Documenti cartacei

di Francesca Vinciarelli

scritto il

Organizzarsi in ufficio tra i documenti cartacei, ecco come.

La gestione dei documenti è fondamentale per gestire al meglio il lavoro.

MFP per la digitalizzazione

Tra i tanti elementi da gestire si trova anche l’archivazione, ma l’importanza di tutto ciò è come occuparsi di tutti quei documenti essenziali per il presente e per il futuro. La scelta migliore è quella di trasferire il lavoro sui documenti cartacei a quello digitale, nello specifico tutti i documenti dovrebbero essere salvati su appositi supporti di memoria digitali come dischi rigidi o hard disk esterni. Per proseguire con il lavoro tramite scambio per via telematica tali documenti ed utilizzare solo firme elettroniche con valore legale, chiamate firme elettroniche qualificate. Il primo passaggio per lasciarsi alle spalle l’archiviazione cartacea è quella di lavorare con tutti i vecchi documenti cartacei che devono essere scannerizzati e archiviati digitalmente. Ovviamente è importante valutare alcuni aspetti tra cui la memoria e capacità del server, serve uno spazio libero sufficiente per i documenti già esistenti o per quelli futuri. Tale scelta accelera moltissimi processi lavorativi, dato che tutti i documenti rilevanti sono sempre a portata di mano dovunque ci si trova, risparmiando i costi di spedizione per la posta e salvaguardando anche l’ambiente e le risorse.

Fonte: Shutterstock

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