Relazione aziendale con la funzione Struttura di Word 2007

di Gianni Nigro

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Come creare e gestire una relazione aziendale composta da più file utilizzando la funzione Struttura di Microsoft Word

La funzionalità “Struttura” in Microsoft Word 2007 permette di gestire, da un unico documento principale Master, un insieme di documenti secondari. Un metodo per stendere, ad esempio, anche la Relazione aziendale.

I diversi file prodotti – che potranno rappresentare ciascuno un capitolo – nella Struttura vengono definiti documenti secondari e saranno connessi al Master sotto forma di collegamento ipertestuale.

Tali collegamenti, che automaticamente riportano il titolo di ogni file, possono essere espansi così da visualizzare direttamente nel documento Master una parte o tutto il testo del documento secondario. In questo modo si controlla direttamente l’intera relazione, con una gestione centrale di tutti gli elementi di formato da un unico file.


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La relazione aziendale

Supponiamo di dover comporre una relazione aziendale articolata in numerosi argomenti, e soprattutto che scaturisca dal contributo di differenti membri del gruppo di lavoro, ciascuno dei quali stilerà un proprio documento dedicato all’argomento assegnato. I vari documenti confluiranno sul computer del responsabile del team, che creerà un documento Master per gestire la Struttura.

I passi fondamentali per la creazione di una Struttura Word sono dunque i seguenti:

  1. creare una Cartella (o Directory) che conterrà il documento Master e tutti i documenti secondari: è fondamentale che questi ultimi, una volta inseriti nella Struttura, non vengano spostati di Cartella, altrimenti il documento Master non sarà più in grado di rintracciarli);
  2. creare un normale file Word, che poi diventerà il documento Master;
  3. creare i documenti secondari dal documento Master o come file del tutto indipendente, anche proveniente da altro computer e poi inserito nella Cartella contenente il documento Master, per poi essere inglobato nella relativa Struttura.

Trasformare un documento in Master

Un documento di tipo Master è un normale documento Word all’interno del quale viene aperta la Struttura. Dopo aver creato la Cartella e, al suo interno, un documento Word che possiamo chiamare ad esempio “Documento Master”, apriamo il file per impostare la Struttura:

Barra multifunzione > scheda Visualizza > gruppo Visualizzazioni documento > clic sul pulsante Struttura.

L’area di lavoro della finestra di Word si allarga a tutto campo. All’estremità sinistra in alto dell’area di lavoro appare una piccola icona e la Barra multifunzione mostra una nuova scheda contestuale, la scheda Struttura, con nuovi gruppi e funzionalità.

La scheda contiene i pulsanti per la creazione vera e propria della Struttura. Nel gruppo Master, cliccando sul pulsante Mostra documento, si visualizzeranno nuovi pulsanti, non tutti al momento attivi.

Con il pulsante Crea è possibile generare nuovi documenti secondari (da nominare volta per volta, es.: Introduzione, Capitolo I, ecc.), mentre con il pulsante Inserisci si integrano eventuali documenti esterni nella Struttura.

Dopo aver creato un nuovo documento secondario, basterò cliccare su Salva per inserirlo nella cartella “Relazione aziendale 49”, con il nome da noi assegnato (es: Introduzione.docx).

Una volta chiuso il documento secondario può essere aperto direttamente con doppio clic sulla relativa icona o dal Documento Master. Una volta riaperto, l’aspetto della sua aerea di lavoro apparirà decisamente diversa: non vi è più la stringa di testo per l’inserimento del titolo ma un collegamento ipertestuale.

Per impostazione predefinita, il collegamento contestuale funziona con Ctrl + clic ma si può modificare tale configurazione nel seguente modo: Menu Office > Opzioni di Word (nella barra in fondo alla finestra del Menu) > nella colonna di sinistra scegliamo Impostazioni avanzate, mentre nel frame di destra, Opzioni di modifica, togliamo il segno di spunta dalla casella di controllo Usa CTRL + clic per visitare il collegamento ipertestuale.

Adesso basterà un clic sul collegamento ipertestuale, per accedere direttamente all’interno del file Introduzione.docx. Qui è possibile iniziare a scrivere del testo.

