Usare Google Gmail per uso professionale

di Alfredo Bucciante

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Gmail per lavoro: analisi passo passo di tutti i servizi online per comunicare, collaborare, gestire, pianificare...

Tra tutte le mille applicazioni online che ogni giorno aiutano i professionisti sul lavoro, l’email resta lo strumento principe, non solo per la comunicazione ma anche per l’organizzazione delle attività proprie e di gruppo. Google Gmail è ormai considerata in senso quasi uno standard: vediamo in maniera schematica le funzioni più interessanti per il business, comprese quelle meno note. Facciamo riferimento alla versione in italiano.

ETICHETTE

Etichette. Sono il punto di partenza di qualsiasi tipo di attività (commerciale, amministrativa, tecnica…) perchè le email sono sempre tante e di diversa natura (oltre che mittente): classificarle può semplifciare molto l’organizzazione del lavoro.

Anche se il meccanismo è simile, non si tratta di cartelle: questo significa che un messaggio può appartenere a più etichette. Per spostarlo basta trascinarlo nella barra laterale o utilizzare il menu superiore. Le etichette possono essere colorate, per una più rapida identificazione.

ATTIVITA’

Attività. Gmail è anche un servizio per gestire obiettivi è scadenze. In realtà il meccanismo è abbastanza semplice: un semplice spazio per inserire l’attività programmata ed eventuali scadenze, ma il suo punto di forza è proprio l’integrazione con Gmail per una presa di visione costante e in tempo reale.

Ogni obiettivo o scadenza può anche essere integrato in una lista (to do list), da inviare per email. C’è anche la funzione inversa: passare da email ad obiettivo/attività programmata, basta passare dal menu superiore chiamato “Altre azioni”.

FILTRI

Filtri. Da far funzionare in parallelo con le etichette, sono frutto di una serie di impostazioni che creano delle regole sui messaggi in ingresso e uscita. Ad esempio, si può stabilire che tutti i messaggi che hanno una certa parola nell ‘ oggetto, o provengono da un determinato destinatario, debbano essere associate a una determinata etichetta.

Utili per smistare la posta in modo automatico. Ad esempio è ideale quando si ricevono molte offerte commerciali, da archiviare per leggerle in un secondo momento. Chi gestisce servizi di assistenza e supporto può invece smistare la posta per tiplogia di richiesta o cliente.

Per creare o modificare filtri bisogna andare in Impostazioni > Filtri. Oppure, da un singolo messaggio, andare nel menu di ogni singola email presso cui è proposta l’opzione “Filtra messaggi come questo”.

SPECIALI

Speciali (Stelle). Importante accorgimento che consente di selezionare e ritrovare con rapidità i messaggi strategici. Contrassegnare una email con la stella consente di raccogliere in una cartella (per sua natura poco affollata) tutto quanto vogliamo preservare dal mare magnum della posta in arrivo.

In alternativa, si può usare la cartella per mettere da parte le email che richiedono una risposta, anche a distanza di tempo. Attraverso i Labs se ne vedrà poi un loro utilizzo evoluto.

SCORCIATOIE

Scorciatoie da tastiera. Uno strumento per incrementare la rapidità di esecuzione: su Gmail molti comandi, come la composizione di un nuovo messaggio o l’aggiunta di una stella, sono attivabili da tastiera. Ecco dove visualizzare le combinazioni possibili.

LABS

Vediamo schematicamente, alcune funzioni dai Labs che possono rivelarsi utili per lavorare con Gmail nella vita di impresa. Si attivano cliccando sulla piccola ampolla verde, che per l ‘ appunto allude alla natura sperimentale di queste applicazioni.

Completamento automatico di ricerca. Attivandolo è più facile rintracciare il nome o indirizzo email di un certo contatto della propria rubrica.

Crea un documento. Questa funzione richiama Google Docs con le applicazioni da ufficio: da una singola email si può aprire un nuovo documento, e trasferirvi direttamente il testo del messaggio.

Gadget Google Documenti. Consente di visualizzare nella barra laterale la lista degli ultimi documenti utilizzati.

Anteprime di Google Documenti nella posta. Per visualizzare direttamente nel client i documenti su Google Docs che si condividono.

Gadget Google Calendar – Uno spazio laterale per tenere sotto controllo la propria agenda, anche se con una visualizzazione necessariamente molto ridotta.

Superspeciali. Integrazione delle “stelle” già viste: consente di attivare diversi colori e icone per una maggiore caratterizzazione delle email. Ad esempio, stelle rosse per messaggi urgentissimi, punti interrogativi per le email a cui rispondere, ecc. Per passare da una stella all’altra basta cliccare più volte per scorrere tutti i segni abilitati.

Aggiornamento account POP. Se si utilizza Gmail anche per leggere la posta su altri account di posta, quando si aggiorna la pagina principale di Gmail utilizzando il comando “Aggiorna” verrà controllata e scaricata anche la posta che si trova su altri indirizzi.

Etichette nidificate. Fermo restando che le etichette non sono cartelle, si può creare un secondo livello per poter meglio ordinare i messaggi.

Fuso orario del mittente. Avete relazioni professionali intercontinentali? Con questa funzione si può vedere l ‘ ora locale di chi vi ha scritto per rispondergli al momento giusto!

Non dimenticarti il destinatario. Suggerisce automaticamente i destinatari delle email, sulla base dei gruppi di persone che si contattano più spesso.

Sbagliato destinatario? . Partendo dai gruppi di persone che si contattano più spesso suggerisce eventuali destinatari sbagliati.

Risposte predefinite. Un elenco di risposte standard da inviare senza dover riscrivere lo stesso messaggio ogni volta.

Traduzione del messaggio. Si possono tradurre i messaggi nella propria lingua, chiaramente con tutti i limiti delle traduzioni automatiche.