Stampare a distanza con PrinterShare

di Caterina Martino

scritto il

Software gratuito per stampare documenti a distanza, condividere via Web la stampante e trasformarla in fax

PrinterShare è un software gratuito che consente di effettuare la stampa di un documento da qualsiasi PC ovunque ci si trovi. Utile per inviare file alla nostra stampante quando siamo fisicamente distanti, o alla stampante condivisa di un altro utente, previa installazione del software du entrambi i computer (di che invia il file e di che lo riceve). Può essere sfruttato anche come servizio fax.

Il procedimento è semplice: il mittente stampa il file utilizzando una sorta di stampante virtuale che il software crea nel PC ma in realtà il file è inviato ad un altro utente che lo riceve e può decidere se accettare o meno la stampa del documento; il file è ricevuto in un formato già pronto per la stampa ed è possibile proteggerlo scegliendo un tipo di invio crittografato. Prima dell’utilizzo, dunque, è bene decidere come e con chi condividere la nostra stampante (colleghi, partner…) per non trascurare il fattore sicurezza.

In questo tutorial presentiamo la versione base di PrinterShare 2.3.4, che presenta alcune limitazioni: se da un lato è completamente gratuita e richiede come unico vincolo la creazione di un account (senza il quale non potrebbe funzionare la condivisione online), dall ‘ altro consente di inviare in stampa solo 20 pagine e di riceverne altrettante. Per un uso aziendale, sarebbe meglio pensare a un account a pagamento (“Economy” o “Premium”) o a quella per telefonia mobile. L’account creato per la versione base è automaticamente cancellato dopo tre mesi di inutilizzo.

Download e installazione

Dal sito ufficiale scarichiamo il solito dalla homepage, da menu principale o pulsante con logo Windows nel riquadro Get PrinterShare.

Nella pagina del download scegliamo la versione adatta al nostro sistema operativo: a 32 bit (funzionante per Windows 7, Vista e XP) o a 64 bit (per Windows 7 e Vista). Facciamo clic su uno dei due link e salviamo nel nostro PC il file eseguibile.

Durante la procedura di installazione(in lingua inglese), accettiamo i termini della licenza d’uso (I accept the terms in the License Agreement). Nella schermata successiva scegliamo le funzioni da installare: delle tre opzioni scegliamo la seconda, Virtual printer.

Nell’ultimo passaggio avviamo l’installazione facendo clic su “Install”. Al termine appare un’altra procedura guidata relativa a Bonjour, servizio Apple per rilevare in automatico computer o altri dispositivi.

Primo avvio e configurazione

Avviamo PrinterShare utilizzando la cartella presente nell’elenco del menu Start. Facciamo clic sulla voce PrinterShare Console per aprire la finestra principale del programma. Vediamo come si compone la finestra principale con la quale interagire.

In alto troviamo il menu strumenti. Ogni menu raggruppa una serie di funzioni. La finestra appare divisa in due riquadri principali. La parte superiore è relativa alle stampanti locali, ovvero quelle che utilizziamo e sono installate nel nostro PC. Mentre la parte sottostante è relativa alle stampanti condivise da utenti sul web. Impostiamo alcune opzioni. Facciamo clic sul menu File. Nell ‘ elenco possiamo scegliere il comando Lingua o il comando Verifica aggiornamenti per aggiornare la versione del programma.

Nell’elenco del menu File facciamo clic su Configurazione: si apre la finestra di dialogo Opzioni, da cui decidere se avviare il programma con Windows, abilitare o meno le notifiche, attivare il controllo automatico degli aggiornamenti, gestire le stampanti remote.

Le nostre stampanti

Al primo utilizzo PrinterShare funziona solo in locale, quindi nell’ambiente del nostro computer. Infatti, le uniche stampanti disponibili sono elencate nel primo riquadro. Visualizziamo tutte le stampanti installate o riconosciute dal nostro PC.

Gestire le stampanti nell’elenco è semplice. Selezioniamone una e facciamo clic sul pulsante Proprietà, posto in basso o all’interno del menu Stampanti. Così possiamo visualizzare le caratteristiche della stampante scelta, ma possiamo anche modificarle.

Nella scheda Condivisione possiamo attribuire alla stampante un nome che sarà visualizzato quando la stampante è condivisa. Nella scheda Carte decidiamo il tipo di formato dei fogli che la stampante può supportare. Per confermare eventuali cambiamenti nelle opzioni della stampante, facciamo clic su OK prima di chiudere la finestra di dialogo.

Non ha alcun senso lasciare il funzionamento del software in locale. Vediamo, dunque, come utilizzare correttamente PrinterShare.

Account nella rete PrinterShare

Per accedere alla condivisione Web dobbiamo effettuare una sorta di registrazione. Nella finestra di dialogo principale del programma, facciamo clic sul menu Utente e poi sulla voce Log in. Nella piccola finestra denominata Autenticarsi con PrinterShare, facciamo clic sul comando Crea nuovo account.

