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Fatture, si passa al digitale

di Noemi Ricci

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La tradizionale, e ormai appartenente al passato, fatturazione su carta passa al digitale. Una trasformazione che coinvolge da vicino le aziende

Un tema di grandissima attualità in questo momento è il passaggio dalla vecchia fatturazione cartacea alla sua versione telematica: la fattura digitale, il documento informatico per eccellenza, che potrebbe persino non essere mai materializzato nel corso del suo ciclo di vita poiché conservato direttamente in modalità digitale.
Molte aziende utilizzano da diverso tempo la fatturazione elettronica, che consiste nella trasmissione telematica dei dati di fatturazione a clienti e fornitori.

Il Decreto del Ministero Dell’Economia del 23 Gennaio 2004 (GU 3 Febbraio 2004, n.27) “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto” ha stabilito che l’archiviazione digitale dei documenti contabili obbligatori è valida fiscalmente e di conseguenza valida anche la fatturazione elettronica, attività che, come abbiamo visto, prevede l’uso di strumenti informatici per la gestione dell’intero percorso di fatturazione, rendendo quindi possibile l’abbandono della formalizzazione su carta.

Il 28 Febbraio 2004 la GU n.49 ha, inoltre, pubblicato il Decreto Legislativo n.52 che recepisce la direttiva europea 2001/115/CE relativa alle “modalità di fatturazione in materia di IVA” regolando, nello specifico, la procedura informatica relativa all’emissione, conservazione ed esibizione dei documenti informatici e la procedura di conservazione digitale dei documenti analogici rilevanti ai fini tributari. Il Decreto stabilisce che per effettuare l’operazione è necessario l’assenso del destinatario della fattura. Riguardo alle modalità di emissione, vi sono, inoltre, delle precise condizioni da rispettare, affinché l’operazione risulti perfettamente legale: la fattura deve essere immodificabile (ovvero immutabile nel tempo e priva di elementi che ne possano modificare la rappresentazione); ogni fattura deve contenere un riferimento temporale; ad ogni fattura deve essere apposta la firma elettronica qualificata del mittente; per ogni fattura (o lotti di fatture destinate al medesimo destinatario) devono essere garantiti la data di emissione, l’integrità del contenuto e l’autenticità della firma elettronica.

L’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica sul documento informatico garantisce l’integrità del contenuto e l’autenticità. Le condizioni di staticità e immodificabilità necessitano, invece, che nel documento non vi sia presenza di “macroistruzioni”, ovvero comandi interni al documento in grado di modificarne il contenuto in occasione di determinati eventi, o “codici eseguibili”, istruzioni che fanno sì che l’elaboratore possa modificare il contenuto del documento informatico, in maniera del tutto trasparente all’utente. Il riferimento temporale riguarda informazioni sull’ora e la data associate a uno o più documenti informatici. L’apposizione sul documento informatico della firma elettronica qualificata, o sottoscrizione elettronica, conferisce al documento informatico pieno valore legale così come la vecchia firma autografa apposta a un documento cartaceo.

Prevedendo un aumento delle attività di verifica su archivi dematerializzati dovuta proprio alla fatturazione elettronica, l’Agenzia delle Entrate ha diffuso agli uffici locali la metodologia di controllo nei confronti dei soggetti che utilizzano questi sistemi di fatturazione con la conservazione sostitutiva.
Due circolari dell’Agenzia delle Entrate (nn. 45/2005 e 36/2006) e alcune importanti risoluzioni, di cui l’ultima è la n. 14 datata 23 Gennaio 2008, disciplinano quindi la dematerializzazione dei documenti contabili e fiscali, affrontando gli aspetti tecnici legati al procedimento di formazione e conservazione dei documenti informatici.
Le modalità di formazione digitale dei documenti contabili rilevanti ai fini tributari devono pertanto rispettare determinati requisiti e condizioni stabilite dal decreto sopra citato, rendendo possibile la sostituzione degli archivi cartacei con quelli informatici e la loro conservazione nella stessa forma.

