Tecniche di creazione di documenti in formato PDF

di Agnese Bascià

scritto il

Il PDF è un formato molto utile per garantire la visualizzazione e la stampa fedele dei documenti che inviamo. Ecco alcune tecniche per ottenere file PDF dalle nostre appliczioni per ufficio

Il formato PDF è diventato uno standard de facto per la trasmissione dei documenti online e per una visualizzazione degli stessi comoda da gestire. Tuttavia la creazione di documenti in formato PDF dalle principali suite da ufficio può non essere così conosciuta.

Innanzitutto c’è da distinguere fra la creazione di un documento PDF e una sua eventuale modifica: quest’ultima è affidata normalmente a software specifici. La produzione di un documento in formato PDF al contrario è un’attività piuttosto semplice, che può essere effettuata in diversi modi:

  • con una suite da ufficio come OpenOffice.org, che ha un apposito comando che trasforma il documento editato con uno dei suoi applicativi in un PDF;
  • con i servizi online come Doc2PDF Online o PDF Converter, tanto per citarne alcuni;
  • con i software di installazione di stampanti virtuali, come Primo PDF o PDF Creator: questi programmi prendono in input i documenti da stampare e restituiscono in output un documento in formato PDF;
  • con un add-in per Office 2007 di Microsoft scaricabile dal sito per chi dispone di licenza valida di questa suite da ufficio.

Ma andiamo con ordine. OpenOffice.org, la nota office suite gratuita, già da tempo ha inserito, fra le sue feature più apprezzate, un comando, che con un semplice clic consente la conversione del documento – sia esso un documento di testo o un foglio di calcolo o una presentazione – in un file PDF, apribile con qualunque reader per questo formato. L’icona si trova sulla toolbar dell’applicazione OpenOffice.org in vista o nel menu “File | Export As PDF”.

Chi preferisce i servizi online, che svincolano dal PC individuale e possono essere utilizzati da qualsiasi postazione, quelli precedentemente citati sono solo alcuni dei servizi gratuiti messi a disposizione dalla Rete. Il funzionamento è più o meno simile per tutti: si carica il documento da un tasto “Sfoglia”, che consente di fare la ricerca del documento da convertire nel PC locale; si indica un indirizzo di posta elettronica valido, e si clicca sul pulsante di conversione. In qualche minuto il documento convertito viene recapitato nella casella e-mail indicata. Bisogna però fare attenzione a leggere quali formati in input sono supportati.

I software di conversione dei file in formato PDF installano, come anticipato, una stampante virtuale sul PC; per questo motivo essi possono ritenersi indipendenti dalla suite utilizzata per redigere i documenti, giacché la conversione si avvia dal comando di stampa:

  • in Microsoft Word, dopo aver redatto il documento, dall’Office Button, lanciamo la stampa del documento e scegliamo la stampante virtuale installata;
  • se si tratta di un file immagine, basterà aprirlo con un software appropriato a seconda dell’estensione e lanciare anche in questo caso una stampa sulla stampante virtuale.

Una volta lanciata la stampa, i software di conversione in PDF chiedono di attribuire un nome al documento in output e un percorso in cui salvarlo. Al termine, il documento PDF può essere aperto con un reader PDF.

Per chi invece utilizza Microsoft Office, il comando di salvataggio in formato PDF viene attivato tramite l’installazione di un plug-in. Questo si scarica dal sito Microsoft. È richiesto il controllo di originalità del software prima del download. Ragion per cui è necessario che la connessione ad Internet sia attiva per tutto il periodo del controllo, oltre che per il download del plug-in.

Finito di scaricare, entriamo in uno degli applicativi di Microsoft Office, ad esempio Word. Dall'”Office Button”, clicchiamo su “Opzioni di Word > Componenti aggiuntivi”.

Per installare il pacchetto scaricato, clicchiamo sul pulsante “Vai” quindi su “Aggiungi” e selezioniamo il pacchetto scaricato.

L’add-in è trasparente per l’utente, nella misura in cui, una volta installato aggiunge semplicemente una voce al menu dell'”Office Button”: andando in “Salva con nome” troveremo l’opzione “PDF o XPS”. Quest’ultima consentirà di avere un documento PDF senza ricorrere alle stampanti virtuali o ad una successiva conversione.