Porzioni di documento intercambiabili con le “parti rapide” di Word 2007

di Corrado Del Buono

scritto il

Una nuova modalità per creare modelli di documento che permettano l'inserimento rapido di parti di testo preconfezionate

In questo tutorial esaminiamo e utilizziamo in pratica una delle caratteristiche innvative di introdotte con Word 2007. Abbiamo la possibilità di gestire con facilità parti di documento preconfezionate “ad hoc”.

Dopo aver realizzato porzioni di documento, complete di testo ed eventuali immagini, tabelle o altri oggetti grafici, possiamo decidere di salvarle come “Parti rapide” e richiamarle all’interno del documento selezionandole da un apposito elenco.

In ambito aziendale è possibile, ad esempio, creare una serie di intestazioni alternative per i documenti ad uso interno (comunicazioni o circolari) o destinati a soggetti esterni (quali lettere commerciali o contratti), blocchi di lettere commerciali (ad esempio, frasi standard di intestazione/chiusura o frasi in lingua straniera), firme differenti (ad esempio, direttore generale, responsabile vendite, responsabile acquisti) ed ogni altro blocco di testo che è solitamente ripetuto in più documenti.

Per illustrare le procedure abbiamo a disposizione un modello di documento contenente due intestazioni aziendali da utilizzare in alternativa: una più semplice, costituita da solo testo per i documenti interni all’azienda e una più complessa, che contiene anche un logo al suo interno, da utilizzare per la corrispondenza con soggetti esterni.

Modello di documento con parti rapide
scarica l’esempio

Come utilizzare le Parti rapide del modello

Aprendo il file, creiamo innanzitutto un documento di Word basato sul modello; successivamente, per inserire una delle due intestazioni è sufficiente utilizzare il comando Parti rapide appartenente al gruppo Testo della scheda Inserisci e selezionare dall’elenco sottostante i blocchi di testo creati appositamente ovvero, IntestazioneEsterna o IntestazioneInterna.

Realizzare le Parti rapide

Per inserire le Parti rapide di Microsoft Word nel documento sono sufficienti tre passaggi:

  1. Creazione di un modello di documento
  2. Creazione dei blocchi di testo (intestazione)
  3. Salvataggio dei blocchi di testo come parti rapide di Office Word

Nel proseguio dell’articolo analizziamo queste fasi nel dettaglio.

Creazione di un modello di documento

Per evitare che i blocchi di testo creati vengano salvati nel modello “Normal” di Office Word 2007 è consigliato, almeno nella fase di sperimentazione delle procedure, utilizzare un nuovo modello di documento; diversamente, la creazione di un modello è indispensabile se si intende utilizzare il documento su PC differenti.

Per creare un nuovo modello utilizziamo il comando Nuovo disponibile nell’elenco del pulsante Office; dalla finestra Nuovo documento, selezioniamo la voce Modelli, e dalla successiva finestra Nuovo che appare a video selezioniamo l’icona Documento vuoto, spuntiamo Modello dalle opzioni Crea nuovo ed utilizziamo il pulsante OK.

Solitamente, quando si intende creare un modello di documento, si lavora inizialmente su di un nuovo documento e, solo alla fine, lo si salva come modello; questa procedura, però, non può essere utilizzata nel nostro caso in quanto per evitare di salvare i “blocchi di testo” nel modello predefinito di Office Word, è necessario avere un modello attivo differente da quello Normal a disposizione!

Sempre dall’elenco del pulsante Office, utilizziamo il comando Salva e salviamo il file, per comodità, sul desktop (nell’esempio è stato assegnato il nome EsempioPartiRapide); in alternativa, è possibile salvarlo all’interno della cartella Modelli proposta in automatico da Word (in quest’ultimo caso l’icona del file sarà visibile tra i modelli personalizzati).

Creazione di blocchi di testo

Dopo la creazione e il salvataggio del modello digitiamo all’interno del documento i blocchi di testo relativi alle due intestazioni e formattiamo adeguatamente il contenuto.