Lo stesso documento è visibile anche dall’interno del documento Master: nella scheda Struttura, all’interno del gruppo Documento master, è ben visibile il pulsante Espandi documenti secondari.

Un clic su tale pulsante espanderà il collegamento ipertestuale e renderà visibile (e modificabile!) il testo che è presente nel file del documento secondario relativo.

Inserire documenti esterni

Vediamo ora come inserire nella Struttura documenti creati altrove da altri autori e poi immessi nella Cartella “Relazione aziendale 49”. Per esempio, per semplificare, “Capitolo 1” e “Capitolo 2”.

Apriamo il Documento Master. Affinché il pulsante Inserisci sia attivo, è necessario che il pulsante Espandi documenti secondari sia selezionato (notare che è un pulsante a commutazione, cioè quando si trova in fase di selezione, cambia in Comprimi documenti secondari mentre ad un successivo ennesimo clic ridiventa Espandi documenti secondari).

Un primo clic sotto il primo collegamento ipertestuale posizionerà il prossimo in seconda posizione, mentre un clic su Inserisci aprirà la finestra di navigazione Inserisci documento secondario, grazie alla quale sarà possibile rintracciare e selezionare il file.

Chiudendo il Documento Master (se è aperto) e riaprendolo, si troverà il secondo collegamento ipertestuale.

Un clic sul collegamento aprirà direttamente il documento secondario. La ripetizione delle operazioni integrerà nella Struttura alche altri file esterni.

Un’avvertenza: se, all’interno dei documenti secondari, ai titoli è stato assegnato lo stile Titolo 1 (scheda Home gruppo “Stili”), chiudendo e riaprendo il Documento Master, dei documenti secondari apparirà non il nome del file bensì il titolo riportato nel loro interno.

La scheda Struttura

La scheda è composta da tre gruppi: Strumenti struttura, Documento Master e Chiudi. Molti di questi strumenti sono intuitivi ma come sempre, portando il cursore del mouse sopra un pulsante, appare il box con la spiegazione sintetica della funzione del pulsante stesso.

Per un buon funzionamento di tali strumenti è importante che nei documenti siano ben organizzati i livelli, indipendentemente dal fatto che gli stili vengano assegnati nella sede del documento master o nei secondari.

I titoli devono essere gerarchizzati in Titolo, Titolo 1, Titolo 2, Sottotitolo, ecc. La Struttura prevede fino a 9 livelli di titoli, al di sopra del Corpo del testo. Se il testo è stato impostato con questi criteri (mediante gli strumenti presenti nella scheda Home > gruppo Stili), è possibile utilizzare gli strumenti della scheda Struttura > gruppo Strumenti struttura.

Nella sezione in alto a sinistra si nota una serie di frecce verdi, isolate o doppie. Quando i documenti secondari sono espansi, ponendo il cursore in un punto del testo o selezionandolo, su uno dei quattro pulsanti con frecce direzionali è possibile passare da un livello all’altro del testo.

Lo stesso passaggio si può effettuare a partire dalla casella che mostra l’attuale livello del documento selezionato: basta selezionare una tra le dieci voci del suo menu a tendina.

Al di sotto della banda di controlli appena analizzata, ve n’è un’altra comprendente 4 pulsanti. I due pulsanti con freccia spostano di una posizione (rispettivamente verso l’alto o verso il basso), la sezione di testo precedentemente selezionata. I due pulsanti con segno più e meno, invece, sono equivalenti al pulsante Comprimi documenti secondari/Espandi documenti secondari.

La sezione di destra del gruppo Strumenti struttura presenta tre funzioni per limitare o estendere la visualizzazione dei documenti.

Il gruppo Documento master contiene invece controlli che in parte sono già stati analizzati e utilizzati. Nella parte di destra si trovano tre pulsanti importanti.

I due pulsanti Unisci e Dividi possono rispettivamente unire o dividere due documenti selezionati. Il pulsante Proteggi documenti, ha lo scopo, se attivato, di bloccare i collegamenti ipertestuali ai documenti secondari, in modo da impedire che eventuali modifiche effettuate a livello del documento master si possano ripercuotere ai documenti secondari.