Creare e gestire file PDF con OpenOffice

di Corrado Del Buono

scritto il

Archiviare i documenti in formato PDF sfruttando le funzionalità native di OpenOffice

OpenOffice offre la possibilità di esportare i suoi file nel formato PDF (Portable Document Format). Tale formato, poiché consente di visualizzare e stampare il file su qualsiasi piattaforma (a condizione che si disponga di un software per la sua lettura quale, ad esempio, Acrobat Reader) mantenendo inalterato il suo contenuto e formattazione, è utilizzato soprattutto per la pubblicazione in Rete o per l’archiviazione di documenti.

Per creare un file in formato PDF si utilizza il comando “Esporta nel formato PDF…” disponibile all’interno del menu “File”, si assegna il nome al file e la collocazione fisica attraverso la finestra “Esporta” e, successivamente, si interviene all’interno della finestra “Opzioni PDF” che appare a video modificando o confermando le differenti opzioni.

Diversamente, il pulsante “Esporta direttamente come file PDF” disponibile sulla barra degli strumenti “Standard” crea un file in formato PDF assegnando ad esso le opzioni standard oppure le ultime opzioni assegnate attraverso la finestra Opzioni PDF.

Tale finestra è composta da quattro schede che contengono diverse opzioni: esaminiamo le più importanti.

La scheda “Generale” consente di scegliere l’intervallo di esportazione, la qualità delle eventuali immagini contenute nel documento, e la modalità di salvataggio dei tag e/o annotazioni presenti nel documento.

Figura 1. La scheda “Generale”

La scheda "Generale"

In particolare, per esportare soltanto alcune pagine del documento si utilizza il trattino (-) per indicare un intervallo di pagine adiacenti e il punto e virgola (;) per indicare pagine non adiacenti: ad esempio, se si intende esportare le prime dieci pagine del documento e la trentesima pagina si dovrà spuntare l’opzione Pagine ed indicare 1-10;30 nella casella posizionata alla destra dell’area Intervallo.

Se si intende esportare in PDF soltanto una porzione del documento è sufficiente selezionare quest’ultima prima di avviare la procedura e spuntare l’opzione Selezione; da notare che quest’ultima opzione si utilizza solitamente con gli applicativi CALC e IMPRESS e consente di salvare in formato PDF, rispettivamente, soltanto il foglio di calcolo o la diapositiva corrente.

L’opzione “Esporta annotazioni” presente nell’area Generale della scheda, consente di visualizzare anche all’interno del file in PDF eventuali note assegnate nel file di origine (solitamente le note si utilizzano per illustrare il contenuto di una cella di CALC ma è possibile assegnare queste ultime anche a parti di testo).

Le opzioni presenti nella scheda “Visualizzazione iniziale” consentono di impostare la modalità di visualizzazione iniziale del file all’interno del software utilizzato per la sua lettura (Acrobat Reader, ad esempio). Tali impostazioni (Riquadri, Ingrandimento, Layout di pagina) possono essere successivamente modificate dall’utente attraverso i comandi del software di lettura.

Figura 2. La scheda "Visualizzazione iniziale"

La scheda "Visualizzazione iniziale"

In particolare, l’opzione “Segnalibri e pagina” consente di visualizzare a lato del documento un indice dei contenuti ed è normalmente utilizzata quando si trasforma in PDF un documento di testo composto da diverse pagine: in questo modo il lettore ha la possibilità di orientarsi sui contenuti del documento e di navigare con maggiore facilità al suo interno (ogni segnalibro crea un collegamento ipertestuale con parti del documento). Per creare un file in PDF che evidenzi i segnalibri è necessario formattare il documento utilizzando gli elementi della casella stile (Titolo 1, Titolo2, ….); senza tale procedura, che tra l’altro consente anche la creazione di indici in automatico, il riquadro dei segnalibri sarà privo di contenuti.

Le opzioni presenti all’interno della scheda “Interfaccia utente” modificano le impostazioni del software di lettura e non possono essere modificate dall’utente.

Figura 3. La scheda "Interfaccia utente"

La scheda "Interfaccia utente"

Più in particolare, è possibile personalizzare la visualizzazione della finestra e nascondere la barra dei menu e degli strumenti (barra dei simboli). Generalmente tali impostazioni vengono modificate raramente e solo per certe tipologie di documenti: ad esempio, se si desidera salvare in PDF una presentazione realizzata con IMPRESS, potrebbe essere utile nascondere le barre dei menu e degli strumenti e assegnare una visualizzazione a schermo intero.

Le opzioni della scheda “Sicurezza” consentono di proteggere il file in formato PDF attraverso l’inserimento di due differenti password.

Figura 4. La scheda "Sicurezza"

La scheda "Sicurezza"

La password di apertura consente la lettura del documento solo agli utenti che conoscono la password; per assegnare una password di apertura è sufficiente spuntare l’opzione “Codifica documento PDF”, fare clic sul pulsante “Imposta password di apertura…” e digitare la password nella successiva finestra di dialogo che appare a video.

La stessa procedura si utilizza per assegnare una “password di autorizzazione”: dopo l’impostazione di quest’ultima è possibile selezionare le opzioni presenti nell’area Stampa e Modifiche. Attraverso queste opzioni è possibile, ad esempio, evitare che l’utente apporti modifiche al file o utilizzi la procedura copia-incolla o addirittura che stampi il documento senza aver digitato la password.