Tratto dallo speciale:

Grafici aziendali con Access

di Gianluca Tinti

scritto il

Grafici Access, semplici o comparativi, per gestire al meglio il Magazzino o il Market aziendale, o per monitorare i diversi trend di business.

Quando parliamo di grafici aziendali, ci viene subito in mente Excel, indubbiamente il software più utilizzato in questo senso. Tuttavia, per riferirsi a un insieme consistente di informazioni, come ad esempio quelle di un database, Access è più adatto a sviluppare grafici che sintetizzino in maniera chiara il contenuto dei record. I grafici con Access possono aiutare a interpretare le migliaia di informazioni – nomi, indirizzi, spese, acquisti, ecc. – di un database aziendale per ricavarne ad esempio i trend di spesa nel corso dell’anno, i clienti più assidui o i fornitori più affidabili.

=> Grafici aziendali con Access

Fornitori – Prodotti

Creiamo un semplice Database Fornitori – Prodotti – di particolare utilità per chi opera nel settore Commercio, ma non solo – per realizzare un grafico con la gestione di un Market. In primo luogo, realizziamo le tre tabelle Fornitori, Prodotti e Forniture:

=> Scarica l’esempio

Successivamente, lavoreremo col questo primo file adattando il contenuto alle proprie esigenze, aggiungendo o modificando campi e record per poi procedere con le successive operazioni, per ottenere il prodotto finale:

=> Scarica l’esempio

Relazioni fra tabelle

Prima di operare all’interno di un archivio elettronico, è indispensabile stabilire il contenuto dei campi. Quando nel database ci sono più tabelle, tuttavia, può capitare che queste contengano campi uguali o medesime informazioni. Nel nostro caso, nella tabella Fornitori, il campo “COD FORNITORE” contiene gli stessi dati del campo “COD_FORNITORE” della tabella Prodotti, per cui diciamo che le due tabelle sono in relazione. Prima di procedere, occorre dichiarare quali sono i campi in relazione tra loro.

=> Maschere a schede con Access per archiviare dati

Attiviamo la barra “Strumenti database” e clicchiamo il pulsante RELAZIONI. Viene visualizzata la finestra RELAZIONI, nella quale attiviamo la barra “STRUTTURA”: clicchiamo il pulsante MOSTRA TABELLA. Comparirà la finestra “Mostra tabella” con l’elenco delle tabelle del Database: selezioniamo la tabella Fornitori e clicchiamo una sola volta il pulsante AGGIUNGI. Apparirà l’elenco campi corrispondente. Ripetiamo quest’ultima operazione anche con le voci Prodotti e Forniture, dopodiché chiudiamo MOSTRA TABELLA. La schermata apparirà come la seguente:

Ripetiamo la stessa operazione trascinando il campo “CODICE_PRODOTTO” della tabella Prodotti al campo “PRODOTTI” della tabella Forniture.

Come gestire un database clienti in Access per area

Al termine la schermata apparirà simile alla seguente:

Ora è possibile chiudere la finestra RELAZIONI, salvando eventualmente le modifiche.

Query di collegamento

Creiamo ora una Query in modo da poter collegare le tre tabelle create in precedenza e quindi estrapolare meglio i dati collegati. Apriamo il nostro database e facciamo click su “CREA” per portare in primo piano la barra degli strumenti omonima. Poi clicchiamo su CREAZIONE GUIDATA QUERY: nella prima finestra selezioneremo “Creazione guidata query semplice” e poi clicchiamo su OK.

=> Gestione entrate e uscite con Microsoft Access

Nella seconda finestra dal menù “Tabelle/query” selezioniamo “Tabella: Fornitori” dopodiché clicchiamo sul pulsante in modo da selezionare tutti i campi della tabella.

Nella stessa finestra, ripetiamo la procedura eseguita al punto precedente con la tabella “Prodotti” e la tabella “Forniture”. Al termine cliccare su AVANTI. Nella seconda finestra selezioniamo “Dettaglio” (mostra tutti i campi di tutti i record) e clicchiamo su AVANTI. Nella terza e ultima schermata scriviamo il nome da assegnare alla QUERY, ad esempio RAGGRUPPAMENTO, dopodiché clicchiamo su FINE.