Per quanto concerne le modalità di conservazione digitale dei documenti, le disposizioni del Decreto consentono la conservazione digitale sia dei documenti che nascono digitali, che quindi vengono mantenuti nella stessa forma, che di quelli che possono essere conservati in un archivio digitale solo in seguito ad una opportuna dematerializzazione.
Per entrambi i tipi di documenti, il ciclo di conservazione ottico parte da una preventiva fase di memorizzazione, cioè la loro trasposizione in formato digitale, terminando con l’apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione, sui documenti stessi (articolo 5 del Dm 23 gennaio 2004). Il compito di quest’ultimo è infatti proprio quello di verificare che il procedimento sia avvenuto in ottemperanza delle regole previste dalla legge.

Il responsabile della conservazione può essere rappresentato dal contribuente o da qualcuno nominato dallo stesso: in questo caso si parla di affidamento in outsourcing del processo di conservazione sostitutiva. Il responsabile può delegare a sua volta, totalmente o parzialmente, i propri compiti ad una persona che abbia opportuna competenza ed esperienza, tali da garantire la corretta esecuzione delle operazioni. In particolare, le fatture elettroniche, trasmesse o ricevute in forma elettronica, devono essere obbligatoriamente archiviate elettronicamente, mentre per quelle consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea l’archiviazione elettronica è facoltativa (articolo 39 del Dpr 633/72 modificato dal Dlgs 52/2004).

La disposizione è, però, strettamente legata a quella contenuta nell’articolo 4 del Dm 23 Gennaio 2004, dove è stabilito che la scelta di una determinata modalità di conservazione (elettronica o analogica) in relazione a un periodo d’imposta è vincolante per tutti i documenti rientranti nella medesima categoria. Quindi la conservazione dei documenti deve essere omogenea per tipologie di documenti: una volta attivato un determinato processo di archiviazione, questo deve necessariamente avvenire seguendo un ordine cronologico e senza soluzione di continuità per l’intero periodo d’imposta.

Riguardo all’obbligo di omogeneizzare l’archivio, l’agenzia delle Entrate ricorda che tale dovere grava non solo sull’emittente ma anche sul destinatario della fattura, anche se, con la circolare 36/2006, è stata asserita la possibilità di coesistenza di fatture analogiche e digitali, a patto che tutte quelle emesse o ricevute, relativamente ad un cliente o fornitore, vengano riposte in un apposito registro sezionale e numerate progressivamente con una distinta serie numerica, senza soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta.

In seguito è stata introdotta anche la possibilità di mantenere i documenti in blocchi sezionali distinti di un unico registro, anziché registri sezionali e di emettere e conservare sia fatture analogiche che fatture elettroniche di un medesimo cliente o fornitore, ma solo se le fatture si riferiscono a diverse attività gestite con contabilità separata.

Come detto precedentemente, l’ultimo step del processo di conservazione prevede la comunicazione in via telematica da parte del contribuente o responsabile della conservazione all’agenzia delle Entrate dell’impronta dell’archivio informatico, della sottoscrizione elettronica e della marca temporale. Questo garantisce che il contenuto dei registri e dei documenti conservati non possano più essere modificati, estendendo inoltre l’intervallo di tempo in cui i documenti stessi risultano validi ai fini fiscali, alleviando il contribuente dall’onere di dover rinnovare periodicamente le marche temporali apposte.

Infine, le nuove disposizioni (articolo 1, commi da 209 a 214) introdotte dalla legge finanziaria del 2008 (legge 244/2007) rendono obbligatoria la fatturazione elettronica e l’archiviazione ottica per gli operatori che hanno rapporti con la Pubblica amministrazione. Le modalità operative riguardanti procedura di fatturazione elettronica saranno stabilite con un apposito decreto d’attuazione del Ministro dell’Economia e delle Finanze, che dovrebbe essere emanato entro il 31 Marzo 2008. A decorrere dal termine di tre mesi dalla data di entrata in vigore del decreto, le amministrazioni e gli enti statali non potranno accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea né procedere ad alcun pagamento fino alla ricezione della forma elettronica.
Tale obbligo verrà introdotto gradualmente, per dare la possibilità di dotarsi della strumentazione tecnica necessaria e familiarizzare con le nuove procedure di emissione e conservazione delle fatture elettroniche.