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Fatture elettroniche: consultarle e scaricarle in pochi passi

di Redazione PMI.it

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Accesso in qualsiasi momento alle fatture elettroniche inviate o ricevute, un vantaggio concreto per le Partite IVA: procedure e soluzioni ad hoc.

Con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica obbligatoria, tutti i titolari di Partita IVA sono oggi tenuti ad emettere fatture esclusivamente in formato XML (eXtensible Markup Language), trasmetterle unicamente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), riceverle ed archiviarle a norma, secondo specifiche previsioni di legge. Il recente vincolo, infatti, prevede regole precise anche per la conservazione delle fatture digitali, con l’obiettivo – tra gli altri – di rendere più semplice e immediata la consultazione dei documenti fiscali, da esibire su richiesta delle autorità o per proprie necessità contabili e amministrative.

Se è vero che l’intero iter può rappresentare un percorso in salita per imprese e professionisti alle prese per la prima volta con il sistema informatico gestito dall’Agenzia delle Entrate, è anche vero che il supporto di partner qualificati può tradursi in una efficace scorciatoia volta a semplificare e automatizzare la maggior parte dei passaggi. Pensiamo all’Applicazione web realizzata da Aruba: si chiama Fatturazione Elettronica e garantisce la gestione a norma dell’intero iter di generazione, trasmissione, ricezione e conservazione dei documenti fiscali, senza tralasciare il fondamentale aspetto della loro consultazione.

Fatturazione Elettronica con la Web App di Aruba

La Web App Fatturazione Elettronica è, in parole semplici, uno strumento pratico e intuitivo per creare velocemente fatture verso Partite IVA (B2B), Pubbliche Amministrazioni (B2G) e consumatori finali (B2C), provvedendo a trasmetterle al SdI e a conservarle in linea con quanto previsto dalla normativa di riferimento. Il servizio offre in sintesi:

  • creazione guidata fatture;
  • caricamento file in XML;
  • inoltro fatture al SdI per consegna a PA e privati;
  • ricezione documenti elettronici;
  • conservazione a norma;
  • accesso storico fatture.

Attraverso la Web App è possibile accedere in qualsiasi momento allo storico di tutte le fatture, scaricare (download) i documenti fiscali inviati e ricevuti e interrogare il sistema generando report ad hoc, opportunità offerta da Aruba a tutti i professionisti e le PMI che aderiscono al servizio.

Servizi ulteriori

  • ricerca fatture inviate o ricevute tramite filtri (numero, nome, data…);
  • creazione duplicati fatture;
  • invio email copia fattura emessa;
  • estrazione documenti in PDF o XML già inviati al SdI, originando report excel e salvataggio in locale.

Come scaricare fatture inviate

La procedura da seguire per scaricare le fatture inviate al Sistema di Interscambio all’interno del pannello della Web App di Aruba, Fatturazione Elettronica, è veloce e intuitiva:

  • accesso al pannello;
  • selezione voce “Fatture inviate” da menu di sinistra;
  • in corrispondenza della fattura, scegliere “Download fattura” per scaricare una singola fattura,
  • per download multipli, inserire flag in corrispondenza dei file da scaricare e selezionare “Scarica file”.

Naturalmente, si possono scaricare anche i file PDF delle fatture inviate ma non ancora conservate.

Come scaricare fatture ricevute e report fatture

Il menu di sinistra “Fatture ricevute” della Web App Fatturazione Elettronica contiene tutti i documenti ricevuti dai fornitori, tra fatture, note di credito e parcelle. Per consultarli e scaricarli è necessario:

  • autenticarsi sul pannello;
  • selezionare la voce “Fatture ricevute” dal menu di sinistra;
  • scaricare un singolo documento nel formato desiderato o impostare i flag in corrispondenza dei file da scaricare, selezionando dal menu a tendina “Azioni” o “Scarica PDF” o “Scarica XML”.
  • Per salvare su locale un report excel delle fatture ricevute, scegliere “Estrai Report Excel” e cliccare su “Applica”.

Conservazione e-fatture: servizio Agenzia Entrate

Esclusivamente su richiesta, l’Agenzia delle Entrate offre ai contribuenti un servizio di consultazione e acquisizione dei documenti fiscali e dei loro duplicati elettronici. È possibile comunicare l’adesione al servizio dal 3 maggio 2019 e per i successivi 60 giorni, con procedura di attivazione attraverso il portale Fatture e Corrispettivi.

Senza specifica adesione i file saranno memorizzati temporaneamente e poi cancellati. Dal 2 luglio 2019, l’Agenzia delle Entrate cancellerà le fatture memorizzate nell’arco dei primi sei mesi di “vita” della fatturazione elettronica obbligatoria, mantenendo solo i dati necessari per eventuali accertamenti. Non solo: l’eventuale accesso allo storico delle fatture inviate prevede precisi limiti: i dati saranno accessibili solo da parte di chi, tra cedente/prestatore o cessionario/committente, ha effettuato l’adesione al servizio.

L’alternativa è quindi un servizio unico e completo come la Web App di Aruba, che permette con un unico strumento di compiere tutte le operazioni necessarie fruendo dei diversi servizi inclusi, compresa la consultazione permanente dello storico fatture.

Scopri tutte le caratteristiche del servizio Aruba visitando la sezione dedicata sul sito ufficiale.