Come gestire fatturati e costi di venditori e rappresentanti con Excel

di Valerio Cappelli

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Con un modello Excel, il direttore commerciale può controllare l'andamento del fatturato dei diversi rappresentanti e venditori, e valutarne il rapporto costi/benefici.

Andiamo a descrivere un modello Excel che controlli l’andamento del fatturato prodotto dai diversi rappresentati, suddivisi per zona, ed i relativi costi variabili: con questo strumento il Direttore Commerciale ha dalla sua un valido supporto decisionale.

=> Scarica l’esempio

Il modello è dotato di un primo foglio denominato Anagra, dove sono riportati i dati dei vari venditori:

Si tratta di una struttura statica che non presenta particolari problemi: è presente un solo automatismo nella colonna F che genera l’età del venditore una volta inserita la data di nascita (Es: cella F2 =(OGGI()-E2)/365 calcola la differenza fra la data corrente e quella di nascita dividendo i giorni per 365 allo scopo di generare gli anni sotto forma di numero intero).
L’area di inserimento dati è colorata in verde e si estende da A2 ad E6; nell’esempio abbiamo inserito solo 5 venditori ma, chiaramente, l’elenco rappresentanti si può espandere a discrezione.

Dato il volume dei fatturati, abbiamo simulato la gestione dell’area vendite Centro-Italia di una Pmi che si occupa di realizzazione di Laterizi e vendita di materiali per l’Edilizia.

Il foglio due è stato rinominato Movim in quanto elabora i dati mensili di ogni singolo venditore. Mensilmente, per ciascun venditore, viene gestito l’importo del fatturato prodotto e le spese per carburante, cellulare e buoni pasto; nella riga 8 vengono riportati i relativi totali.

=> Anticipo sulle fatture con Excel

Un primo valido monitoraggio avviene nell’area sottostante, dove sono riportate le incidenze % sia sul fatturato che sui costi; come riferimento prendiamo il venditore con codice 30 (Pollini Ada):

  • Area: Viterbo
  • Fatturato del mese di Gennaio: € 2013,00
  • Incidenza sul fatturato: =+(B5/$B$8)*100 (in pratica (€ 2.013,00 / € 14.243,00) * 100
  • Incidenza sui costi: =+((C5+D5+E5)/($C$8+$D$8+$E$8))*100

Le celle che vanno da D10 a D14 incorporano un segnalatore [SE(C12>20;”<<<<“;””)] che si attiva nel caso il venditore superi la soglia del 20% di incidenza sui costi.

=> Analisi dei ricavi di vendita

Da una rapida occhiata ai movimenti possiamo vedere che i venditori 40 e 50 sforano abitualmente questa soglia del 20% e ciò può essere causa di un piccolo richiamo verbale, in quanto il loro fatturato è sempre molto alto ma lo è anche la loro provvigione: in una ottica di compressione dei costi è il caso di chiedere anche a loro un sacrificio sulle spese.

Lo schema riepilogativo finale è posizionato tra la cella AX1 e BA20: oltre al cumulo dei valori mensili possiamo desumere interessanti valori per una corretta gestione delle aree di vendita:

  • Incidenza sul fatturato
  • Incidenza sui costi
  • Costi rispetto al fatturato (+((AY3+AZ3+BA3)/AX3)*100)
  • Fatturato medio (=MEDIA(AX3:AX7)), che può essere considerato un obiettivo da raggiungere per i primi tre venditori
  • Costi medi per settore, si considerano come eventuali dati preventivi per i budget di periodo.

Da notare, infine, che l’area dati che va da B3 a AW7 andrà svuotata all’inizio di ogni anno.

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