Nella finestra Creare nuovo account di PrinterShare, inseriamo password e nostro indirizzo email. Il nostro nome utente sarà automaticamente generato dal software e lo riceveremo tramite email o possiamo anche leggerlo nella parte superiore della finestra di dialogo del programma. Il nome utente che ci viene assegnato è una cifra numerica. Un consiglio: conserviamo le credenziali per evitare di dimenticarle. Per completare facciamo clic su OK.

Il servizio online è ora attivo. Possiamo modificare le informazioni relative al nostro account quando vogliamo utilizzando il comando Profilo del menu Utente.

Ricerca delle stampanti

Nel riquadro in basso denominato Stampanti remote non visualizziamo alcuna stampante disponibile. Facciamo clic, quindi, sul comando Trova stampante.

Nella finestra di dialogo Printer Anywhere: Ricerca stampanti, visualizziamo un elenco vuoto. Abbiamo diverse possibilità di ricerca. Possiamo semplicemente fare clic sul comando Trova ed avere come risultato una serie di stampanti per lo più non connesse al servizio; possiamo attivare la voce Solo stampanti in linea e premere il pulsante Trova (avremo come risultato una lista con stampanti connesse); oppure possiamo digitare nell’apposito campo il nome di una specifica stampante, il nome di una nazione o una qualsiasi altra parola chiave e usare il tasto Trova per avviare la ricerca (utilizzando anche eventualmente la funzione Solo stampanti in linea).

La ricerca non deve essere mai effettuata a caso perché rischieremmo di inviare i nostri documenti in altri luoghi o a persone sconosciute. Dobbiamo, dunque, ricercare la stampante che ci può davvero essere utile. Quando effettuiamo una ricerca, abbiamo la possibilità di verificare quale sia la stampante giusta grazie alle informazioni che visualizziamo su di essa: numero identificativo del proprietario, località, nazione e nome della stampante.

Dopo aver individuato quella esatta, selezioniamola e facciamo clic su OK. Vedremo che ora la stampante selezionata compare nell ‘ elenco delle stampanti in remoto.

Utilizzo del software

Proviamo il funzionamento di PrinterShare dopo aver creato il nostro account e aver verificato che il software è installato anche sul PC di destinazione. Apriamo un qualsiasi file e seguiamo la procedura standard di stampa. In questo caso utilizziamo un file in Blocco note. Nella finestra di dialogo, oltre alle solite stampanti riconosciute dal nostro PC, vediamo anche PrinterShare come ulteriore stampante.

La funzione di stampa viene eseguita come sempre, solo che in questo caso ci si sta riferendo ad una stampante virtuale, per cui il file è inviato tramite internet ad un altro PC. Il documento non arriva direttamente alla stampante indicata, ma viene prima vagliato dall’utente che lo riceve.

Dopo aver selezionato PrinterShare tra le stampanti e aver avviato la stampa con l’apposito tasto, si apre la finestra di dialogo Invio documento. Nelle due schede disponibili (Destinazione e Impostazioni) indichiamo la stampante, il metodo di trasferimento del file e impostiamo o meno la crittografia.

Il file da stampare è ricevuto sotto forma di nuovo lavoro, per cui la scelta di procedere con la stampa è ozpionale.

Condivisione stampanti e permessi

Possiamo condividere la nostra stampante nella rete di PrinterShare per renderla disponibile ad altri utenti oppure a noi stessi quando siamo distanti fisicamente da essa: nella finestra di dialogo principale del programma, selezioniamo una delle stampanti elencate in Stampanti locali e facciamo clic sul comando Condivisione. Possiamo sempre tornare dietro con il tasto Non condividere.

Per ogni stampante condivisa è possibile decidere di renderla invisibile tra i risultati delle ricerche altrui nella rete di PrinterShare. Selezioniamo la stampante e facciamo clic su Proprietà e nella scheda Condivisione attiviamo la voce Nascondere la stampante dai risultati della ricerca. In questo modo, la nostra stampante potrà essere visualizzata e individuata solo se si effettua una ricerca con il nostro ID Utente (che dobbiamo aver opportunamente comunicato agli interessati).

Quando siamo online la nostra stampante condivisa appare come connessa nei risultati della ricerca e quando offline risulta disconnessa, tuttavia non bisogna necessariamente essere online per usare il servizio, perché i file sono messi in coda e saranno ricevuti al momento dell’accesso.

Altra importante impostazione: facciamo clic sul menu Stampante e nell’elenco scegliamo la voce Automation. È qui che possiamo decidere il modo in cui devono essere gestiti i documenti provenienti dagli utenti. Possiamo stabilire per qualsiasi utente o per un utente in particolare se far richiedere l’autorizzazione alla stampa (Autorizzazione richiesta), se rendere la stampa libera (Non necessita autorizzazione) o se bloccare l’utente (Bloccato). Possiamo aggiungere nuovi utenti in questa lista di permessi utilizzando l’icona a forma di + in basso a sinistra nella finestra.

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