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ARUBA, PEC e Firma Digitale a Forum PA 2013

di Redazione PMI.it

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Focus su PEC e firma digitale, a fronte dei nuovi obblighi di legge, con ARUBA a FORUM PA 2013: l'intervista a Stefano Sordi, Direttore Marketing Aruba e Andrea Sassetti, Direttore Servizi di Certificazione.

Si è chiusa da poco l’edizione 2013 del Forum PA, evento di riferimento in Italia per operatori di aziende pubbliche e private che lavorano a contatto con le PA, l’innovazione e la modernizzazione del sistema pubblico italiano. Un appuntamento al quale era presente anche ARUBA con le proprie soluzioni innovative di PEC e firma digitale.

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PMI.it ne ha parlato con il Direttore Marketing, Stefano Sordi, ed il Direttore Servizi di Certificazione, Andrea Sassetti.

PEC e crisi economica

È un momento particolare per l’economia italiana, un momento di contrazione degli investimenti e di sfiducia nel futuro. Il mercato in cui si muove ARUBA, con particolare riferimento alla Posta Elettronica Certificata (PEC) ed alla firma digitale, in che modo sta rispondendo alla crisi? Ha subito contrazioni o è comunque in espansione?

«In realtà – ci spiega Stefano Sordi – in virtù del fatto che esistono oggi degli obblighi normativi legati all’adozione della Posta Elettronica Certificata, il nostro settore è piuttosto immune dalle contrazioni del mercato. Il trend di crescita del numero di caselle di PEC è costante e con l’obbligo di legge per le ditte individuali, con scadenza fissata al 30 di giugno, c’è stata ovviamente  un’intensificazione del numero di attivazioni, nonostante ci sia, rispetto alla  precedente scadenza (novembre 2011) che obbligava le società giuridiche a dotarsi di PEC, un lieve ritardo in termini di adozione

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PEC e campagna informativa

Questo però non è da imputarsi allo stato generale di crisi, quanto piuttosto alla campagna informativa, che in questo caso non è stata martellante quanto quella del 2011.

In sintesi, non avvertiamo particolari contrazioni nella PEC, e, anche per quanto riguarda i servizi di firma digitale, ci sono segnali molto positivi. Per quest’ultima in realtà non esistono obblighi di legge imminenti, tuttavia ci sono degli obblighi indiretti che impongono comunque alle aziende l’adozione delle tecnologie di firma digitale».

Secondo la vostra esperienza quindi quale è il principale ostacolo alla diffusione della PEC tra professionisti ed aziende?

«Come dicevamo, il principale problema della PEC risiede nella campagna informativa per quanto riguarda la registrazione e l’attivazione: gli Enti che l’hanno promossa in passato erano partiti con molto anticipo con le varie  attività di natura  informativa, mentre quest’anno le campagne di comunicazione sono state lanciate solo di recente. In effetti, da quando l’attività informativa da parte degli Enti è iniziata, la domanda di caselle PEC è cresciuta, e di fatto si sta finalmente chiarendo alle imprese che rientrano nell’obbligo di legge come mettersi in regola. Ovviamente stiamo parlando in termini di attivazioni delle caselle di PEC, perché in termini di utilizzo il discorso cambia».

=>La PEC gratuita di ARUBA al Forum PA

PEC attive

Le aziende dunque attivano la PEC spinte dall’obbligo di legge, ma poi la utilizzano?

«La situazione da punto di vista dell’utilizzo della PEC è piuttosto eterogenea: ci sono imprese che ne fanno un utilizzo abbastanza importante, avendo compreso quelli che sono i vantaggi principali della PEC, come la semplificazione dei processi che porta con sé anche una riduzione dei costi.

Questa deriva sia dalla riduzione della carta e dell’invio delle raccomandate, sia dalla possibilità di inviare messaggi di posta elettronica con valore legale stando comodamente seduti alla propria postazione. Operazioni per le quali prima si era obbligati ad uscire dall’ufficio e dedicare un discreto tempo a questo tipo di attività.

Chi ha compreso questi vantaggi sfrutta appieno le potenzialità della PEC, chi non lo ha fatto si limita ad utilizzare la posta elettronica certificata in ricezione e/o  in invio, quindi non facendone un utilizzo che potremmo definire “attivo”.

Ci sono poi tante realtà che operano a stretto contatto con la Pubblica Amministrazione che utilizzano ampiamente la PEC per presentare domande di accesso a concorsi, bandi di gara e così via, ottenendo dall’utilizzo di questo strumento un ulteriore beneficio.

