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I tre errori più comuni in un progetto Smart Working

di Redazione PMI.it

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Dall'esperienza Seedble, ecco i tre errori da evitare quando si pianifica un progetto di Smart Working, diverso dal lavoro in remoto sperimentato con l'emergenza Covid.

Le limitazioni imposte al modo di lavorare durante l’emergenza Covid-19, hanno obbligato le aziende all’introduzione di strumenti di “telelavoro” che troppo spesso vengono associate ai concetti di Smart Working in questo periodo di infodemia.

Lo Smart Working in realtà è un concetto molto vasto e complesso che esalta la responsabilizzazione, la flessibilità e l’autonomia del singolo, proiettando l’organizzazione verso nuovi modi di lavorare e collaborare, lontani dal presenzialismo e da schemi rigidi.

Seedble, azienda specializzata in progetti di innovazione strategica e organizzativa, studia da anni il paradigma dello Smart Working e ha individuato una serie di criticità che si ripetono quasi continuamente, in maniera più o meno affermata.

I tre errori da evitare se stai lanciando un progetto di Smart Working

Errore 1

Pensare che lo Smart Working sia un progetto che coinvolga solo HR  (dipartimento del personale) o IT (dipartimento tecnologico) invece che trattarlo come un progetto che abbraccia la strategia aziendale nel suo complesso.

Se proviamo ad immaginare l’azienda associandola al concetto di computer, possiamo individuare gli elementi della quale è composta: 

  • hardware, le persone ed i beni (strumenti e tecnologie)
  • software: le procedure e l’organizzazione. 

In questo scenario, per poter attuare un vero cambiamento in ottica di Smart Working, sarà necessario un aggiornamento dell’hardware con la formazione ai dipendenti, ed un aggiornamento radicale del software con l’installazione di un nuovo “sistema operativo”.

L’errore più comune, purtroppo, è quello di voler risolvere tutto con dei cambiamenti solamente della parte “hardware” :

  • il dipartimento HR  in molti casi, si limita all’erogazione di corsi di aggiornamento al personale, con progetti formativi. Per quanto il software venga “eseguito” dalle persone, e queste vadano seguite e formate attraverso interventi promossi dall’ufficio del personale, non si può chiedere a quest’ultimo una visione strategica a 360° dell’azienda in ottica di rinnovamento dell’organizzazione.
  • In altri casi viene tutto delegato al dipartimento IT, che individua ed implementa nuovi strumenti che, il più delle volte, informatizzano semplicemente i processi declinandoli ad una versione digitale, senza un’attenta analisi di come essi debbano essere spesso completamente ripensati. 

Troppo spesso si pensa che la tecnologia sia il deus ex machina capace di risolvere la complicata sfida che questo periodo di lockdown ci pone di fronte. Inevitabilmente alcuni strumenti sono e saranno sempre essenziali per risolvere i problemi contingenti, ma possono ottenere risultati efficienti solo se utilizzati in un piano di cambiamento e trasformazione generale dell’azienda.

Un piano Smart Working vincente deve necessariamente coinvolgere la direzione, i top manager e tutti i dipartimenti fondamentali che insieme e con il giusto coordinamento, potranno individuare la strada da percorrere per raggiungere la versione 2.0 del loro “sistema operativo”. 

In quest’ottica il dipartimento HR potrà fungere da moderatore nel cambiamento dei processi che vengono coinvolti, con una visione trasversale e lungimirante sugli obiettivi finali.

Per approfondire l’approccio sistemico e conoscere la teoria delle 3 B (Behaviours, Bytes and Bricks) ti consigliamo di scaricare gratuitamente “The Smart Working Book” il primo ebook pubblicato in italia sull’argomento e la guida per proiettare le organizzazioni verso nuovi sistemi operativi.

Errore 2

Pensare di poter iniziare un progetto Smart Working con una semplice mail al personale. Laddove è necessario attuare un piano di comunicazione (interno ed esterno) completo e strutturato.

La corretta comprensione dei valori e della cultura dello SW sono gli elementi base per poter stimolare ed innestare il cambiamento all’interno dell’azienda. Troppo spesso si dimentica il ruolo chiave della comunicazione, sia interna, sia esterna.

“La comunicazione spesso è più importante dell’iniziativa”

Ecco alcune delle attività che consigliamo:

  • E’ essenziale individuare una visione aziendale chiara, ambiziosa ma realizzabile e che ponga le giuste sfide per l’organizzazione.
  • Istituire un team di ambasciatori del cambiamento che possano farsi carico della divulgazione della visione.
  • Costruire una strategia di comunicazione con l’utilizzo di canali online e offline per trasmettere in maniera efficace le iniziative da intraprendere.
  • Una policy condivisa per guidare il personale nei processi e nell’utilizzo dei nuovi strumenti.
  • Un piano di relazioni con il pubblico (PR) che possa veicolare verso l’esterno i risultati ottenuti per migliorare la percezione del brand ed allo stesso tempo attrarre nuovi talenti, interessati ad un ambiente lavorativo moderno e sganciato dalle antiquate prassi tradizionali.

Errore 3

Pensare che il progetto Smart Working possa essere realizzato in pochi mesi. Al contrario è un processo di cambiamento radicale che necessita di tempo, visione strategica, budget dedicati ed esperti.

L’emergenza Covid-19 ha messo a dura prova le organizzazioni, la necessità di fornire risposte efficaci e rapide ha tralasciato inevitabilmente gli aspetti più strategici, culturali e concettuali alla base di un progetto Smart Working a favore di un approccio estremamente focalizzato sull’operatività.
I cambiamenti subiscono da sempre un naturale ostracismo da parte dell’uomo, il processo di evoluzione del modo di lavorare è un percorso lungo e pieno di insidie, ma che promette “di riveder le stelle” al suo compimento.

Per affrontare questo viaggio e intraprendere la Fase 2, bisogna capire l’importanza e l’entità degli aspetti che vengono coinvolti, individuare dei budget specifici, approcciare in modo sistematico e multidisciplinare ed affidarsi ad un esperto che possa guidare l’azienda in modo professionale, al fine di non disperdere tempo e risorse con approcci “fai da te”.

Per questo, comprendere e valutare lo status quo dell’organizzazione è fondamentale per inquadrare le iniziative in corso ed individuare una road map precisa per l’accelerazione del cambiamento che includa un progetto pilota e delle metriche di valutazione.

Seedble ha lanciato Exploring Smart Working, un portale dedicato allo Smart Working con webinar, fonti e supporto alle organizzazioni, con l’intento di condividere il know how e l’esperienza sviluppata negli anni sul tema. 

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