Ogni progetto si divide in stadi e fasi, gli stadi sono i raggruppamenti delle diverse attività del progetto mentre le fasi sono i cicli di vita dello stesso. Ogni fase ha del pietre miliari, le milestone, che servono per fare il punto della situazione.
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Può trattarsi di riunioni di presentazione, firma di verbali di accettazione, telefonate per la conferma di un accordo, insomma tutto ciò che serve per approvare ciò che era stato descritto nel progetto iniziale e che definisce la direzione da prendere. Per i progetti particolarmente complessi risulta essenziale definire sia le fasi che le milestone, in modo da procedere in maniera ordinata e secondo le priorità.
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In particolare le milestone devono avere alcune caratteristiche. Devono essere specifiche, mai vaghe, ma ben descritte e determinate e devono presupporre azioni mirate. Misurabili e verificabili sia nei tempi che nei contenuti. Devono essere realmente raggiungibili, legate al concreto, in linea con il traguardo generale del progetto. Devono essere rilevanti al fine del raggiungimento dello scopo del progetto, quindi realmente utili.
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Le milestone, inoltre, devono essere caratterizzate da un set specifico di azioni in modo da poter essere assegnate ad un responsabile che ne curerà l’attuazione o ne verificherà il completamento. Infine devono essere progressive, sviluppate cioè secondo un percorso lineare, in modo da procedere sensatamente da una all’altra, escludendo la possibilità di dover tornare indietro generando così confusione.
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