Campagna informativa ARUBA PEC

Per concludere credo ci sia la necessità da parte degli operatori pubblici che propongono la PEC, ma anche di quelli privati come ARUBA, di fare delle campagne informative per spingerne l’utilizzo. ARUBA questo lo sta facendo attraverso vari canali: organizzeremo dei webinar, lavoreremo sui social networks per promuovere l’utilizzo della PEC, e inoltre, da alcune settimane , abbiamo lanciato un campagna TV  per raggiungere il pubblico più ampio possibile, al fine di sensibilizzare sulla scadenza e presentare la nostra offerta gratuita.

Questo è un impegno che una società come ARUBA, che conta 2,7 milioni di caselle attive  – ossia il 60% del mercato italiano –  in qualità di principale operatore sente particolarmente caro».

PEC nelle PA

Con riferimento alla Pubblica Amministrazione, quale è il grado di adozione e di utilizzo della PEC?

Andrea Sassetti ci spiega che «le PA sono di fatto obbligate a dotarsi di PEC e nella pratica la utilizzano integrandola con i processi – ad esempio – di protocollo o di gestione dei bandi di gara. Quindi la PEC viene utilizzata come tecnologia abilitante all’interno di un processo informatico.

La PEC dunque deve essere vista dalle PA sia come una casella di posta certificata da utilizzare per l’invio e la ricezione di email, ma anche come uno strumento da integrare all’interno dei propri processi, qualunque essi siano, per dare loro un valore aggiunto.

Per l’integrazione applicativa delle funzionalità, le PA possono utilizzare le interfacce che ARUBA fornisce loro al posto dei client web email.

Tipicamente, ad esempio, si risponde ad un bando di gara allegando alla PEC  una documentazione firmata digitalmente. Ci sono poi dei sistemi che verificano in maniera automatica la ricezione delle email e le ricevute. Così tutto l’iter del bando di gara utilizza come “mezzo di trasporto” la PEC e la firma digitale nei vari formati, come strumento di consegna della documentazione firmata».

Vantaggi della PEC

Perché in questa particolare congiuntura economica le aziende e le pubbliche amministrazioni dovrebbero investire nei servizi come la PEC e la firma digitale? Quali benefici se ne possono trarre?

«L’utilizzo di PEC e firma digitale costituisce un risparmio di fatto, non solo per l’ovvia digitalizzazione e quindi abbandono del cartaceo, ma per lo snellimento dei processi e l’ottimizzazione delle risorse che si traduce automaticamente in una riduzione dei costi per l’azienda».

Valore aggiunto di ARUBA PEC

In particolare Aruba, in quanto Gestore Certificato dal 2006 e Autorità di Certificazione iscritta all’Elenco Pubblico dei Certificatori Accreditati presso DigitPA, in che modo propone o rinnova i propri servizi di posta elettronica certificata? Quali sono le caratteristiche che li differenziano dai servizi di altri gestori?

«Precisiamo che il servizio di posta certificata è uno standard e quindi uguale per tutti i gestori. L’offerta di ARUBA si differenzia tuttavia sia nell’ampiezza sia nelle funzionalità che siamo in grado di offrire ai nostri clienti.

Questo sia in termini di:

  • variegata gamma di soluzioni: disponiamo di un’offerta completa, che si rivolge sia all’utente che in modo autonomo attiva e gestisce la casella PEC direttamente dal nostro sito, sia al professionista o all’associazione che necessita di interfacce in grado di gestire molte caselle, sia, infine, a grande imprese o alla PA, che hanno bisogno di soluzioni personalizzate e da sviluppare a progetto.
  • semplicità d’uso, offrendo una web mail particolarmente user-friendly, semplice da utilizzare;
  • funzionalità, migliorate nel tempo a fronte del contatto diretto e costante che ARUBA ha con i propri clienti.

Multiutenza

E parlando di funzionalità della nostra PEC, mi preme citarne alcune, veramente apprezzate dai nostri clienti come per esempio la multiutenza, particolarmente utile negli uffici pubblici. Si pensi ad una  PA, dove la casella PEC appartiene all’ufficio protocollo; il responsabile dell’ufficio tipicamente desidera far sì che la casella PEC venga utilizzata da più persone, possibilmente attribuendo dei privilegi di accesso alla casella stessa (solo lettura, lettura ed invio etc.). Tutto questo ovviamente viene tracciato e loggato, così che il responsabile della casella possa gestirla centralmente e tenere sempre sotto controllo l’utilizzo della posta elettronica certificata.

Newsletter

Un’altra interessante soluzione che differenzia ARUBA sul mercato della PEC è rappresentata dalla newsletter.Le disposizioni di legge impongono che non si possano inserire nella PEC allegati di dimensione maggiore ai 50 Mega. Questo significa che se si vuole inviare un allegato di 10 Mega a più di cinque utenti si supera automaticamente il limite dei 50 Mega.

La funzionalità di newsletter di ARUBA consente di superare il limite relativo alla dimensione degli allegati. L’utente deve solo preparare l’email, comprensiva degli allegati, ed inserire la lista dei destinatari. Sarà poi il sistema ad effettuare automaticamente singole spedizioni di email con allegati che rientrano nelle dimensioni previste dalla norma.

