La riunione perfetta dura 30 minuti

di Teresa Barone

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Per organizzare una riunione di lavoro efficace e produttiva bastano 30 minuti: ecco come impiegarli al meglio.

Se è vero che le riunioni di lavoro spengono il cervello, è anche innegabile che incontri interminabili si rivelano quasi sempre del tutto improduttivi, soprattutto se una semplice email avrebbe potuto sintetizzare efficacemente le stesse informazioni senza inutili perdite di tempo.

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Ma quali sono le caratteristiche del meeting perfetto? Come organizzare una riunione efficace e in grado di raggiungere gli obiettivi prefissati?

La durata dell’incontro di lavoro non deve essere mai sottovalutata, soprattutto per garantire la piena elaborazione dei punti previsti ma anche una migliore comprensione di quanto esposto.

Secondo alcuni esperti 30 minuti sono più che sufficienti per rendere una riunione produttiva, mezzora di tempo che deve essere preceduta da una organizzazione dettagliata e dalla puntuale redazione dell’ordine del giorno, da inviare a tutti i partecipanti.

La riunione diventa indispensabile solo se gli obiettivi sono pochi e, soprattutto, comunicati a tutti in anticipo. Uno schema base contenente un elenco numerato di punti in programma è senza dubbio utile, così come limitare al massimo i convenevoli e i commenti fine a se stessi.

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C’è anche chi consiglia di abbandonare la consuetudine di organizzare il meeting intorno a un tavolo consentendo ai partecipanti di sedersi in comode poltrone, preferendo invece tenere la riunione stando in piedi: i benefici sono facilmente intuibili, infatti la carenza di confort dovrebbe spingere i singoli interlocutori a tagliare ancora di più i tempi, focalizzando l’attenzione sugli argomenti realmente pertinenti.

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