OpenKM: gestire online i dati aziendali a costo zero

di Luigi Santangelo

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Ottenere le giuste informazioni in tempi rapidi aumenta la produttività aziendale, riduce il rischio di decisioni sbagliate e migliora il rapporto con clienti e fornitori.

Per un accesso efficace al patrimonio informativo dell’azienda serve perciò un valido sistema di Document Management che semplifichi anche l’organizzazione dei documenti, gestendo la distribuzione dei file su differenti repository di memorizzazione. OpenKM è un ottimo strumento di fascia Enterprise, la cui versione Community viene rilasciata sotto licenza GPL e pertanto liberamente utilizzabile a costo zero (disponibile anche in italiano).

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La piattaforma si presenta come web app da installare su Tomcat, il noto container open source. Basta scaricare l’installer dal sito ufficiale ed eseguirlo indicando la directory di installazione: in pochi istanti si potrà disporre di un ambiente completamente funzionante e facilmente accessibile, con numerose funzioni di gestione documentale: controllo versione,  storicizzazione file, workflow, condivisione documenti, ricerca avanzata e molto altro.Il sistema cattura informazioni provenienti da differenti sorgenti (web, email, word, excel, file pdf…): le informazioni raccolte vengono memorizzate, visualizzate e utilizzate in una singola area di lavoro. L’organizzazione dei contenuti prevede il ricorso a tassonomie, categorie, thesaurus e parole chiave. La sezione Templates offre anche dei modelli per la creazione di nuovi documenti.

OpenKM consente la definizione di differenti gruppi di utenti con differenti privilegi sugli accessi e livelli di sicurezza. Ogni utente accede ad una sezione dedicata ai propri documenti personali (inaccessibile agli altri). Oltre al Search Agent, la ricerca nei documenti si può effettuare per parole contenute nel file, nome dei documenti, tipo di file o keywords. I risultati della query vengono visualizzati come elenchi di elementi ordinati in base alla rilevanza, con indicazione specifica per ciascuno.
Per scaricare l’ultima versione della Community Edition , visita il sito del progetto

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