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Fatturazione elettronica: come soddisfare i requisiti

di Francesca Pietroforte

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Fatturazione elettronica: analisi delle nuove regole 2013 e dei criteri per soddisfare i requisiti richiesti per le diverse fasi del processo, dalla emissione alla conservazione e consultazione dei documenti.

La Legge di Stabilità 2013 (L. 24 dicembre 2012, n. 228, art. 1, co. da 324 a 335) recepisce la Direttiva 2010/45/UE sul sistema comune IVA, aprendo le porte alla fatturazione elettronica e regolando le fasi di emissione e conservazione dei documenti.

Con il nuovo strumento è possibile integrare le procedure commerciali di vendita di un prodotto o di fornitura di un servizio, automatizzando la contabilità. L’obiettivo è ottenere risparmio sui costi e maggiore efficienza, oltre a contrastare evasione fiscale e frodi IVA.

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Requisiti

La fattura elettronica si basa su requisiti di autenticità dell’origine, integrità del contenuto e leggibilità del documento, che devono essere garantiti dal momento dell’emissione fino a quando questa può essere distrutta.

Il primo – comprova dell’identità del fornitore, prestatore o emittente della fattura – può essere garantito dalla firma elettronica o dal riferimento cronologico sulla sua emissione, ad esempio con sistemi di trasmissione Edi (Electronic Data Interchange) per la condivisione di dati commerciali e amministrativi tra sistemi, o sistemi di controllo e gestione dati (con attestazione dell’amministrazione finanziaria o di un revisore che non abbia rapporti con l’azienda).

Il secondo sottende l’impossibilità di modifica del contenuto delle fatture da quando vengono emesse fino a quando vengono conservate.  L’ultimo richiede la consultazione del documento contabile in qualsiasi momento, indipendentemente dal formato.

=>Fatturazione e IVA: come applicare le nuove regole

Per verificare che la fattura soddisfi i requisiti richiesti, deve potersi effettuare l’incrocio e interoperabilità dei documenti giustificativi di supporto di ogni operazione effettuata.

In ogni caso è necessario che, anche nel caso di fattura elettronica, sia presente l’accettazione del destinatario, che può essere garantita anche solo dal pagamento.

È necessario conservare le fatture elettroniche in formato elettronico (come previsto dall’art. 21, co. 5, D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 recante il Codice dell’amministrazione digitale), mentre per quelle cartacee e per quelle create in formato elettronico è possibile optare tra i due formati.

I documenti devono essere custoditi per dieci anni dopo la registrazione, prolungabili in caso di accertamenti sul periodo d’imposta. Nel caso di fatture elettroniche, in ossequio al D.M. 23 gennaio 2004, è necessario che entro 15 giorni dall’emissione vengano apposte firma digitale e marca temporale.

Può anche essere identificato un luogo di conservazione fuori dall’Italia, ma deve esistere un accordo che disciplini l’assistenza reciproca. In ogni caso deve essere garantita la possibilità di accesso in caso di accertamento o indagine e i documenti devono poter essere stampati o trasferiti su altro supporto. L’accessibilità va garantita sia allo Stato membro dell’Unione su cui ha sede l’impresa, sia  quello al quale è dovuta l’imposta.