Strategie per favorire il paperless office

di Marco Mattioli

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Alcune riflessioni sull'obiettivo di riduzione della carta all'interno di uffici ed aziende, accompagnato al passaggio pressoché inevitabile della documentazione ed archiviazione elettronica

L’obiettivo del paperless office dovrebbe essere nel mirino di tutte le aziende, piccole, medie o grandi che siano, per ridurre drasticamente l’utilizzo di carta, spesso associato a sprechi ed inefficienze. Il passaggio alla documentazione ed alla archiviazione elettronica incontra però tuttora non pochi ostacoli, per motivi non sempre facili da individuare.

Limiti organizzativi, superficialità, abitudini consolidate difficili da cambiare e, alle volte, radici culturali, rendono la transizione più complicata del previsto. Eppure, l’indubbio risparmio economico dovrebbe costituire una ragione più che sufficiente per delineare una strategia adeguata, oltre naturalmente alla giusta attenzione che dovrebbe essere rivolta alla salvaguardia dell’ambiente. Un altro ostacolo da considerare riguarda gli inevitabili rapporti delle realtà private con la macchina pubblica, che non ha ancora affrontato in modo adeguato il tema della dematerializzazione, intesa come una fase progressiva di passaggio verso una gestione informatizzata dei documenti nell’ambito di strutture amministrative pubbliche, per favorire in via definitiva l’introduzione dei documenti digitali.

E ciò, nonostante vigano già regole e normative concepite per agevolare la riorganizzazione e l’ottimizzazione dei processi sia pubblici che privati. Al di là di leggi e normative, buon senso e praticità dovrebbero accompagnare l’analisi della propria attività, tenendo ad esempio conto di come vengano gestiti i processi di stampa, spesso ridondanti se non superflui.

Capita, infatti, frequentemente di lanciare distrattamente una stampa, senza aver prima riflettuto sulla reale utilità ed efficacia della stessa. Una valida alternativa potrebbe infatti essere quella di consultare un file o documento a video se di carattere personale, o di inoltrarlo via email nel caso si debbano coinvolgere altre persone.

È inoltre consigliabile prendere in considerazione il tempo che ciascun dipendente dedica all’attività di stampa ed alla fase di archiviazione cartacea, che grava anche in termini di volume occupato con conseguente ingombro di scaffali e tavoli. Un’idea può essere quella di ridurre il numero di stampanti, rendendole semmai fruibili solo come risorse di rete, servendo così uffici, piani e gruppi di utenti predefiniti. Un modo per controllare meglio i processi di stampa e ridurre di conseguenza i costi di esercizio, legandoli anche eventualmente ad un’analisi sulle stampanti a getto d’inchiostro o laser.

Nel caso non si possa proprio fare a meno di stampare, un piccolo accorgimento potrebbe essere quello di utilizzare carta riciclata e di stampare su entrambe le facciate dei fogli. Un’ulteriore valutazione potrebbe tenere conto anche di software per l’archiviazione automatica dei documenti, per accelerare e facilitare la memorizzazione di ogni genere di contenuto, semplificando oltretutto la successiva fase di ricerca e recupero degli stessi.