Particolare impegno ha richiesto la conversione in formato standard di tutti i cataloghi precedenti, sia quelli cartacei sia quelli prodotti col vecchio sistema Unibiblio, in possesso delle numerose biblioteche presenti sul territorio catanese. Al fine di gestire al meglio tempi e risorse umane, sono stati digitalizzati a mezzo scanner i tradizionali cataloghi cartacei e sono stati poi interrogate, con le chiavi di ricerca ricavate, alcune base-dati già preesistenti.
In primo luogo l’OCLC (On Line Computer Library Center) ovvero il network bibliotecario più grande del mondo, con oltre 37.000 biblioteche partecipanti in 60 paesi diversi, e con più di 40 milioni di records bibliografici censiti. Oltre a questo, il progetto si è appoggiato anche ad altre fonti esterne come la BNI (Bibliografia Nazionale Italiana), la BNCF (Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze) e a diverse altre biblioteche europee. La medesima operazione è stata effettuata anche con le chiavi di ricerca ricavate dai dati già presenti nel vecchio sistema Unibiblio. Tramite un software di catalogazione, il Tinlib, si è poi provveduto ad esportare i dati scaturiti da questo doppio confronto nel formato prescelto, ovvero il MARC.
Dopo queste operazioni si è passati alla omogeneizzazione dei dati provenienti dalle diverse fonti tramite le regole di catalogazione di cui si è detto, e la loro archiviazione nel sistema Millennium, allo scopo di creare un catalogo unico (che in realtà tuttora consiste di un catalogo collettivo, somma dei singoli cataloghi delle varie biblioteche di Facoltà). Alla fine del caricamento dei dati, la quantità di records presenti ammontava a 663.998, ridotti a 600.000 dopo un ulteriore processo di bonifica da ridondanze e duplicati.
Naturalmente questo impegnativo progetto si è avvalso anche della consulenza di figure professionali esterne, nello specifico di una società di Firenze esperta nel trattamento dei dati bibliografici. Millennium, tuttavia, grazie alla sua struttura centralizzata, ha dimostrato una riduzione dei costi di gestione e manutenzione del sistema, consentendo così un processo di ammortamento delle spese nel tempo.
Completata la fase di caricamento della base-dati, tra il 2002 e il 2003 si è provveduto all’addestramento e alla formazione del personale delle biblioteche in merito ai differenti servizi forniti dal nuovo sistema. In quanto sistema integrato modulare, Millennium consente infatti una gestione completa del lavoro bibliotecario, vale a dire acquisizione di nuove opere, catalogazione, prestito interno ed esterno, prestito interbibliotecario, statistiche, e via dicendo.
