Impresa Free: ERP gratuito per Pmi

di Marco Mattioli

scritto il

Recensione e guida all'uso del software gestionale gratuito per artigiani e piccole aziende, dotato di tante e utili funzionalità per le Pmi.

Impresa Free è un software gestionale indirizzato a liberi professionisti o piccole imprese e rappresenta la versione gratuita di una più estesa linea commerciale. Non è prevista alcuna limitazione temporale e l’utilizzo è consentito ad un massimo di tre postazioni in rete locale.

Le sue specifiche sono comunque tali da favorire un approccio semplice e immediato a tipiche problematiche di realtà lavorative in genere. E ciò grazie anche all’interfaccia amichevole, la quale consente di svolgere le principali operazioni in modo intuitivo. Tra le caratteristiche di rilievo di Impresa Free si evidenziano:

  • Gestione di anagrafiche fornitori e clienti secondo un criterio differenziato, con un numero teoricamente illimitato di elementi;
  • Gestione di magazzino e inventario con la possibilità di mettere a punto sino a 5 listini di vendita, composti da prezzo di listino del produttore, prezzo di acquisto e diversi campi descrittivi per ciascun articolo;
  • Gestione dei documenti più significativi, come preventivi, ordini clienti/fornitori, fatture, documenti di trasporto, note di accredito, prima nota, scadenzario clienti/fornitori, carico e scarico magazzino;
  • Gestione di ricevute bancarie e RID, sia in formato cartaceo che telematico, in base alla normativa vigente e potendo inoltre contare sull’archivio aggiornabile di tutte le filiali bancarie nazionali (comprensivo di ABI e CAB).

Il software, compatibile con i sistemi operativi Microsoft Windows XP, Vista e 7, non richiede particolari risorse hardware per il suo utilizzo, rivelandosi pertanto indicato anche in sistemi non di ultima generazione.

Installazione

L’installazione viene portata a termine in pochi minuti mediante una comoda procedura guidata, la quale non richiede conoscenze specifiche in ambiti informatici.

All’avvio viene verificata la disponibilità di nuovi aggiornamenti, i quali sono scaricabili ed installabili automaticamente. La presenza di upgrade viene inoltre comunicata anche con un comodo pop-up, il quale oltre a fornire una breve descrizione sulle modifiche apportate indica che per eseguire il download occorre entrare nel menù “Utilità” e scegliere la voce “Aggiornamento Internet”.

Primo avvio

Alla prima apertura di Impresa Free viene richiesto l’inserimento dei dati inerenti l’attività svolta per procedere con la dovuta registrazione. È inoltre consigliabile procedere anche con l’impostazione di altri parametri prima di iniziare a lavorare. Fra questi vi è la personalizzazione delle intestazioni dei documenti con la voce omonima contenuta nel menù “Stampe”, la quale permette di modificare documenti di trasporto, fatture di vendita e documenti non fiscali.

Personalizzazioni

 

Interfaccia

L’interfaccia si presenta essenziale ed intuitiva per facilitare l’individuazione delle opzioni di maggior utilizzo.

L’area centrale assume inizialmente il compito di fornire notizie e informazioni proveniente dalla casa madre, anche attraverso un canale Twitter dedicato, utile oltretutto per inviare direttamente commenti, richieste o chiarimenti inerenti ad esempio l’uso del programma.

La parte sinistra dell’interfaccia è costituita da un menù verticale organizzato secondo cinque sezioni distinte, chiamate rispettivamente “Principale”, “Magazzino”, “Vendite e acquisti”, “Documenti fiscali” e “Utilità”.

Interfaccia

 

L’area principale include a sua volta i riferimenti ai moduli clienti, fornitori, tabelle e listini.
Le anagrafiche di clienti e fornitori sono utilizzabili mediante barre degli strumenti con icone dal chiaro significato, le quali permettono di muoversi facilmente tra i diversi record, generare duplicati, definire filtri personalizzati salvabili, passare ad una vista avanzata, stampare etichette e informazioni o contattare gli elementi selezionati via telefono, Skype e SMS.

