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Creare fatture con Zoho Creator

di Gianfranco Budano

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Creare database e web application con Zoho Creator. Vediamo come creare delle fatture

Zoho ha messo a disposizione Zoho Creator, per fornire la possibilità di creare database e Web application che non richiedano particolari conoscenze di programmazione.

La forza di queste Web application risiede nel fatto che, oltre ad essere anywhere, cioè usufruibili da qualunque postazione che abbia una connessione a banda larga, esse interagiscono con office suite come Microsoft Office o OpenOffice.org, perché il risultato può essere scaricato in locale e manipolato con gli applicativi offline. In questo tutorial vedremo come creare un semplice database da condividere con più utenti per la registrazione delle fatture dei fornitori, un esempio che dovrebbe mostrare le potenzialità di Zoho Creator anche all’interno di realtà di tipo enterprise.

Per queste ultime, infatti, Zoho prevede “Business App”, ovvero soluzioni a pagamento, che possono però preventivamente essere provate grazie a un limitato numero di account gratuiti. Zoho Creator fa parte di queste applicazioni rivolte alle aziende e può essere utilizzato gratuitamente in condivisione con 5 user. Dall’homepage di Zoho clicchiamo su Zoho Creator; al solito ci verrà richiesto nome utente e password come per la maggior parte delle applicazioni online.

Una volta effettuato il login, accediamo al menu “Home”. Clicchiamo sul pulsante “Create New Application” per creare il nostro database. La modalità di creazione utilizzata da Zoho Creator è piuttosto semplice, giacché si crea automaticamente una maschera, sotto la quale – e in maniera trasparente per l’utente – vi è una tabella che raccoglierà i dati che andremo ad inserire.

Nella nuova finestra, definiamo il nome dell’applicazione e quello della maschera, nel nostro caso potrebbe essere per entrambi “Registrazione Fatture Fornitori” poiché andremo ad operare su un unico form. Quindi per l’opzione “How to Create” evidenziamo “Create from scratch”, definiamo l’ora locale selezionando il GMT dal menu a discesa nel campo “Time Zone for this Application”, lasciamo spuntata l’opzione “Private” e clicchiamo su “Create now”. In questo modo accederemo alla struttura del form così da poterla modificare aggiungendo i campi opportuni.

Supponiamo quindi di voler memorizzare ed aggiornare i seguenti dati: id fornitore, nome o ragione sociale del fornitore, numero di fattura, data della fattura, responsabile della registrazione, importo netto della fattura, modalità di pagamento (RiBa, a vista, 30 gg., 60 gg, 90 gg.), IVA, importo totale della fattura. I campi sul form si inseriscono semplicemente selezionandoli dal menu strumenti a sinistra della finestra e trascinandoli sul form tenendo premuto il tasto sinistro del mouse; basterà dunque selezionare i campi opportunamente scelti a seconda dei dati che devono contenere.

Per l’id del fornitore, scegliamo la casella “Single Line” e trasciniamola sulla form: si aprirà il wizard, inseriamo il nome del campo – “ID Fornitore” e clicchiamo su “Options” per settare il campo a non accettare duplicati, spuntando l’opzione “No duplicate entries”.

Per il nome o la ragione sociale del fornitore selezioniamo una casella di tipo “Multi Line”, che chiameremo “Fornitore” e setteremo nelle “Options” come required field.

Per il numero di fattura scegliamo una casella di tipo “Number” anch’essa settata come required field, che chiameremo “Numero di fattura”.

Per memorizzare la data della fattura scegliamo un campo “Date” senza particolari impostazioni, che chiameremo “Data fattura”; quindi aggiungiamo un altro campo “Currency” per l’importo netto della fattura, impostandolo come segue: la label riporterà “Importo netto fattura” e il “Currency Type” sarà “EUR Euro”; spuntiamo anche l’opzione “This is required field”, lasciamo l'”Appearance” impostato a 2 decimali e clicchiamo su “Done”.

Continuiamo con l’inserimento dei seguenti campi:

  • “IVA”, di tipo “Percent” senza modificare le impostazioni decimali di default;
  • “Importo IVA”, di tipo “Currency” come già visto;
  • “Importo totale fattura”, di tipo “Currency” come sopra;
  • “Referente della registrazione”, di tipo “Single Line” required field;

Mancano ancora due campi: il campo “Modalità di pagamento” è di tipo “Radio” e deve contenere le alternative fra cui scegliere nell’inserimento dei dati; modifichiamo quindi le scritte “Option1, 2, ecc.” con ad esempio “RiBa 30 gg., RiBa 60 gg.” e così via e spuntiamo anche l’opzione “Show choices in alphabetical order” nella sezione “Appearance”:

“Numero di registrazione”, che riporteremo sulla fattura dopo averla registrata, così da rendere agevole la ricerca cartacea del documento. Nelle opzioni impostiamo a “No duplicate entries” così da non doppiarlo. Passiamo ora ad editare il bottone “Submit”: passando su di esso con il mouse si evidenzia un piccolo menu, nel quale sceglieremo “Edit”; modifichiamo l’etichetta in “Inserisci record”.

Allo stesso modo modifichiamo il pulsante “Reset” chiamandolo con l’etichetta “Pulisci maschera”; questo pulsante cancellerà tutto quanto è stato scritto nella maschera. Ora clicchiamo su “Access this application” per passare alla visualizzazione in modalità inserimento dati. Ecco come apparirà la nostra maschera:

Per passare alla visualizzazione tabella ed eventualmente modificare i dati, clicchiamo sull’icona verde della finestra “Home” a sinistra della maschera:

In modalità tabella possiamo modificare i record selezionandoli e cliccando su “Bulk Edit”, quindi selezioniamo il campo da modificare e procediamo alle rettifiche, eliminazioni e quant’altro.

Per condividere questa applicazione con i collaboratori, dal menu principale in alto a destra della maschera clicchiamo su “Share this application”:

Nella successiva finestra indichiamo l’indirizzo di posta elettronica cui spedire un invito alla condivisione.

Per settare i permessi, torniamo alla vista tabella e facciamo clic su “Edit this application”. Nella finestra a sinistra “View configuration” clicchiamo su “Set permissions” scegliendo poi fra “Add Record”, “Edit Record” e “Delete Record” (anche tutte le opzioni).

Per scaricare la tabella e il suo contenuto, torniamo in visualizzazione tabella e dal menu “More actions” vicino al nome della tabella selezioniamo la voce “Export Data”: possiamo scegliere diversi formati, fra i quali XLS, HTML e PDF.

La stessa applicazione può essere inclusa nel proprio sito web, ad esempio per condividere eventi, che gli utenti possono aggiornare condividendo il DB; possiamo rendere pubblica l’applicazione o sfruttarla semplicemente come archivio personale accessibile da qualunque postazione connessa in Internet. Un’unica nota: come molte web app, anche Zoho Creator richiede una linea ADSL piuttosto veloce ed efficiente.