Si tratta di una funzionalità molto utile tanto per le PA quanto per gli Ordini Professionali e tutti quegli Enti che necessitano di effettuare degli ordini massivi di PEC.

Notifica via SMS

C’è poi la notifica via SMS della ricezione di una PEC, molto utile considerando che per la  Posta Elettronica Certificata viene considerata come ricevuta di accettazione la data e l’orario in cui il messaggio viene consegnato al destinatario, anche se non c’è evidenza che l’utente abbia realmente letto la comunicazione. Il servizio di notifica via SMS invia quotidianamente un riepilogo di tutte le email ricevute nella propria casella PEC e non lette, in modo da non perdere nessuna comunicazione importante.

Infrastruttura proprietaria

Poi ovviamente ARUBA offre tutta una serie di personalizzazioni che, a progetto, vengono studiate su misura per le specifiche esigenze del cliente.

In questo un ulteriore valore aggiunto che ARUBA è in grado di offrire, rispetto ad altri gestori, è che tutta l’infrastruttura di posta certificata è sviluppata direttamente da noi e questo ci offre massima libertà e flessibilità sia nello sviluppo di nuove soluzioni che nella loro personalizzazione, oltre a darci il pieno controllo di tutta l’infrastruttura.

Attualmente abbiamo 2 milioni e 700 mila caselle attive, ovvero che non solo hanno comprato la casella PEC ma che effettivamente la utilizzano. Avere il pieno controllo dell’infrastruttura significa essere in grado di consolidarla e farla crescere senza i tempi di latenza e le problematiche relative a dover stringere accordi con eventuali fornitori e partner per effettuare degli upgrade. Anzi, la nostra piattaforma viene utilizzata attualmente da ben altri 8 gestori PEC.

Assistenza al cliente

E dal punto di vista dell’assistenza al cliente?

«Al di là di tutti i canali usuali di assistenza  previsti per il singolo che compra online, offriamo a chi realizza con noi progetti specifici un’assistenza dedicata che può prevedere diversi livelli di copertura, da quella “standard” in orari di ufficio fino al  supporto 24 ore su 24».

Per quanto riguarda invece il presidio sull’infrastruttura, ossia del data center che ospita il servizio, la copertura è 24h su 24h, 7 giorni su 7», continua Sordi.

Fidelizzazione

«Noi siamo anche proprietari della struttura e degli apparati che gestiscono questi sistemi. In sostanza copriamo tutta la scala dei servizi che eroghiamo e secondo noi la personalizzazione, il livello di assistenza e il dinamismo della gestione degli apparati proprietari fa sì che poi il livello di soddisfazione e quindi, la lealtà dei nostri clienti che ne deriva,sia molto alta» aggiunge Sordi.

Costi ridotti

«Un ulteriore elemento da non trascurare  e che ARUBA è in grado di offrire è – continua Sordi –la convenienza: a parità di servizio, la nostra casella PEC base è la più economica del mercato. Con solo 5 euro l’anno, è possibile avere la propria PEC con tutte le funzionalità proprie di questo servizio. Per le ditte individuali poi, fino al 30 giugno c’è la possibilità di ottenere gratuitamente per un anno la Casella Premium con SMS, che è la soluzione più avanzata della gamma».

=>Scopri la PEC gratuita di ARUBA alle ditte individuali

Partner e intermediari

Negli anni, a partire dall’ormai lontano 2009, la PEC è diventata obbligatoria per tutti i professionisti e per le aziende di nuova e vecchia costituzione, da poco anche per le ditte individuali. Quali sono le proposte di Aruba verso questi clienti e quali verso gli intermediari, come ad esempio i commercialisti?

«Alle ditte individuali – riprende Sassetti – in vista della scadenza ormai prossima per l’obbligo di legge, come si è detto offriamo un primo anno gratuito, poi i professionisti possono decidere – in base all’esperienza avuta, avendo verificato la stabilità e gli SLA (service-level agreement n.d.r.) che ARUBA è in grado di garantire – se rinnovare o meno il servizio, scegliendo eventualmente di aggiungere alcune funzionalità.

Agli intermediari e partner, come i commercialisti, diamo inoltre la possibilità di farsi loro stessi promotori presso i loro clienti per l’attivazione delle caselle. Si tratta di partner che offrono i servizi di posta certificata, firma digitale e quant’altro, gestendone direttamente l’intero ciclo di vita (rinnovo, disattivazione del servizio, etc.). Di fatto il cliente finale non vede ARUBA come gestore di posta elettronica certificata ma vede il suo intermediario/consulente di fiducia».