Le informazioni

 

Sono inoltre previsti dei comandi rapidi per esportare i principali campi in Word o Excel, creare messaggi, attività, appuntamenti e note in Outlook e collegarsi al sito web di riferimento.

Le informazioni concernenti i contatti sono numerose e suddivise in pagine ricche di campi su dati principali, contabilità, zone, contatti e referenti specifici.

La sezione tabelle include tutte le tabelle del database organizzate in anagrafiche, listini, magazzino, documenti, offerte e varie.

L’applicativo consente di consultare listini realizzati da terzi mediante l’abbonamento a servizi di banche dati ed è anche possibile richiedere un accesso di prova. Questa versione ne rende disponibili alcuni in qualità di esempio ed è possibile aggiornarli con una comoda funzione integrata. Non manca inoltre la possibilità di impostare un insieme di sconti applicato dai fornitori in merito a ciascun listino, riuscendo anche a generare quelli riservati ai propri clienti per creare automaticamente i prezzi di vendita.

Modulo magazzino

Il modulo magazzino permette di gestire in maniera approfondita materiale, manodopera e servizi erogati ai clienti, prendendo in considerazione anche le attività di carico e scarico, la lista dei movimenti e l’inventario. Anche in questo caso si può effettuare la ricerca di un articolo attraverso un criterio incrementale, cioè con la selezione di una determinata colonna e la digitazione delle prime lettere della stringa da trovare. Il sistema ha quindi il compito di mostrare le voci le cui iniziali corrispondono a quanto inserito.

Schede

Anche la scheda di un articolo di magazzinoè composta da più pagine, ciascuna caratterizzata da un ampio set di informazioni. Queste riguardano gli aspetti più significativi utilizzati per descrivere un articolo, classificarlo per settore, famiglia o reparto, assegnare i pressi di listino, acquisto e vendita (per un massimo di cinque) e indicare quelli impegnati ed ordinati rispetto a clienti e fornitori.

La merce che entra ed esce dal magazzino con i documenti necessari è monitorabile con lo scopo di avere la giacenza costantemente aggiornata e generare al tempo stesso il relativo elenco dei movimenti, al quale sono applicabili filtri per concentrarsi solo su certi articoli.

Modulo vendite

Il modulo vendite e acquisti è stato ideato per la messa a punto di preventivi dettagliati e la gestione dei documenti concernenti gli ordini dei clienti e quelli ai fornitori. Il modulo documenti fiscali completa quello precedente, in quanto si occupa della gestione di fatture (anche accompagnatorie e proforma), documenti di trasporto, ricevute fiscali, note di accredito, note di addebito, scadenzario acquisti e prima nota. I documenti sono accomunati tra loro da una struttura basata su tre sezioni primarie:

  • Intestazione, con informazioni su numero, nominativo, data ed altro ancora;
  • Corpo, comprendente l’elenco degli articoli;
  • Totali, con la somma matematica dei costi di ogni singola riga, compreso quantità e sconti.

Utilità e configurazione

Nel modulo utilità spiccano le procedure di salvataggio/ripristino ed il pannello di configurazione delle opzioni generali. Per ridurre al minimo gli inconvenienti legati alla perdita di dati vi è l’opportunità di pianificare backup su qualsiasi periferica locale o di rete, potendo anche includere programma e documenti esterni.

Configurazione

La finestra di configurazione è organizzata in diverse pagine e fa intervenire su un ampio set di voci inerenti ad esempio set-up, listini, stampe, vendita al banco, registratori di cassa, etichette, costi non fatturabili, contabilità, pagamenti, menù ed archivi.

Offerte

Il programma è disponibile anche in altre due versioni commerciali rivolte ad utenti più esigenti.

Impresa Easy rende illimitato il numero di installazioni in rete locale e aggiunge tre mesi di assistenza telefonica su numero verde gratuito e la personalizzazione delle intestazioni dei documenti anche con loghi grafici.

Impresa Classic introduce rispetto alla precedente la gestione della vendita al dettaglio e all’ingrosso con supporto dei lettori di codici a barre, invio di stampe ed esportazioni in PDF, gestione provvigioni agenti e commesse in economia e da preventivo.

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