Relativamente agli strumenti di formattazione, Word 2007 offre la possibilità (con notevoli differenze rispetto alle versioni precedenti) di assegnare temi predefiniti, ovvero combinazioni di font e colori, al testo del documento. Ora, poiché è buona regola utilizzare una medesima intestazione per i documenti aziendali, occorre evitare che la futura assegnazione di un tema al documento vada a modificare i blocchi di testo creati. Per farlo è sufficiente assegnare un font diverso da quello predefinito (quest’ultimo presenta a lato del nome del carattere l’etichetta corpo o titolo), riassegnare la dimensione del font e scegliere un colore non appartenente al gruppo Colori tema.

Salvataggio dei blocchi di testo come Parti rapide

Per salvare i blocchi di testo come parti rapide, selezioniamo, una alla volta, le intestazioni (includendo, eventualmente, anche una o più interlinee “vuote” per evitare di dover premere il tasto Invio in fase di utilizzo del modello), utilizziamo il pulsante Parti rapide appartenente al gruppo Testo della scheda Inserisci, e selezioniamo la voce Salva selezione nella raccolta parti rapide.. disponibile nell’elenco.

Dalla finestra Crea nuovo blocco predefinito che appare a video si assegna il nome al blocco (nell’esempio sono stati utilizzati rispettivamente i nomi IntestazioneInterna e IntestazioneEsterna), si lascia Parti rapide dall’elenco Raccolta, si digita una breve descrizione (nell’esempio, è stato ripetuto grossomodo il nome del blocco) ed, infine, nell’elenco a discesa Salva in si seleziona la posizione del salvataggio (nell’esempio, è stato utilizzato il modello attivo EsempioPartiRapide).

Attraverso la finestra è possibile creare una nuova categoria (nell’esempio, è stata creata una nuova categoria chiamata IntestazioneAzienda) da utilizzare come contenitore per i blocchi di testo personalizzati; tale accorgimento può essere utile per organizzare adeguatamente i blocchi di testo aggiunti a quelli predefiniti .

Terminata la procedura possiamo cancellare le intestazioni dal documento e verificare la correttezza della procedura utilizzata inserendo in automatico una delle due intestazioni disponibili ora nell’elenco del comando Parti rapide.

Eliminazione o ridefinizione delle Parti rapide

Per completezza, osserviamo come eliminare delle parti rapide create in precedenza (la procedura può essere utile se si lavora sul modello Normal oppure se accidentalmente si è salvato il blocco di testo all’interno del modello predefinito). Il comando da utilizzare è Gestione blocchi predefiniti, presente sempre all’interno dell’elenco del pulsante Parti rapide disponibile nel gruppo Testo della scheda Inserisci. Dalla finestra omonima che appare a video è sufficiente individuare il blocco di testo che si intende rimuovere (ordinando, eventualmente, l’elenco dei blocchi di testo per Nome, per Raccolta o per Categoria!) ed utilizzare il pulsante Elimina.

Dall’elenco della finestra, si può facilmente notare che, oltre ai blocchi di testo appartenenti alla Raccolta Parti rapide, esistono in Word numerose altre raccolte che possono essere destinatarie di parti di testo personalizzate quali, ad esempio, Frontespizi, Tabelle, Intestazioni e piè di pagina, Sommari, Caselle di testi, etc. (per ognuna di queste raccolte esistono procedure specifiche che consentono la creazione e la gestione di contenuti ripetitivi).

Il pulsante Modifica proprietà, disponibile sempre all’interno della finestra Gestione blocchi predefiniti, consente di compiere alcune operazioni sui blocchi di testo quali, ad esempio, la modifica del nome o l’assegnazione di una categoria differente (la finestra Modifica blocco predefinito che appare a video, ha una struttura simile alla finestra Crea nuovo blocco predefinito, analizzata in precedenza); il pulsante Inserisci, infine, consente l’inserimento del blocco di testo selezionato all’interno del documento.

In alternativa alla eliminazione, può rendersi necessario solo apportare alcune modifiche ad un blocco di testo salvato come parte rapida; per farlo è sufficiente inserire la parte rapida nuovamente nel documento, apportare le modifiche desiderate, e salvare la selezione assegnando lo stesso nome e la stessa destinazione (a video apparirà una finestra che chiede se si intende ridefinire il blocco di testo esistente).

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