=>Vai al Programma ARUBA per Partner e Commercialisti

PEC Supervisore

«Una recente offerta pensata proprio per i partner che ARUBA ha lanciato di recente è la nuova soluzione PEC Supervisore. – sottolinea Sordi – La soluzione è stata realizzata sulla base dei feedback ricevuti nel corso degli anni dai nostri partner per offrire loro una gestione facilitata delle varie PEC dei clienti.

Per esempio, un commercialista può offrire ai propri clienti il servizio di controllo della posta certificata. Loggarsi ed andare ad aprire ogni singolo account per verificarlo rappresenta un vero e proprio onere per il professionista. Con il prodotto PEC Supervisore, può invece visualizzare le varie notifiche delle PEC gestite attraverso una singola e semplice interfaccia che mostra solo le caselle che hanno ricevuto una nuova email successiva all’ultimo controllo. Anche per i commercialisti questa soluzione è offerta gratuitamente per un anno se viene attivata entro la fine di giugno».

Le tre PEC di ARUBA

Dal punto di vista dell’offerta PEC, quali sono i diversi livelli che ARUBA offre ai propri clienti?

«I livelli di offerta ARUBA con riferimento alla PEC – ci illustra Sassetti – sono essenzialmente tre:

  1. Standard che, con 5 euro l’ anno, offre 1GB di spazio, oltre che tutte le funzionalità di accesso POP3, IMAP o web mail;
  2. Pro che porta lo spazio a 5GB e introduce l’archivio di sicurezza,  grazie al quale è possibile memorizzare tutte le email che superano una certa soglia nella inbox, per evitare eventuali cancellazioni involontarie; offre inoltre un servizio di ricezione notifiche via SMS, con un alert giornaliero che informa circa la presenza di nuovi messaggi;
  3. Premium che, insieme al servizio di SMS di notifica, prevede 10GB di spazio, e che risulta dunque particolarmente adatta a tutti coloro che necessitino di molto spazio per archiviare tutta la propria documentazione (per esempio avvocati, architetti, geometri o chiunque invii e riceva frequentemente messaggi PEC con file allegati).

Servizi aggiuntivi

Poi ci sono i vari i servizi aggiuntivi, come quello di Conservazione Sostitutiva, che possiamo associare alla PEC. Il servizio si può acquistare in maniera separata dalla PEC, indipendentemente da quale delle tre tipologie sia stata scelta. Il parametro per mandare in conservazione le email può essere impostato in base alle proprie esigenze, ad esempio quando si raggiunge il 50-60% della capienza dell’inbox. Questo permette di conservare le email a norma, senza perdere gli allegati, e in più consente di non riempire la casella PEC, migliorando l’usabilità della casella stessa.»

PEC-ID

Il codice dell’amministrazione digitale amplia il raggio d’azione della PEC, con la PEC-ID, ampliando di fatto il valore della PEC e le responsabilità dei gestori, che in qualche modo forniscono garanzie anche sull’identità del mittente. Questo modello avrà un futuro secondo voi in termini di mercato per le aziende? Se no, quali accorgimenti potrebbero adottarsi?

Sassetti ci spiega che «la PEC-ID è quel servizio che consente di identificare l’utente prima di inviare la PEC, che quindi aggiunge alla caratteristica di canale certo di invio, proprio della PEC, anche la caratteristica di identificazione certa del mittente. La PEC-ID va quindi distinta dal servizio di PEC con firma digitale e non deve quindi essere vista come un servizio concorrente che va a sovrapporsi.

Come diffusione, probabilmente questa sarà particolarmente importante tra i professionisti. Con tutta probabilità gli iscritti agli Ordini Professionali preferiranno utilizzare questa funzionalità per sottoporre documenti alla PA; che poi questi atti possano essere anche firmati digitalmente o meno dipende naturalmente dal motivo per cui si sta inviando la PEC-ID alla Pubblica Amministrazione .

Dal punto di vista del gestore questo introduce sicuramente un overhead. Si tratta di un onere ma certamente per l’utilizzatore ci saranno dei vantaggi, perché inviare la PEC-ID costituisce una forma di Firma Elettronica Avanzata (FEA) della comunicazione e quindi, a meno che non sia esplicitamente richiesto, può evitare di allegare un ulteriore documento firmato digitalmente.

Il servizio non si sovrappone alla firma digitale perché, ad esempio, tipicamente per i bandi di gara è necessario inviare una relazione tecnica con un’offerta economica firmati digitalmente. Il motivo è che con la PEC-ID la validità legale della comunicazione rimane legata al contesto della PEC, nel momento in cui si esporta dal contesto PEC o PEC-ID, la comunicazione perde significato. Questo non avviene con la firma digitale del documento.

La soluzione di PEC-ID non è ancor stata lanciata sul mercato, ciò nonostante,  data la nostra tecnologia ed esperienza, lo faremo appena ce ne sarà la necessità».

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