Le riunioni rappresentano spesso un appuntamento poco gradito per la maggior parte dei lavoratori, soprattutto se sono abituati ad assistere a meeting poco interessanti e improduttivi.
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Dietro riunioni poco costruttive si cela, spesso, il poco impegno del’organizzatore. Anche il leader più efficiente può promuovere incontri inefficaci se questi non sono gestiti, e soprattutto organizzati, seguendo poche e semplici regole basilari per garantire interesse, attenzione, coinvolgimento e partecipazione.
Avere uno scopo e un programma preciso: mai promuovere un meeting senza avere presente il suo obiettivo primario. A tal proposito, una riunione può servire per favorire lo scambio di idee, per programmare scadenze e strategie a breve termine, per fissare obiettivi a lungo termine che coinvolgono i vertici aziendali.
Rispettare il programma stabilito è altrettanto importante, soprattutto per consentire ai partecipanti di restare concentrati sui singoli argomenti affrontati ed evitare perdite di tempo.
Spetta al leader definire la modalità di gestione del meeting più adatta alle esigenze del gruppo: potrebbe essere preferibile identificare a priori una gerarchia rigida, affidando solo a una risorsa o gestendo in prima persona lo svolgimento della riunione, oppure permettere maggiore libertà per sfruttare la creatività individuale, senza porre regole ferree.
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Secondo questo principio si rivela determinante la stessa posizione occupata dal leader all’interno del gruppo e della sala che ospita l’incontro: da solo, isolato dagli altri, per definire il suo ruolo, oppure seduto in mezzo ai partecipanti per metterli a loro agio e creare un clima più disteso.
