Tratto dallo speciale:

Registrazione e invio fatture elettroniche: guida rapida e FAQ

di Noemi Ricci

scritto il

FAQ sulla fattura elettronica: termini di emissione, invio e trasmissione, regole di fattura immediata e differita, registrazioni per operazioni extra-UE.

In considerazione dei nuovi obblighi dal 1° luglio per i forfettari con ricavi o compensi superiori a 25mila euro, si moltiplicano i dubbi delle Partite IVA: entro quando deve essere registrata e inviata una fattura elettronica per farla rientrare correttamente nella contabilità? Cosa succede se non si rispettano i termini di emissione, invio e trasmissione della fattura immediata e differita? Come si registrano le fatture in casi particolari, ad esempio in caso di operazioni extra-UE?

Vediamo di dare una risposta alle domande più frequenti poste dai lettori alla redazione di PMI.it.

Data di emissione, invio e trasmissione fattura elettronica

Prima di entrare nel dettaglio delle domande in tema di registrazione e invio delle fatture vediamo di capire cosa si intende per emissione, invio e trasmissione delle fatture elettroniche. “La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente” (art. 21, comma 1 del D.p.r. n. 633/72).

Nel caso della fattura elettronica la data di emissione coincide con la data di trasmissione (o invio) della fattura elettronica al Sistema di Interscambio (SdI), che deve avvenire entro i 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione alla quale il documento stesso si riferisce (D.L. Crescita n. 34/2019).  Nel documento bisogna comunque indicare la data di esecuzione dell’operazione.

Le fatture immediate vengono solitamente emesse entro le 24 ore del giorno dell’operazione.

Quanto tempo per inviare fattura elettronica differita?

La fattura differita è una fattura emessa – ai sensi dell’art.21, comma 4 lett.a) del D.p.r. n.633/72 – in un momento successivo a quello della cessione dei beni o della prestazione dei servizi. La fattura elettronica differita deve essere emessa e registrata entro il 15 del mese del mese successivo e deve sempre essere accompagnata da idonea documentazione che permetta di identificare gli elementi fondamentali della fattura stessa, soprattutto qualora si opti per la fattura riepilogativa, contenete tutte le operazioni del mese solare precedente.

La “data documento” da indicare nella fattura elettronica differita deve corrispondere a quella di effettuazione dell’operazione (che può coincidere o meno con quella di emissione).

=> Fattura differita: come emetterla e in quali casi

Come registrare fatture extra UE con bolla doganale?

La bolla doganale, o bolletta doganale, è un documento, rilasciato dalla competente autorità, che fornisce una descrizione del genere e della quantità della merce introdotta, oltre a indicare l’onere doganale che deve essere corrisposto dall’importatore.

Nella bolla doganale trova rilievo il pagamento dell’IVA da parte dell’importatore, effettuato al momento dello sdoganamento in dogana (solitamente, l’IVA viene anticipata dallo spedizioniere che la addebita nella sua fattura del trasporto).

Tale bolla doganale deve essere registrata nel registro IVA acquisti e nel libro giornale.

La fattura dello spedizioniere conterrà il compenso del trasporto più l’IVA sul trasporto, l’IVA anticipata per conto del cliente importatore sull’acquisto, dazi e diritti doganali.

La fattura dello spedizioniere deve essere registrata nel registro IVA acquisti e nel libro giornale.

Come si registrano le fatture ricevute dalla Gran Bretagna?

I trasferimenti di beni da un Paese Extra-UE ad un Paese UE (importazioni) sono operazioni imponibili ai fini IVA.

Il professionista o l’impresa, soggetti passivi d’imposta, residenti in Italia, che ricevono una fattura da un fornitore extra UE – come è diventata la Gran Bretagna dopo il Brexit – devono effettuare la registrazione effettuando una procedura particolare per l’assolvimento dell’imposta IVA.

Questo perché il fornitore emette una fattura indicando solo l’imponibile, mentre il ricevente deve, se il fornitore è di un paese extra-UE, emettere un’autofattura elettronica con l’integrazione dell’imposta da versare all’Erario e registrare il documento negli acquisti e nelle vendite IVA. Per completezza ricordiamo che se il fornitore dei servizi appartiene ad un paese UE il richiedente deve integrare la fattura ricevuta con un’annotazione che dichiari l’imponibile, l’aliquota IVA, l’importo dell’IVA e il totale della fattura.

Quanto tempo ho per registrare una fattura elettronica passiva?

In generale, la registrazione delle fatture emesse nei registri IVA deve avvenire “nell’ordine della loro numerazione ed entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione ma con riferimento allo stesso mese di effettuazione” (art. 23 del D.p.r. 633/1972). Le fatture emesse concorrono infatti alla liquidazione dell’IVA del periodo in cui le relative operazioni sono state effettuate e l’imposta è diventata esigibile.

Le fatture passive sono tutte quelle fatture emesse dal fornitore nei confronti di un’azienda o di un professionista per l’acquisto di beni o servizi, generando così un debito. Torniamo alla nostra domanda: quanto tempo si ha per registrare le fatture di acquisto? La registrazione delle fatture di acquisto deve essere effettuata entro il termine ultimo di presentazione della dichiarazione IVA dell’anno in cui l’operazione è avvenuta.

Che differenza c’è tra fatture attive e passive?

Le fatture attive sono quelle emesse verso il cliente finale e che apportano un introito di natura economica. In pratica, per fatturazione elettronica attiva si intende l’emissione, la fatturazione elettronica passiva è l’attività di ricezione, verifica, archiviazione e conservazione delle fatture ricevute.

Entrambe le fatture elettroniche, passive e attive, devono essere correttamente conservate per almeno 10 anni, eventualmente utilizzando il tool messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate (consigliabile se il numero di fatture elettroniche passive da gestire annualmente è limitato).

Cosa succede se non si registra una fattura?

La normativa di riferimento per quanto riguarda la ritardata o omessa fatturazione delle operazioni rilevanti ai fini IVA è l’art. 6 del D.Lgs. n. 471/97, il quale ha stabilito una sanzione amministrativa che va dal 90% al 180% dell’imposta relativa all’imponibile non correttamente documentato o registrato nel corso dell’esercizio, in caso di sotto-fatturazione, omessa fatturazione o di indicazione in fattura di aliquota inferiore.

La sanzione è unica per l’omessa/irregolare fatturazione e successiva omessa/irregolare registrazione. Qualora la violazione non abbia inciso sulla corretta liquidazione dell’IVA la sanzione applicabile va da 250 a 2.000 euro.

Rispondendo all’interpello n. 528/E/2019, l’Agenzia delle Entrate ha confermato che per la tardiva trasmissione della fattura elettronica, si rende applicabile la sanzione da 250 a 2.000 euro qualora l’emissione avvenga entro il termine per la liquidazione periodica IVA di riferimento, rimandendo fermo il fatto che l’errore non deve aver inciso sulla liquidazione stessa (violazione formale ma che potrebbe rientrare nelle “inosservanze di formalità e di adempimenti suscettibili di ostacolare l’attività di controllo, anche solo in via potenziale”).

In caso di operazione con IVA non esposta (perché esenti IVA, oppure in reverse charge, etc.), la sanzione va dal 5% al 10% dei corrispettivi.