Proprio dall’applicazione e dallo sviluppo delle nuove tecnologie dell’informazione e della comunicazione digitale, le Amministrazioni Pubbliche, spesso accusate di lentezza e scarsa organizzazione, possono trarre sensibili benefici in termini di risparmio ed efficacia. Tutto ciò senza dimenticare l’utilità che il comune cittadino, nonché i professionisti del settore, possono trarre, dalla disponibilità immediata, aggiornata e costante delle Gazzette Ufficiali della Repubblica. Un impulso decisivo alla realizzazione della tanto auspicata “scomparsa della carta” è venuto dal Codice dell’Amministrazione digitale, entrato in vigore il 1 gennaio 2006.
Come Ridolfi spiega in un articolo estratto dal Libro Bianco sulla dematerializzazione, gli obiettivi che quest’ultima persegue possono essere sinteticamente ricondotti a due. In primo luogo, il processo in questione intende eliminare progressivamente i documenti cartacei attualmente esistenti negli archivi, sostituendoli con supporti digitali opportuni; in secondo luogo, si vuole “approfittare” di questa innovazione tecnologica per individuare criteri in grado di evitare o, quanto meno, ridurre sensibilmente la quantità di documenti cartacei prodotti dalle Amministrazioni Pubbliche.
L’impulso più forte per l’avvio del processo di dematerializzazione è venuto dal Codice dell’Amministrazione Digitale, il quale per la prima volta ha definito “documenti originali on unici” quelli “per i quali è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”. Grazie a questa definizione, si è consentito il superamento di buona parte delle difficoltà che ostacolavano l’eliminazione della vecchia carta, ma altre sono rimaste. Difficoltà queste che nascono e si alimentano, ad esempio, dalla riflessione che l’operazione di trasferimento del contenuto di documenti cartacei su supporti digitali, non si traduce nella semplice memorizzazione dell’immagine scannerizzata, ma necessita, nella fase dell’archiviazione, dell’aggiunta di ulteriori informazioni utili ad una rielaborazione del documento mediante sempre un sistema informatico. In caso contrario, la dematerializzazione rischia di perdere di senso e di utilità, finendo col tradursi solo uno spreco di risorse.
Per quanto riguarda il secondo obiettivo perseguito dalla dematerializzazione, come suggerisce Ridolfi, è necessario evitare che la gestione della carta risenta oggi delle impostazioni del passato. Per questa ragione diventa fondamentale riorganizzare in modo adeguato ed efficiente i processi amministrativi, ricorrendo agli strumenti che le nuove tecnologie dell’informazione e della comunicazione offrono all’amministrazione pubblica. Uno di questi strumenti è senz’altro costituito dalla posta elettronica: che essa sia certificata o meno, può giuridicamente essere paragonabile rispettivamente alla posta raccomandata o a quella ordinaria.
