A volte un tipo di comunicazione sbagliata può far andare a gambe all’aria un rapporto di business. Soprattutto quando è la parola scritta il mezzo scelto. Se infatti di persona è più facile capirsi ed entrano il gioco il tono della voce o il linguaggio del corpo, la parola scritta rischia di essere asettica.
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Per questo bisogna essere sicuri di saper gestire la comunicazione tramite e-mail nel modo giusto. Prima di tutto le risposte importanti vanno sempre ragionate. La tentazione è di rispondere subito, invece bisogna lasciarsi il tempo di pensare, per dare una risposta ragionata. Se è vero che non bisogna dimenticare la gentilezza e le forme di cortesia è anche vero che non bisogna girare troppo intorno agli argomenti, decidendo invece di focalizzarsi sul nocciolo della questione, la chiarezza, infatti, è essenziale.
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Come detto, bisogna dare risposte ragionate, ma non bisogna mai far passare più di 24 ore per rispondere. Se non si è in grado di dare una risposta entro questo lasso di tempo allora è bene comunque comunicare che si sta lavorando per fornire una risposta e che al più presto si verrà contattati. Mai lasciare nel dubbio se l’è-mail è stata ricevuta e letta.
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Se la risposta riguarda più argomenti bisogna dedicare ogni paragrafo ad una risposta, in modo da aiutare il lettore, e non si devono mai lasciare questioni in sospeso. Costringere gli altri a rifare le stesse domande è una cosa maleducata ed indisponente. Infine gli errori non dovrebbero mai essere ammessi, sembra strano ma nelle e-mail ancora oggi sono molto presenti errori di battitura o, ancora peggio, di ortografia. Per questo una seconda lettura è d’obbligo.
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