Archiviare i documenti

di Francesca Vinciarelli

scritto il

Importanti documenti in ufficio, ecco in che modo archiviarli.

L’archiviazione dei documenti sul lavoro è essenziale, principalmente perché si tratta di informazioni importanti per il presente e per il futuro, ecco allora la strada più semplice per archiviarli.

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Prima di tutto è importante capire che quando è possibile il documento cartaceo deve essere trasformato in digitale, per spazio, per protezione dei dati e anche per facilità. Si parla nello specifico di caricarli su tutti gli appositi supporti di memoria digitali come dischi rigidi o hard disk esterni. Nel caso in cui i documenti devono essere scambiati per via telematica, sarà sufficiente utilizzare posta elettronica certificata e le firme elettroniche con valore legale, chiamate firme elettroniche qualificate. Il primo passaggio per lasciarsi alle spalle l’archiviazione cartacea è quella di lavorare con tutti i vecchi documenti cartacei che devono essere scannerizzati e archiviati digitalmente. Ovviamente è importante valutare alcuni aspetti tra cui la memoria e capacità del server, serve uno spazio libero sufficiente per i documenti già esistenti o per quelli futuri. Tale scelta accelera moltissimi processi lavorativi, dato che tutti i documenti rilevanti sono sempre a portata di mano ovunque ci si trovi, risparmiando i costi di spedizione per la posta e salvaguardando anche l’ambiente e le risorse.

Fonte: Shutterstock

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