Sistemi di stampa sicuri in uno spazio di lavoro condiviso

di Redazione PMI.it

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Le stampanti sicure possono fare la differenza per aziende alla ricerca della massima protezione di dati e documenti preziosi dalle nuove minacce alla sicurezza informatica.

La transizione verso modalità di lavoro ibrido e remoto è ormai una realtà. La pandemia ha impresso una forte accelerazione a questo cambiamento nel mondo del lavoro destinato a consolidarsi ulteriormente nel corso dei prossimi anni. Secondo una ricerca di Gartner almeno il 48% dei lavoratori continuerà a lavorare a distanza in un modo o nell’altro anche una volta che la pandemia sarà finita. Per le aziende si tratta di una sfida che richiede la messa in campo di strumenti e soluzioni nuove per soddisfare le esigenze dei lavoratori che possono svolgere le proprie mansioni in luoghi e contesti diversi dall’ufficio.

Le realtà aziendali che usciranno più forti da tale sfida sono quelle riusciranno a stare al passo con questo nuovo modo di lavorare. In primo luogo, sono chiamate a dotarsi della flessibilità e dell’agilità necessarie per rispondere al cambiamento in atto, continuando a operare a prescindere dallo scenario socio-economico che la pandemia proporrà. Inoltre, sono chiamate a un approccio strategico che implementi il nuovo ambiente di lavoro ibrido, identificando le nuove tecnologie e i nuovi servizi che servono per promuovere produttività, connettività e sicurezza in questo nuovo contesto. Con il personale diviso tra casa e ufficio, risulta sempre più indispensabile avere a disposizione gli strumenti digitali adeguati.

Kyocera Document Solutions Italia supporta l’efficienza e la sicurezza dei sistemi di stampa e documentali

La transizione a un modello di lavoro ibrido fa sì che la sicurezza dei dati organizzativi è passata dal controllo centralizzato dell’azienda all’affidabilità delle connessioni Internet dei dipendenti. Il numero di postazioni e device connessi ai database condivisi è aumentato drasticamente e gli hacker sono ben consapevoli che la sicurezza dell’azienda è forte tanto quanto il suo anello più debole.

Con i cyberattack in continuo aumento le vecchie soluzioni per proteggere documenti e dati sono diventate obsolete. Secondo IDC, per la maggior parte delle organizzazioni esiste una notevole discrepanza tra il livello di importanza associato alla sicurezza informatica rispetto a quello di stampanti e documenti. Molti responsabili IT e Chief Information Security Officers (CISO) ritengono erroneamente che i sistemi già predisposti in azienda proteggano anche i dispositivi periferici connessi. Il ripensamento dell’approccio alla sicurezza deve andare nella direzione di un effettivo controllo su ogni singolo dispositivo connesso con le reti aziendali; controllo su chi accede ai database condivisi e da dove. Senza controllo, la sicurezza dei dati è lasciata al caso.

KYOCERA Document Solutions Italia, uno dei principali partner tecnologici al mondo nell’ambito di soluzioni documentali per l’ufficio, propone sistemi di stampa smart volti a integrarsi alle infrastrutture aziendali e “dialogare” con i diversi device in maniera semplice ed efficace. Kyocera Document Solutions Italia ha progettato due sistemi multifunzione A3 volti a fungere da pilastri della infrastruttura di security: TASKalfa 2554ci e TASKalfa 3554ci. Quest’ultimi sono stati sviluppati con una serie di funzioni e tool relativi alla sicurezza che abbracciano differenti aree; dove ciò non bastasse diverse sono le soluzioni Kyocera a portafoglio che incrementano ulteriormente la gestione dei sistemi, degli accessi e dei documenti e informazioni.

I vantaggi della digitalizzazione dell’ufficio

La digitalizzazione dei documenti permette un accesso istantaneo ai dati con il vantaggio di ridurre i costi aziendali. In aggiunta si perviene a una maggiore efficienza, maggiore sicurezza dei dati e ridotto impatto ambientale. Per un modello digital di successo sarà necessaria allo stesso tempo una formazione di adeguate competenze digitali tra i lavoratori.

La digitalizzazione di un’azienda passa anche per sistemi di stampa sempre più ‘intelligenti’ tramite l’automazione dei processi documentali e l’archiviazione strutturata delle informazioni, per consentire l’accesso sicuro ai documenti, l’interoperabilità fra uffici e la collaborazione anche in mobilità.

L’implementazione del Remote Working o Hybrid Working necessita di soluzioni software e hardware che soddisfino esigenze di piccole, medie e grandi dimensioni coniugando la trasformazione digitale e la crescita della competitività aziendale con il contenimento dei costi operativi. Tradizionalmente, i dipartimenti IT gestivano un numero limitato di dispositivi di stampa e multifunzione in un ufficio centralizzato. Ora gestiscono tante stampanti quanti sono i lavoratori a distanza e le sedi degli uffici. Per i lavoratori a distanza, le organizzazioni devono scegliere con attenzione sistemi che offrano un livello appropriato di sicurezza, funzionalità, convenienza e scalabilità. Questo elimina la maggior parte delle stampanti consumer perché rappresentano un rischio significativo per la sicurezza, sono meno efficienti in termini di costi e meno produttive rispetto ai dispositivi specializzati.

In tal senso i Managed Print Services (MPS) permettono la gestione del parco stampanti e dei consumabili di un’organizzazione aiutando a ottimizzare i processi di stampa. E la gestione documentale si sta evolvendo per includere i MPS e una maggiore attenzione al business nel suo complesso, consentendo ai fornitori di servizi di adottare un approccio più olistico per aiutare le aziende a ridurre i costi e migliorare i processi per l’intero ciclo di vita dei documenti. I Kyocera Managed Document garantiscono una gestione pro-attiva e centralizzata dell’intero parco installato e la strutturazione dei flussi documentali. ll risultato è una riduzione consistente del carico di lavoro del reparto IT, efficienza, produttività e allo stesso tempo una diminuzione dell’impatto ambientale dell’azienda.

KYOCERA Document Solutions mette in atto anche un’attenta analisi dell’infrastruttura e delle esigenze dell’azienda, per poi predisporre un programma dettagliato focalizzato sulle specifiche necessità in modo da pervenire a una riduzione dei costi e a significativi vantaggi gestionali. Le soluzioni KYOCERA vanno così a sostenere l’obiettivo di eliminare ogni spreco e utilizzare in maniera “smart” le risorse aziendali.

I sistemi KYOCERA garantiscono la produzione di volumi di stampa significativi, così come lunghi cicli di lavoro, grazie all’adozione della tecnologia proprietaria ECOSYS che, basata su componenti e consumabili a lunga durata, riduce i costi operativi e supporta la preservazione ambientale, rispettando le più esigenti normative in vigore.