Grafico costi

Terminate le fasi preliminari, proviamo a rappresentare sotto forma di grafico l ‘ ammontare delle spese per i prodotti importati in magazzino. Portiamo in primo piano la barra degli strumenti “Crea” e selezioniamo la query RAGGRUPPAMENTO. Poi clicchiamo sul pulsante GRAFICO PIVOT: apparirà la schermata GRAFICO vuota. Cliccando sul pulsante ELENCO CAMPI della barra “Progettazione”, dall’elenco campi selezioniamo “Fornitori. cognome” e “Prodotti. Nome_Prodotto” trascinandoli sul rettangolo “Campi Categoria” in basso al grafico.

=> Gestire la contabilità di magazzino con Excel

Nell ‘ elenco campi selezioniamo “Forniture. Costo” e trasciniamolo nello spazio compreso fra il rettangolo “Campi Filtro” e la Griglia del grafico.
Salviamo con nome, ad esempio “GRAFICO COSTI“.

Avremo così a disposizione i nomi dei prodotti accompagnati dal fornitore nell’asse orizzontale, e i corrispondenti costi indicati in euro nell’asse verticale.

Creazioni filtri e interrogazioni

Vediamo ora come circoscrivere la rappresentazione grafica a un determinato periodo oppure specifici prodotti o fornitori. Visualizziamo il grafico creato in precedenza e, nell’elenco campi, selezioniamo “Fornitura.Data_Fornitura“. Trasciniamo la selezione nel rettangolo “Campi Filtro” posto nella parte superiore del grafico.

Per filtrare i dati per periodo, clicchiamo sul simbolo + posto accanto alla voce “Fornitura.Data_Fornitura per mese” nell’elenco campi e selezioniamo “Anni“: trasciniamo la selezione nel rettangolo “Campi Filtro” posto nella parte superiore del grafico accanto a “Fornitura.Data_Fornitura”. Clicchiamo sul pulsante freccia ↓ di “Forniture.Data_Fornitura per mese”, togliendo poi la spunta da “2009” e cliccando su OK, così che il grafico si aggiorni conservando solo i riferimenti dell’anno 2008:

Possiamo affinare la ricerca scegliendo alcuni prodotti e confrontandone i valori di spesa. Mantenendo attivo il primo filtro temporale, clicchiamo sul pulsante freccia di “Prodotti.Nome_Prodotto” in basso al grafico: nel menù a tendina leviamo le spunte dei prodotti che non ci interessano e lasciamo quelle relative ai tre prodotti descritti nel punto precedente. Facciamo click su OK: il grafico si aggiorna con i dati da noi indicati.

Grafici multipli

Le interrogazioni ci consentono di visualizzare graficamente i singoli dati che ci interessano. In più è possibile confrontare gli stessi dati con parametri (ad esempio temporali) differenti. Come? Access ci consente di visualizzare contemporaneamente più grafici, evitando di creare continuamente interrogazioni. Per visualizzare, ad esempio, i grafici trimestrali delle spese 2009, copiamo la maschera “Raggruppamento” e, nella finestra “Incolla con nome”, digitiamo il nome della nuova maschera su cui creeremo i grafici multipli.

Noi abbiamo scelto “Raggruppamenti Multipli”: apriamola e attiviamo la barra degli strumenti “Progettazione”_ facciamo click sul pulsante FINESTRA DELLE PROPRIETA’ (in alternativa usare la combinazione ALT+INVIO ). Nella finestra attiviamo la scheda “Generale” e clicchiamo sui relativi pulsanti.

Chiudiamo la finestra delle Proprietà dove apaprirà in alto il rettangolo “Grafici Multipli”. Clicchiamo sul simbolo + accanto alla voce “Forniture.Data_Fornitura per mese” dell’elenco campi e, per espandere le sottovoci, selezioniamo dallo stesso elenco la voce “Trimestri“. A questo punto, trasciniamola all’interno del rettangolo “Grafici Multipli”.

Cliccare il pulsante freccia posto accanto alla voce “Trimestri” appena trascinata nel grafico, in modo da aprire il menù Filtro. Ora eliminiamo tutte le spunte tranne quella 2009 e digitiamo OK. I dati, ora filtrati, ci consentono di vedere solo i grafici dei vari trimestri del 2009.

Ovviamente è possibile aggiungere ulteriori filtri, per meglio analizzare la gestione del nostro Market: singoli fornitori, prodotti specifici, ecc.

I Video di PMI

PMI.it incontra Hevolus