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WhatsApp batte le email sul lavoro: trend e rischio sanzioni

di Redazione PMI.it

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WhatsApp, Zoom e Teams sostituiscono le email nelle comunicazioni di lavoro quando si sta in smart working, mettendo però a rischio i dati aziendali.

Aumenta il numero dei lavoratori che utilizzano applicazioni di messaggistica istantanea per comunicare e condividere dati di business: WhatsApp sembra aver soppiantato la comunicazione via email nel 75% dei casi. Lo rivela il report di Veritas Technologies “Hidden Threat of Business Collaboration Report”, secondo cui il 71% dei dipendenti è solito usare WhatsApp e altri software di videoconferenza come Teams e Zoom per lo scambio di dati aziendali e informazioni riguardanti l’ambito di lavoro. Il boom dello smart working dovuto al Coronavirus e il ricorso a tablet e smartphone per lavorare con flessibilità anche da remoto, inevitabilmente hanno accentuto questa tendenza.

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In mancanza di policy concordate per la sicurezza aziendale, tuttavia, i rischi non mancano. Tra le informazioni scambiate, per esempio, figurano anche password aziendali, dettagli su carte di credito e informazioni bancarie, addirittura gli esiti dei test Covid-19 a cui si sono sottoposti i dipendenti. Il rischio principale è quello di utilizzare piattaforme non abbastanza sicure, né sono da sottovalutare i problemi che potrebbero scaturire con il management aziendale che non dovesse approvare in via formale l’utilizzo di queste applicazioni.

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Secondo il presidente di Federprivacy, Nicola Bernardi, si tratta di un fenomeno preoccupante che potrebbe aggravarsi ulteriormente, anche tenendo conto dell’avvio delle prime sanzioni stabilite per le violazioni collegate ad usi non conformi delle stesse applicazioni. Dall’inizio della pandemia l’autorità ha riscontrato un notevole aumento dell’uso di WhatsApp e delle varie piattaforme online per motivi di lavoro e nonostante gli investimenti delle aziende per mantenere un adeguato livello di conformità al GDPR:

in molti casi hanno perso il controllo dei propri dati personali a causa del fatto che molti dipendenti si sono abituati a ricorrere alla scorciatoia dell’app per trasmettere informazioni confidenziali, preferendo la comodità al rispetto delle policy aziendali.

La soluzione pratica è definire delle policy interne per l’utilizzo di tali piattaforme, così da standardizzarne l’utilizzo in azienda e soprattuto garantire la riservatezza dei dati scambiati. Anche per evitare sanzioni in caso di controlli.