Pianificare l’attività aziendale con Microsoft Outlook 2007

di Gianfranco Budano

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Gestire e ottimizzare l'attività produttiva, organizzare riunioni e fissare scadenze non soltanto attraverso il semplice utilizzo di fax e posta elettronica

Vivere alla giornata non è una buona idea quando si tratta di condurre un’attività imprenditoriale: bisogna saper guardare al futuro e soprattutto pianificare ogni attività con oculatezza, precisione e coordinamento; organizzare riunioni con il personale e meeting con i clienti, fissare scadenze per la consegna dei progetti e date per la consultazione dei team di lavoro è di estrema importanza per il conseguimento dell’obiettivo aziendale. Insomma, la scansione dell’attività produttiva non può più basarsi sull’invio di fax o semplici email, ma va “calendarizzata” e per ottimizzare anche questo task, bisogna utilizzare bene le moderne tecnologie informatiche.

Lo scheduling è una delle feature principali di Microsoft Outlook 2007, meglio noto come client di posta elettronica e spesso riduttivamente utilizzato solo per la ricezione e l’invio di posta elettronica. In realtà vedremo che le sue funzionalità vanno ben oltre questo compito, e se ben sfruttate agevolano il lavoro di programmazione degli eventi aziendali. Microsoft Outlook consente infatti di creare dei calendari e condividerli con le persone interessate agli eventi fissati, consentendo un enorme risparmio di tempo e permettendo una migliore comunicazione fra tutte le parti in gioco nell’attività dell’azienda.

Dopo aver configurato Microsoft Outlook per l’invio e la ricezione della posta elettronica attraverso il comodo wizard accessibile da Strumenti/Impostazioni account, procediamo con la creazione di un calendario vero e proprio: dalla colonna a sinistra, dobbiamo passare dalla visualizzazione Posta elettronica — impostazione di default — a quella Calendario, cliccando sull’omonimo tasto, come si può vedere nella figura.

Dalla visualizzazione Calendario possiamo scegliere di optare per un calendario giornaliero, settimanale o mensile; per brevità selezioniamo la visualizzazione settimanale cliccando su Settimana e optiamo per la settimana lavorativa, spuntando l’opzione Mostra settimana lavorativa, così da escludere il sabato e la domenica. Ecco come apparirà l’area di lavoro:

A questo punto dobbiamo riempire il calendario di eventi, riunioni e attività da ricordare a coloro i quali questo calendario è destinato. Cliccando sull’orario del giorno prescelto, si aprirà un’ulteriore finestra per l’accesso a diverse funzioni (come mostra la figura seguente).

Innanzitutto dovremo compilare i campi Oggetto e Luogo, quindi impostare l’ora di inizio e di fine della riunione o dell’evento. Abbiamo anche uno spazio dedicato al testo dell’invito, da sfruttare anche solo semplicemente per piccole note, come: “È gradito un abbigliamento formale”. Cliccando ora sul pulsante Invita partecipanti, si aprirà il campo in cui inserire gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari dell’invito, eventualmente attingendoli dalla Rubrica di Outlook tramite il pulsante A:. Possiamo anche assegnare un colore per ricordare l’importanza della convocazione, oppure indicare fin da subito se siamo disponibili o impossibilitati a partecipare all’evento, scegliendo lo status di Occupato o Fuori sede, ecc. Dopo questi settaggi, con il tasto Invia, viene mandata l’email e posizionato l’evento sul calendario.

Dopo aver collocato tutti gli eventi della settimana sul calendario non resta che condividerlo con le persone interessate alle attività segnalate. Nella colonna di sinistra (mostrata nella figura che segue), si noterà un elenco di azioni che è possibile compiere: Condivisione calendari, Cerca calendari in linea, Invia calendari tramite posta elettronica, Pubblica calendario personale…, Aggiungi nuovo gruppo.

Per completare questo elementare tutorial, rinviamo ad altra sede la spiegazione delle altre attività che è possibile compiere e scegliamo Invia calendario tramite posta elettronica accedendo così alla finestra di scelta del calendario e delle opzioni che lo riguardano.

Nel campo Intervallo di date, selezioniamo dal menu a cascata Intero calendario, giacché ne abbiamo creato uno settimanale e non mensile. Diversamente, avremmo potuto inviare solo un estratto del calendario, limitando la condivisione solo agli eventi odierni o di domani, dei prossimi 7 giorni, 30 giorni o di un determinato lasso di tempo.

Nel campo Dettaglio, scegliamo il tipo di visualizzazione che vogliamo venga inviata del calendario, nel nostro caso optiamo per Dettagli completi, se non vogliamo nascondere nessun dato a chi riceverà il calendario (come ad esempio, il grado di importanza che abbiamo attribuito all’evento tramite i colori di etichetta, la nostra disponibilità a parteciparvi ecc.).

Dal tasto Mostra del campo Avanzate, accediamo ad ulteriori settaggi; in particolare, non modifichiamo il Layout di posta elettronica settato di default su Pianificazione giornaliera, e clicchiamo su Ok. Verrà automaticamente generata l’email contenente l’elenco degli eventi schedulati; non resta dunque che inserire gli indirizzi di posta elettronica dei destinatari del calendario. È interessante notare che nel testo dell’email viene riportato il fuso orario di chi spedisce il messaggio, consentendo a chi riceve l’invito di valutare l’eventuale differenza d’orario per la partecipazione all’evento. Avendo scelto di inviare il massimo dettaglio del calendario, verrà anche indicato ai destinatari l’eventuale non partecipazione personale all’evento, perché ad esempio si è settata l’opzione Fuori sede o Occupato, ecc.

Con i calendari di Outlook si può fare molto altro, ma per le funzioni minime di organizzazione aziendale quanto descritto è già un notevole passo avanti rispetto alla tradizionale gestione di queste attività.