Perché conviene noleggiare gli apparecchi IT – 2

di Angela Rossoni

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La locazione operativa è diventato uno strumento indispensabile anche per le PMI: offre vantaggi in termini economici e consente di far fronte alla rapida obsolescenza degli asset informatici

I vantaggi

La locazione operativa è una formula contrattuale che si adatta molto bene alla gestione dei prodotti informatici caratterizzati da un tasso elevato di obsolescenza. Essa consente alle aziende di avere a disposizione apparecchi, con il relativo software, sempre nuovi e aggiornati.

Fra i servizi offerti, sono solitamente compresi nel canone la manutenzione, il supporto tecnico, la riparazione, il backup, l’assicurazione, la fornitura delle parti di ricambio e del materiale di consumo (come ad esempio le cartucce delle stampanti), la sostituzione degli apparecchi guasti ed eventualmente il versamento di un’indennità giornaliera per il mancato godimento in caso di fermo macchina.

Come già accennato, con la formula del noleggio le società acquisiscono il diritto all’utilizzo del bene per tutto il tempo “utile”, senza acquisirne la proprietà, semplificando gli aggiornamenti dell’hardware e del software e ottimizzando il ciclo di vita dei prodotti tecnologici. È inoltre possibile far fronte in modo flessibile alle esigenze immediate e nel breve termine, per un giorno, una settimana o un mese, fino in genere a 36 mesi, senza vincoli di durata minima.

Al termine del periodo contrattuale, il cliente può liberamente decidere di prolungare la durata della locazione, anche solo per una parte delle macchine noleggiate, restituire le apparecchiature, domandarne la sostituzione, oppure acquistarle, recuperando una parte del canone di locazione sul prezzo di acquisto.

La locazione finanziaria o leasing, per contro, ha una durata fissa che è in genere di 2 – 3 anni; il cliente deve comunicare con sufficiente anticipo sul termine del contratto se intende conservare gli apparecchi o se invece preferisce restituirli. Per di più, la stipula di un leasing è una procedura più complicata del noleggio, e richiede in genere delle garanzie.

La formula del noleggio consente alle imprese di disporre dell’hardware necessario senza dover anticipare capitali liquidi, semplicemente versando un canone fisso: di conseguenza rende possibile un controllo maggiore sui budget disponibili. L’acquisto per contro immobilizza i capitali per un apparecchio che in realtà non funziona 24 ore al giorno, fa perdere in liquidità, quando addirittura non comporta la necessità di ricorrere a prestiti bancari.

I risparmi si ottengono sia come una contrazione dei costi iniziali, sia come un miglioramento nell’efficienza della gestione e come assenza di costi fissi “nascosti” legati all’acquisto e al possesso degli apparecchi che possono raggiungere anche il 150 % del loro valore iniziale. Per di più, talvolta è molto complicato valutare con esattezza questi costi, legati all’utilizzo, alla manutenzione, alle eventuali riparazioni, agli aggiornamenti tecnici necessari, alla formazione del personale sul loro uso, all’immagazzinamento e alla messa in sicurezza.