Fattura: guida completa in 6 passaggi

di Redazione PMI.it

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Fattura, elementi distintivi e guida completa al documento fiscale ai fini IVA: tipologie di fattura, compilazione, rettifiche e registrazione.

La fattura è il documento fiscale emesso da Partite IVA che comprova l’avvenuta cessione di beni o prestazione di servizi che rientrano nel campo di applicazione dell’imposta, e da cui scaturisce il diritto a ricevere il corrispettivo.

Vediamo come si cimpone e come si compila.

Quando si emette la fattura: prima o dopo il pagamento?

La fattura si considera emessa al momento in cui avviene la sua consegna, spedizione e corretta trasmissione per via elettronica. Viene rilasciata in due esemplari: l’originale al cliente, la copia conservata dall’emittente (per almeno 10 anni).

  • Cessione di beni: al momento della consegna. In caso di più consegne relative a componenti dello stesso bene si emette con riferimento all’ultima delle tranche. In caso di una partita di merci consegnata in più tranche, sebbene il contratto preveda una fornitura unica sono considerate effettuate le cessioni al momento di ogni singola consegna.
  • Prestazione di servizi: quando si ultima il servizio.

Quali sono i tipi di fattura?

  • Immediata: emessa contestualmente alla consegna del bene al compratore, funge anche da documento di trasporto (DDT). Il momento di emissione corrisponde alla consegna o spedizione (trasmissione a mezzo corrispondenza e sistemi simili o assimilati).
  • Anticipata: emessa prima della consegna/spedizione e del pagamento del corrispettivo (l’operazione si considera effettuata).
  • Differita: emessa dopo la consegna/spedizione ed il pagamento del corrispettivo.
  • Di rettifica: in riferimento a un credito invece di un debito e si chiamano note di credito. In generale, le fatture integrative di una fattura già emessa vengono denominate “note di variazione”.

Fattura semplificata: chi può emetterla

Per importi fino a 400 euro (imponibile più IVA) è prevista l’emissione delle cosiddette fatture semplificate (art. 21-bis del dpr 633/1972), nelle quali devono essere indicati soltanto alcuni elementi informativi.

Con la fattura semplificata basta indicare, per i dati del cessionario o committente, il solo codice fiscale / partita IVA oppure il numero identificativo attribuito all’operatore Ue dallo Stato comunitario (circ. 18/E/2014). L’oggetto dell’operazione può essere descritto in modo generico senza indicarne natura, quantità e qualità dei beni e servizi. L’ammontare del corrispettivo deve essere riferito al suo totale, non viene richiesta la distinta esposizione dell’imponibile e della relativa imposta.

Elementi e modello di fattura semplificata

La fattura semplificata deve almeno contenere i seguenti dati:

  • data di emissione e numero progressivo;
  • ragione o denominazione sociale, ditta, nome e cognome, residenza e/o domicilio del cedente-prestatore;
  • numero di partita IVA del cedente-prestatore;
  • ragione sociale, ditta, nome e cognome, residenza e/o domicilio del cessionario-committente;
  • indicazione dei servizi offerti o beni ceduti;
  • ammontare del totale e dell’imposta;
  • in caso di nota di addebito o accredito, riferimento a eventuale fattura rettificata.

Elementi essenziali della fattura: cosa non deve mai mancare?

  • Nome della ditta
  • denominazione o ragione sociale dell’emittente con nome del rappresentante fiscale
  • indirizzo della sede
  • numero di Partita IVA
  • estremi dell’intestatario della fattura
  • azienda/persona fisica che provvederà al pagamento entro i termini stabiliti
  • data, coincidente in assenza di altra specifica indicazione, con la consegna o spedizione
  • numerazione
  • quantità e breve descrizione del prodotto/servizio ceduto o prestazione effettuata
  • eventuali competenze e contributi di legge
  • base imponibile (importo al netto IVA)
  • importo IVA in base all’aliquota applicabile al bene o servizio (4% – 10% – 22%).

La fattura può avere anche forma di nota, conto, parcella e simili purché contenga gli elementi obbligatori richiesti dalla legge.

Come indicare gli importi in fattura

Al fine di evitare errori nella compilazione della fattura, è utile affidarsi ad un software di fatturazione, che in automatico calcola importi, arrotondamenti e IVA o utilizzare sistemi di trasmissione telematica. Nella fattura gli importi devono infatti essere arrotondati al centesimo di euro per eccesso se la frazione non è inferiore a 0,005, per difetto se inferiore a tale ammontare. I decimali vanno indicati anche quando sono pari a zero. L’imposta deve essere sempre indicata in euro, anche se gli altri importi sono indicati in diversa valuta.  Per le fatture di importo superiore a 77,47 euro si applica l’imposta di bollo da 2 euro.

IVA per cassa

Chi emette fattura deve pagare l’IVA sulle cessioni di beni e le prestazioni di servizi. Dal 2012 il regime di IVA per cassa consente a imprenditori o autonomi di posticiparne il versamento, dal momento di effettuazione dell’operazione a quello dell’incasso. Allo stesso modo, il diritto a detrarre l’IVA su beni e servizi acquistati matura al momento del pagamento dei corrispettivi ai fornitori.

Registrazione fattura: che data deve avere?

La fattura deve essere registrata entro il 15 del mese successivo a quello dell’operazione. La registrazione delle fatture di acquisto  entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA dell’anno dell’operazione. Ricapitolando:

  • Registrazione fattura immediata: entro 15 giorni dall’emissione.
  • Registrazione fattura differita: entro il termine di emissione e con riferimento al mese di consegna o spedizione dei beni, o entro il 15esimo giorno del mese successivo. La liquidazione va effettuata con riferimento al mese di consegna o spedizione della merce.

Per più fatture di importo unitario inferiore a 150 euro può essere registrato anche un solo documento riepilogativo mensile, entro 15 giorni dalla fine di ciascun mese solare.