L’organizzazione di un evento è un processo complesso che, nell’ambito delle attività di marketing e comunicazione, è senza dubbio uno degli strumenti per raggiungere con successo diversi obiettivi aziendali. Sono varie, infatti, le finalità di un evento:
- lancio di nuovi prodotti;
- diffusione delle strategie di marketing e di commercializzazione;
- condivisione dei valori aziendali;
- convention aziendali;
- anniversari celebrativi, etc.
Gli eventi, quindi, si riferiscono generalmente all’area business e a quella consumer. Nel primo caso i soggetti a cui gli eventi sono rivolti sono partner, fornitori, trader, collaboratori, figure commerciali. Nel secondo direttamente al cliente/consumatore. Ogni evento, qualunque sia l’obiettivo che si intende perseguire, è caratterizzato da più fasi:
- Fase creativa: individuare l’idea, il tema e l’obiettivo da raggiungere;
- Fase di sviluppo: stilare il programma dell’evento sviluppando l’idea iniziale e pianificando le azioni da attuare e i costi da sostenere;
- Fase di realizzazione: attuare il programma, mettendo in atto ciò che è stato deciso nella fase di sviluppo e cioè cosa fare durante l’evento, con chi, quando e con quale sequenza. In questa fase si contattano fornitori, strutture e servizi, responsabili di enti e associazioni per organizzare tutto al meglio. Inoltre, va individuata la location più adatta, reperite le attrezzature tecniche e audiovisive, allestiti gli spazi espositivi e gli stand.
- Fase di chiusura: stilare un report per riassumere quanto realizzato rispetto a quanto previsto. L’analisi ex-post dell’evento serve per evitare errori in future manifestazioni e lasciare traccia di quanto è stato realizzato.
Un evento è un progetto complesso che ha un proprio ciclo di vita e in cui i dettagli non devono essere trascurati. Si pensi ad esempio al materiale di supporto, al catering, alla documentazione da consegnare durante e dopo l’evento, etc.
Per la riuscita di un evento devono necessariamente essere coinvolte persone dotate di specifiche professionalità.
La realizzazione dell’evento può essere demandata a personale dell’area marketing e comunicazione dell’azienda, oppure essere affidata a risorse esterne come i “project leader” o “event manager”.
Il projecr leader è colui a cui viene data la responsabilità della gestione di tutte le fasi dell’evento. Il suo compito è ricercare soluzioni nuove ed originali, senza dimenticare i limiti di budget a disposizione. A seconda delle dimensioni e delle caratteristiche dell’evento, lo sforzo creativo e di realizzazione è diverso. Nella grandi aziende gli event manager possono contare su un team di collaboratori. Nelle Pmi, invece, ciò non accade e tutte le attività di marketing e comunicazione che ruotano attorno al progetto sono svolte dalle risorse interne.
Il project leader deve essere dotato di forte esperienza e capacità organizzative. Creatività e curiosità sono due caratteristiche imprescindibili per rendere unico un evento.
Non vanno, infine, trascurate le capacità amministrative:
- la capacità di valutare l’impatto economico della realizzazione dell’evento sul budget;
- la capacità di tradurre i risultati, in termini di apprezzamento dei partecipanti, della notorietà acquisita dal brand, dal ritorno d’immagine e dal ritorno economico, ROI, dell’evento.
La valutazione va effettuata, nel breve, nel medio e nel lungo periodo. La misura dei risultati aiuta chi ha organizzato l’evento a individuare eventuali errori e a non ripeterli in futuro.
