamo, infine, all’impostazione del carattere e della sua dimensione. I documenti legali tradizionali utilizzavano il carattere Courier New, 12pt (tipico delle vecchie e care macchine da scrivere!); oggi si utilizza normalmente il carattere Arial, 12pt (forse per scrivere più parole in una sola riga e risparmiare sul bollo!): utilizziamo il comando “Carattere” presente all’interno del menu FORMATO e assegniamo quest’ultima impostazione al documento intervenendo all’interno della scheda Tipo della finestra che appare a video. Il lettore attento si sarà accorto che tutti i comandi di formattazione della pagina, del paragrafo e del carattere sono stati eseguiti attraverso le rispettive finestre, anche quelli che potevano essere eseguiti attraverso la barra degli strumenti formattazione (tipo e dimensione del carattere, testo giustificato). Tale procedura consente di assegnare i valori di formattazione prima che il documento venga scritto e, pertanto, è consigliata soprattutto quando si intende creare un modello di documento “vuoto” e pronto per essere utilizzato. Non ci resta che fare quest’ultimo sforzo, ovvero quello di creare un “modello” di documento in maniera tale da non ripetere tutte le procedure sopra esposte ogni volta che intendiamo impaginare una scrittura legale.

Salvare il modello

Utilizziamo il comando “Salva con nome” del menu FILE e, dalla finestra omonima che appare a video, digitiamo “UsoBollo” nella casella “Nome file” e selezioniamo “Modello di documento” dall’elenco della casella “Tipo di file”; dopo quest’ultima selezione (verrà proposto il salvataggio nella cartella “Modelli” dove è presente anche il modello Normal, ovvero il “modello di riferimento” sul quale si basa il documento che viene aperto automaticamente da Word all’avvio dell’applicazione) confermiamo con il pulsante Salva.

Figura 3. Salvare il modello

Salvare il modello

Per creare un nuovo documento basato sul modello “UsoBollo” è sufficiente utilizzare il comando “Nuovo” del menu FILE (in questo caso non è possibile utilizzare il pulsante Nuovo della barra degli strumenti Standard in quanto quest’ultimo apre automaticamente un nuovo documento basato sul modello Normal), aprire la finestra Modelli (nelle versioni recenti di Microsoft Word tale finestra può essere aperta utilizzando il comando “In questo computer…” disponibile all’interno del menu Modelli del “Riquadro delle attività” che appare a video), selezionare l’icona UsoBOLLO e confermare con un clic sul pulsante OK.

Figura 4. Selezionare il modello

Selezionare il modello

In alternativa, il modello di documento può essere salvato in una destinazione differente dalla cartella Modelli proposta automaticamente da Microsoft Word ma, in questo caso, il file non viene visualizzato all’interno della finestra Modelli; per creare un nuovo documento che si basi sul modello salvato altrove (ad esempio in una cartella del desktop) è sufficiente aprire quest’ultimo con un doppio clic sull’icona: Word riconosce il file come modello (l’estensione del file è .dot e non .doc) e apre un nuovo documento basato su di esso. Un ultimo accorgimento prima di concludere; quando si crea un nuovo documento basato su di un modello personalizzato occorre fare attenzione a non cancellare tutto il contenuto editato (ad esempio, attraverso l’utilizzo del comando MODIFICA/Seleziona tutto); difatti, in una simile ipotesi, Word sostituisce la formattazione del paragrafo e del carattere con quella predefinita o impostata dall’utente come predefinita; le altre assegnazioni (quali ad esempio, i margini, l’orientamento della pagina, etc.) restano invece invariate.

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