Il progetto AU.GU.STO. e la dematerializzazione dei documenti cartacei

di Maria Elisabetta Mansullo

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Eliminare i documenti cartacei per ottimizzare i processi burocratici ma anche per migliorare la fruizione della Gazzetta Ufficiale

AU.GU.STO. è l’acronimo di “AUtomazione della Gazzetta Ufficiale STOrica”. Si tratta di un progetto operativo dal 2006 e che ha un obiettivo ambizioso, ovvero il trasferimento in formato digitale dell’intera raccolta cartacea della Gazzetta Ufficiale del Regno d’Italia, dal 1860 al 1946, e della Repubblica italiana, dal 1946 al 1987.

Attualmente la consultazione on line della Gazzetta Ufficiale, il cui contenuto nel tempo è andato modificandosi, è consentita gratuitamente per gli ultimi 60 giorni attraverso il sito del Istituto Poligrafo dello Stato, mentre i numeri precedenti, fino al 1988, sono disponibili solo tramite servizi a pagamento. Le restanti annate sono, invece, consultabili solo in formato cartaceo presso le biblioteche e gli archivi storici di vari Organi dello Stato centrali e locali (Ministeri, Regioni, Province, Comuni, Università, ASL, Tribunali) e presso Enti pubblici e privati.

Grazie al progetto AU.GU.STO. si vogliono rendere, invece, disponibili in un unico sito web, il cui prototipo è stato presentato in occasione del FORUM PA 2006, i contenuti delle Gazzette Ufficiali di tutte le annate, permettendo anche di visualizzare le stesse tramite l’indice mensile per materia, di effettuare ricerche per parole chiave, ottenendo un elenco di Gazzette che soddisfano i criteri di ricerca adoperati. Le Gazzette così individuate, possono inoltre poter essere visualizzate in tutte le loro pagine, esportate, inviate per posta elettronica ed eventualmente anche stampate.

A fronte di un investimento tutto sommato modesto da parte del CNIPA e pari ad un milione di euro, i vantaggi economici ed organizzativi che mira a realizzare questo progetto sono notevoli ed indiscutibili. Per comprendere la portata epocale del cambiamento basta riflettere su alcuni dati forniti da Ridolfi, componente del CNIPA e presidente della Commissione Interministeriale sulla dematerializzazione, secondo il quale il progetto a regime permetterà il recupero di ben 25 mila mq, una superficie pari a 12 edifici di 5 piani, con un risparmio di circa un milione e mezzo di euro l’anno. Permetterà – sempre secondo le stime fornite da Ridolfi – inoltre una razionalizzazione delle risorse umane pari a non meno di 2 giorni/persona l’anno per la gestione del cartaceo, determinando così un ulteriore risparmio pari circa ad un milione e mezzo di euro l’anno.

Il tema della dematerializzazione rientra in quello più ampio e complesso della riorganizzazione ed ottimizzazione dei processi amministrativi, sia a livello centrale che territoriale, che da molti anni è considerata un punto qualificante dell’azione governativa. Proprio per questo, il progetto AU.GU.STO rappresenta uno dei primi concreti obiettivi raggiungibili, ad oggi solo in parte raggiunti, dall’interazione sempre più stretta tra nuove tecnologie e Pubblica Amministrazione.