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La progettazione nell’era dello Smart Working: spazio al codesign

di Redazione PMI.it

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Introdurre lo Smart Working in azienda ricorrendo al co-design, all'utilizzo di strumenti digitali e di metodologie collaborative.

Mentre in Senato si discute sul riordino della disciplina in materia di lavoro agile e l’introduzione del diritto alla disconnessione per il benessere psico-fisico dei lavoratori e dei loro affetti, la proroga al 15 ottobre dello stato di emergenza conferma la situazione poco chiara circa lo Smart Working. Tra le misure, c’è la proroga della procedura semplificata per la sua richiesta senza il ricorso all’accordo tra lavoratore e datore di lavoro, come previsto per legge. 

Da una parte troviamo organizzazioni che attendono indicazioni dallo Stato mostrandosi poco reattive al cambiamento, incapaci di adattare le modalità di lavoro ai nuovi standard. Dall’altra tante che hanno accolto lo Smart Working con entusiasmo e ottimi risultati in termini di produttività e soddisfazione. La differente prospettiva è frutto di un approccio all’innovazione e alla sperimentazione che pochi hanno sempre chiaro.

Uno dei pilastri dell’innovazione è la progettazione partecipativa (o co-design). Un processo che coinvolge più persone nella raccolta di suggestioni e idee, nell’analisi del problema e nella definizione delle possibili soluzioni da applicare. Il codesign stimola la creatività di gruppo e spinge i partecipanti a dialogare insieme e in maniera collaborativa, allineando le idee verso un obiettivo comune e definire le azioni da intraprendere.

Il processo del co-design ha origine grazie anche alla diffusione del Design Thinking, tecnica iterativa che, ponendo al centro la persona, consente di analizzare differenti prospettive del problema e attivare la creatività e il problem solving. Le sessioni di codesign vengono abitualmente svolte in presenza con l’ausilio di lavagne, post-it, pennarelli e con il coinvolgimento di un facilitatore che guida la discussione e il confronto tra i partecipanti. Il lockdown ha, tuttavia, messo a dura prova le relazioni tra le persone e tutte le attività creative (brainstorming, riunioni, workshop, focus group) che abitualmente si svolgevano in presenza. Molti team si sono reinventati, altri hanno scoperto le piattaforme di collaboration, altri ancora hanno esplorato diverse modalità di lavoro utilizzando anche tecnologie immersive (realtà virtuale, realtà aumentata, realtà mista).

Lo Smart Working, seppur vissuto in maniera emergenziale e parziale, ha necessariamente rivisto modalità e approcci di lavoro, mostrando lacune del tradizionale paradigma di collaborazione in azienda basato su presenzialismo e controllo spinto. Inevitabilmente le attività creative sono state compromesse e la coprogettazione ha subito notevoli rallentamenti. I punti di forza dell’approccio, velocità e qualità, vengono penalizzati per il gap naturale generato dalla distanza, dalla conoscenza degli strumenti digitali e dalle capacità di comunicazione con il digitale.

Seedble, azienda che si occupa di corporate innovation e accelerazione di business ha lanciato l’iniziativa Exploring Smart Working, un portale dedicato allo Smart Working in cui è possibile consultare articoli e webinar, dialoghi con esperti per esplorare i molteplici aspetti legati al nuovo paradigma.

Oggi piattaforme di visual collaboration come Mural, Miro e Conceptboard aiutano a ridurre le complessità prima elencate. La condivisione di lavagne digitali, l’utilizzo di post-it, canvas e altri strumenti di collaborazione digitalizzati permettono di lavorare in team svincolandosi anche dai limiti del cartaceo. Difatti ogni documento creato è in formato elettronico: facile da condividere e rielaborare nel tempo. 

Il lockdown ha messo a dura prova la collaborazione in team, penalizzando gli aspetti sociali e le interazioni. Dinanzi a nuove sfide occorre reinventarsi ed esplorare nuove soluzioni. L’innovazione non si può fermare soprattutto quando abbiamo a disposizione piattaforme e tool che ci abilitano a lavorare da remoto garantendo continuità e produttività” – osserva Andrea Solimene, coFounder di Seedble, consulente d’innovazione ed esperto Smart Working – “Non dobbiamo però cadere nell’errore che tutto debba essere digitalizzato. La grande sfida è trovare il corretto equilibrio tra le attività che necessariamente devono essere svolte in ufficio e quelle che possiamo tranquillamente fare da casa. Cambiano i nostri approcci e metodi di collaborazione, come cambia anche il layout e la distribuzione degli spazi di lavoro. Progettare in maniera partecipativa prescinde da tempo e spazio grazie allo Smart Working. Bisogna fare un salto verso nuovi paradigmi senza la paura di abbandonare gli schemi tradizionali, oramai obsoleti e inadatti all’attuale contesto di lavoro.

Avvicinarsi a nuovi paradigmi del lavoro è un obiettivo sfidante che molte organizzazioni stanno affrontando in questo periodo. Traguardare la trasformazione digitale e garantire modalità di lavoro flessibili richiede competenze, strumenti e metodologie. Seedble ha realizzato un toolkit di canvas per facilitare la progettualità e l’implementazione dello Smart Working in azienda, facendo leva sul co-design e sull’utilizzo di strumenti digitali e metodologie collaborative.

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