Buone pratiche per la lavorazione di un file Excel

di Gianfranco Budano

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Vi succede di lavorare spesso per periodi di tempo prolungati sullo stesso file? Avete l’abitudine di riaprirlo più volte per continuare il lavoro, effettuare modifiche e salvare nuovamente per successivi utilizzi?

Bene, allora sarà il caso di porre in atto qualche piccolo accorgimento utile ad evitare di rifare completamente un lavoro che vi ha visti impegnati per ore, giorni o peggio.

Spesso può succedere di ricoprire dati esatti con valori sbagliati e di accorgersene solo dopo, magari dopo un nuovo salvataggio. Più semplicemente può succedere di ricredersi, di decidere di utilizzare le precedenti informazioni cancellate. Magari queste informazioni erano state anche preparate e formattate per bene.

Evitare queste piccole grandi tragedie è possibile, basta attenersi a due semplici consigli:

  1. Inserire nel nome del file un numero di revisione da aggiornare ad ogni variazione importante, qualcosa del tipo Nomefile (versione 1); salvando più revisioni e numerando le stesse in maniera sequenziale, vi consentirà, in caso di bisogno, di ritornare indietro nel tempo e recuperare informazioni ancora importanti.
  2. Inserire nelle intestazioni di piè pagina del foglio il nome del file e del foglio; come fare: dal Ribbon premere Office button | Stampa | Anteprima di Stampa, cliccare poi sul pulsante Imposta pagina e nella scheda Intestaz./Piè di pag. premere il pulsante Personalizza piè di pagina… quindi il pulsante Inserisci nome file e, a seguire, Inserisci nome foglio. Volendo sarebbe bene inserire anche Data e Ora. In questo modo, in caso di stampa del documento, potrete sempre risalire alla versione dello stesso e aiutarvi a capire di cosa si tratta.

Lavorando in azienda capita spesso di ritrovarsi per le mani documenti stampati senza riferimenti; in questi casi sarà buona abitudine aggiungere a margine di pagina anche il nome dell’autore e ogni riferimento che possa in seguito aiutarci a ricostruire la storia dello stesso.

Essere previdenti aiuta e spesso costa poco.